Obrácené role

Prakticky všechny informace v obchodním styku dnes vznikají elektronicky. Popisy výrobků, objednávky, faktury, dodací listy, vratky, dobropisy a desítky dalších dokladů jsou generovány elektronickým informačním systémem některé ze zúčastněných stran. A je nutno jej předat do informačního systému protistrany jako podklady k dalšímu zpracování. Tento krok, který by měl být plně automatizovaný, neboť v drtivé většině do něj není třeba žádných dalších lidských vstupů, však často realizují paradoxně právě lidé. Zaměstnanci, jejichž čas je nejdražší, tak vykonávají činnost s nulovou přidanou hodnotou a navíc s velkou mírou chybovosti, která vzniká při manuálním přepisování dokladů z elektronické nestrukturované (PDF faktury) či dokonce papírové podoby.

Určitou zásluhu na tomto stavu má jistě historická setrvačnost a zažité mechanismy, nicméně tempo doby si žádá poněkud jiný přístup. Naštěstí léty a praxí prověřený a snadno dostupný. Řeč je o plně automatizované elektronické výměně strukturovaných obchodních dokladů pomocí standardu EDI – Electronic Data Interchange. Jeho zavedení přitom není ani drahé, ani složité a benefity pro podnikání jsou zcela zásadní. Pojďme se podívat na ty hlavní.

Deset důvodů proč přejít na EDI

1. EDI jako požadavek obchodních partnerů

Zřejmě nejčastějším důvodem a vlastně i záminkou pro zavedení EDI bývá požadavek ze strany obchodního řetězce či jiného partnera. Pokud velké společnosti realizují přechod z papírových dokladů na elektronickou strukturovanou formu, snaží se přirozeně o to, aby dodavatelé tento způsob v maximální možné míře využívali. Zavádějí proto určité motivační, či penalizační mechanismy, anebo dokonce stanoví využívání EDI jako svůj striktní požadavek.

2. Jednoduché nasazení

Naštěstí nasadit EDI není v dnešní době nijak složité. Na trhu existuje řada EDI providerů, kteří nabízejí překlad a doručení obchodních dokladů formou služby. Velmi dobře dokáží navíc řešit právě i situaci, kdy velký odběratel potřebuje do EDI zapojit své dodavatele. Realizují tzv. roll-out, což znamená řízené oslovování partnerů, analýzu jejich připravenosti a postupné zapojování do elektronické výměny dokladů tak, aby bylo možno v co nejkratším čase dosáhnout co nejvyššího počtu zapojení a to především tam, kde se jich vyměňuje nejvíce.

3. Cenová úspora

Doba, kdy bylo EDI nákladné na implementaci a provoz je dávno pryč. Pro zavedení EDI není v dnešní době třeba disponovat žádným IT oddělením, technikou, know-how ani investičním kapitálem. Není podstatná ani velikost společnosti, ani používané informační systémy. Velká firma může EDI napojit přímo přes konektor do svého podnikového informačního systému a malý podnikatel může naopak využít třeba WebEDI přes internetový prohlížeč. Cena za využívání služby se pohybuje v jednotkách korun za zaslaný elektronický doklad, což představuje oproti přímým i nepřímým nákladům za papírovou variantu úsporu v řádu desítek korun za každé vystavení.

4. Zamezení chybovosti

V rámci EDI jsou strukturované elektronické doklady automaticky generovány, zasílány a zpracovávány informačními systémy protistran, přičemž potřeba lidského zásahu vzniká až v okamžiku rozporu, například mezi dodacím listem a fakturou. Nedochází zde tedy k žádnému manuálnímu přepisování či převádění údajů, a výsledkem je tak prakticky nulová chybovost. Přesná a správná data mají přitom pozitivní vliv na veškeré obchodní operace, zamezují prodlevám, nedorozuměním, pokutám a samozřejmě dále šetří lidské zdroje.

5. Rychlost

Doklady jsou v rámci elektronické výměny dat přes EDI providery zasílány protistranám v řádech minut bez ohledu na to, odkud jsou zasílány a jaký je jejich vstupní a výstupní formát. V porovnání s klasickým zasíláním dokladů přes kurýra či poštou tak dochází ke značným časovým úsporám. Rychlost pak znamená vyšší obrátkovost, vyšší informovanost a také lepší cash-flow.

6. Bezpečnost

Obchodní doklady v žádném okamžiku neleží nikde na stole, nikomu na očích, necestují bez kontroly a ani nezapadnou do nevyžádané pošty. U elektronických dokladů zasílaných přes EDI poskytovatele není riziko modifikace, zpoždění ani ztráty. Je garantováno doručení protistraně ve správném a obsahově nezměněném formátu prostřednictvím bezpečných datových formátů a zabezpečených datových center. EDI poskytovatelé nechávají svá datová centra pravidelně procházet bezpečnostními audity a práci s daty certifikovat od renomovaných autorit. Příkladem může být například loňská certifikace ISO 27001 pro CCV Informační systémy od TÜV SÜD Czech.

7. Důvěryhodná archivace

Zaslat někomu automatizovaně elektronický doklad či jej přijmout do systému je základ celého procesu. Nicméně jsou zde i další spjaté aspekty, které je třeba řešit. Jedním z nich je například potřeba řešit důvěryhodné a bezpečné uložení všech dokladů zajišťujících spolehlivou auditní stopu po celou zákonem danou lhůtu. Ne, nemusíte budovat žádný archiv, ani pořizovat nákladný archivační software. Tato služba je dnes již nedílnou součástí služeb EDI poskytovatelů.

8. Soulad s legislativou

Posíláte své obchodní doklady vždy v souladu se zákonem? Sledujete všechny aktuální legislativní změny a přizpůsobujete jim svá rozhraní? Řešíte veškeré státem definované požadavky na stávající i archivovaná data? I to je činnost, bez které se můžete obejít, pokud využijete služeb EDI poskytovatele.

9. Možnost navázání dalších dokladů a služeb

Klasické EDI umožňuje elektronicky poslat strukturované elektronické doklady týkající se každé fáze obchodního procesu a tyto vzájemně provázat a násobit tak příslušné benefity. Můžete tak začít například elektronickou objednávkou, dodacím listem či fakturou a následně přidávat další požadované doklady a notifikační zprávy anebo dokonce služby. Tou může být například eKatalog pro elektronické zalistování zboží, Instantní platba pro provozní financování či Invertory Report pro přehled o stavu a vývoji zásob na skladech odběratelů.

10. Spokojenost obchodních partnerů

Rychlé předávání bezchybných elektronických dokladů slouží nejen pro vyšší efektivitu obchodních procesů, ale i pro lepší informovanost vše zúčastněných stran. Na jejich základě lze činit kvalifikovaná rozhodnutí, které ve výsledku vedou také k lepším vztahům s obchodními partnery. I to je důvodem, proč si jenom v rámci předního tuzemského clearingového centra ORION EDI vyměňují tisíce obchodujících protistran měsíčně již více než dva miliony strukturovaných elektronických dokladů.

David Reichel Autor článku je uznávaným odborníkem na elektronickou výměnu dat (EDI). Je spolupracovníkem oborových asociací a působí v řadě expertních skupin k elektronické komunikaci. V roce 2001 stál jako architekt řešení a vedoucí projektu ve společnosti CCV Informační systémy u zrodu ORION EDI. Od roku 2006 zde zastává pozici ředitele divize eBusiness.