Zakázky a obchodní příležitosti

Přechod od zakázky k obchodnímu případu je klasickým příkladem přerodu ekonomického systému v informační ERP systém. Zakázka je poměrně univerzální označení pro projekty různého typu a rozsahu, nicméně i v dnešní době je řadou firem vnímána omezeně jako možnost pro účetní alokaci nákladů a výnosů a jejich následné vyhodnocení. Zůstaňme u této charakteristiky a porovnejme si zakázku a obchodní případ. Institut obchodního případu, často známý pod obecným označením CODE, umožňuje sledovat projekt v daleko širším záběru, než je pouhé porovnání nákladů a výnosů. CODE je jedinečné označení obchodního případu. Pro oblast stavebnictví, zaměřenou na projekt (stavbu), je to naprosto klíčové. Jakýkoliv datový záznam, doklad nebo dokument evidovaný v informačním systému musí být možné takto přiřadit k souvisejícímu obchodnímu případu. V praxi se jedná se například o vydanou a přijatou korespondenci, schůzky a telefonáty, kalendářové záznamy, úkoly, objednávky, nabídky, poptávky. Následně je možné čerpat přehledy a statistiky v závislosti na obchodním partnerovi nebo projektu. Moderní informační systémy se umějí přizpůsobit potřebám uživatele tak, že obsah karty obchodního případu (projektu) může být velmi různý v závislosti na potřebách konkrétní stavební firmy.

Výhodou je, když obchodní případ umožní sledování nejenom samotné stavby, ale zachytí také průběh obchodního jednání, které předchází uzavření smlouvy. Některé informační systémy toto řeší zavedením „předformy“ obchodního případu – obchodní příležitosti. Další možností je sledování fází obchodního případu, kdy samotný podpis smlouvy není začátkem obchodního případu, ale až jednou z jeho fází. Definovat fáze obchodního případu musí variabilní systém umožnit přímo uživateli. Pokročilé sledování obchodních příležitostí umožní stavební firmě získávat tyto typy přehledů:

• obchodní (výrobní) plán na následující období,
• statistika příležitostí dle obchodních zástupců, pravděpodobnosti uzavření smlouvy, regionu, typu stavby atd.,
• aktivita obchodníků (schůzky, telefonáty, nabídky atd.),
• úspěšnost jednotlivých marketingových akcí (inzerce, účast na veletrzích atd.).

Cílem použití CODE je dostat informace z poštovních schránek, excelových tabulek a lokálních disků do databáze informačního systému, aby bylo možné z nich daleko efektivněji čerpat.

Zvláštní disciplínou ve stavebních firmách je tvorba smluv. Každá firma má standardní smlouvu, která doznává u každého projektu určitých změn. Řada informací, které jsou ve smlouvě uváděny, je již uložena v informačním systému, a je tedy efektivní je odtud čerpat. Informační systémy dnes již standardně nabízejí možnost automatického vytvoření dokumentu (DOC) přímo ze systému. Na základě šablony tedy vznikne dokument, do kterého se dotáhnou proměnné údaje z karty zákazníka, obchodního případu, stavby. Další práce se již odehraje v textovém editoru, výsledný soubor se archivuje zpět do systému.

Správa dokumentů

V předchozím odstavci jsme zmínili, že informační systém pro stavební firmu by měl umožňovat evidenci dokumentů. Snad každý má nějakou negativní zkušenost s tím, že důležité dokumenty zůstávají na lokálních stanicích jednotlivých uživatelů a nejsou dostupné pro ostatní uživatele, kteří s nimi potřebují pracovat. Dalším poměrně zásadním požadavkem je možnost kategorizace a následné vyhledávání dokumentů. Toto zvládnou moduly pro správu dokumentů, které moderní informační systémy nabízejí. Stavební firmy potřebují archivovat smlouvy, projektové dokumentace, výkresy, případové studie, fotografie a další typy dokumentů a souborů, které se k dané stavbě vztahují. Použitím modulu pro správu dokumentů není problém jednoduše vyfiltrovat všechny soubory týkající se určité stavby nebo například typu domu. Například získat pro obchodní jednání s novým zákazníkem související případové studie k podobnému typu domu nebo terénu je otázkou okamžiku. Vyhledávat konkrétní DOC a PDF dokumenty v adresářích na síťovém disku je oproti tomu velmi neefektivní. Další klíčovou vlastností modulu pro správu dokumentů je, že jednotlivé soubory jsou ukládány přímo do databáze informačního systému. Automaticky tedy probíhá jejich zálohování a je možné k nim daleko variabilněji spravovat přístupová oprávnění.

Workflow nebo projektové řízení

Zachycení průběhu procesů v oblasti stavebnictví je zásadní. Na nesplnění termínů jsou často vázány smluvní pokuty nebo bonusy. Ať už se například jedná o zpracování technické dokumentace nebo reklamační řízení, je důležité, aby se informace automaticky dostávaly k odpovědným pracovníkům – cílem je vyřadit lidský faktor. Zároveň musí mít vedoucí pracovníci možnost kdykoliv zkontrolovat stav jednotlivých procesů nebo být automaticky upozorňováni na ohrožené termíny.

Sledování procesů obvykle zajišťují moduly jako workflow nebo projektové řízení. Stavební firma se musí nejprve rozhodnout, v jakém rozsahu a do jakého detailu chce projekt či proces sledovat. Typickým příkladem pro použití modulu workflow je reklamační řízení, tzn. krátkodobý projekt, který se sestává z pevně stanoveného počtu procesů (kroků). Každému kroku je přiřazena odpovědná osoba, které jsou po spuštění projektu systémem automaticky generovány zprávy a úkoly. Ve výsledku je stavbyvedoucí při práci v terénu e-mailem či úkolem upozorněn na nově zahájené reklamační řízení a může okamžitě zahájit řešení. U dlouhodobějších projektů se často používá modul projektového řízení, které umožňuje detailnější a variabilnější popis jednotlivých činností. Projektové řízení umí obsáhnout celý průběh stavby. Příklad činností v rámci projektu pro stavební firmu může být: terénní úpravy, základová deska, elektroinstalace atd. Výhodou projektového řízení je možnost u každé činnosti evidovat potřebné zdroje (materiálové, lidské). Práce se zdroji umožní stavební firmě lépe sledovat nákladnost projektu nebo vytížení jednotlivých pracovníků, pracovních týmů a strojů.

Oblast stavebnictví je ideální pro projektové využití ERP systému. Správný systému pro stavební firmu musí mít značnou míru přizpůsobivosti specifikům společnosti. Je třeba vybrat takový, ve kterém si míru detailu určuje zákazník a není striktně vyžadována systémem.

Pavel Pech
Autor je vedoucí týmu mobilních konzultantů ve společnosti JKR, která je dodavatelem podnikových informačních systémů Byznys ERP.