Podstatou moderního a komplexního HR systému je orientace na podporu procesů při práci se zaměstnanci, nikoli pouhá evidence údajů. V tomto článku se omezíme pouze na části problematiky řešené v moderních HR systémech související s plánováním, evidencí a zpracováním informací o práci zaměstnanců. Při těchto procesech vzniká množství dokumentů, jejichž systematické zpracování podstatně zefektivňuje práci personalistů. Důležitým doplňkem kvalitního HR systému je proto systém pro správu dokumentů (DM systém). Článek popisuje základní požadavky na spolupráci HR a DM systémů.

Procesně orientovaná práce se zaměstnancem

Moderní HR systém musí podporovat kompletní pracovní postupy personalistů pro práci se zaměstnanci, jmenovitě výběrová řízení, evidenci uchazečů, nábor zaměstnanců, automaticky sestavované pracovní smlouvy a platové výměry. V průběhu pracovněprávních vztahů se využívá zejména podpora pro vyžádání a evidenci pracovních pomůcek, průběžné sledování požadavků a výsledků zdravotních prohlídek, školení a vzdělávání zaměstnanců, pravidelná hodnocení navázaná na odměny a systém benefitů, mzdové a platové postupy. Moderní HR systém dále podporuje komplexní přístup k organizaci práce zaměstnanců a podporuje všechny fáze procesu plánování, evidence a vyhodnocení práce zaměstnanců. Tato podpora je podstatná pro vedoucí pracovníky na všech stupních řízení. Procesní přístup se pochopitelně uplatní i pro úkony související s ukončením pracovního poměru – vygenerováním textu dohody o ukončení pracovního poměru nebo výpovědi, výstupního a zápočtového listu a dalších dokladů.

Procesní přístup při organizaci práce

Vedoucí pracovníci firem a úřadů zpravidla akceptují skutečnost, že evidence pracovní doby a nepřítomnosti je zákonnou povinností všech zaměstnavatelů. Tato evidence však zdaleka není jedinou činností, jejíž informační podpora je v praxi nezbytná. Pracovní doba je mnohdy organizována jednoduše. Zaměstnanci pracují v jednosměnném provozu pět dnů v týdnu, čtyřicetihodinová pracovní doba je pevná, nebo pružná s týdenním vyrovnáním, sobota a neděle je vyhrazena pro odpočinek. Evidence, plánování a rozvržení pracovní doby jsou pro menší počet zaměstnanců relativně jednoduché a často vzdorují snahám o informační podporu. Jakmile ale počet zaměstnanců dosáhne několika desítek, nebo v případě vícesměnného provozu či nerovnoměrného rozvržení pracovní doby, je téměř nezbytné použít kvalitní informační systém, který podporuje všechny kroky procesu plánování, evidence a zpracování záznamů o práci zaměstnanců. Proces se obvykle skládá z následujících částí (podprocesů):

• plánování směn,
• plánování pohotovostí,
• plánování nepřítomnosti zaměstnanců (zejména dovolených),
• odhad nákladů práce,
• zveřejnění plánu – kalendářů směn,
• evidence docházky,
• evidence práce na účetních jednotkách,
• operativní změny plánu.

Plánování směn

Ve složitějších případech, kdy zaměstnavatel využívá vícesměnný provoz, nerovnoměrné rozložení směn, nebo když potřebuje zajistit nezbytnou skladbu profesí během směn na pracovišti (například ve zdravotnictví) je nutné komplexně plánovat směny. Při plánování je nutné zohlednit všechny zákonné požadavky na maximální délky směn, minimální doby odpočinku mezi směnami a v týdnu, maximální limity přesčasové práce, zastupitelnost, plány dovolených a překážek v práci a v některých případech i kontrolovat překročení povolených expozic (např. při práci v podzemí). Pokud má zaměstnavatel více pracovišť (například několik prodejen v jednom městě), může plánovat směny pro jednotlivé pracoviště tak, že v případě potřeby předisponuje zaměstnance z jiných pracovišť.

Plánování pohotovostí

Podobně jako při plánování směn postupuje zaměstnavatel při plánování pohotovostí. Zaměstnanci zařazení v plánu pohotovosti nemohou být současně plánováni na směnu, plánování směn je zpravidla primární.

Plánování nepřítomnosti zaměstnanců

Je jedním z podkladů pro plánování směn a pohotovostí. Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, který je povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Tomuto požadavku lze často vyhovět tak, že si zaměstnanci vytvoří plán dovolených, který předloží zaměstnavateli ke schválení. Zaměstnavatel tento plán individuálně schvaluje, nebo ho přizpůsobí svým organizačním potřebám.

Náklady práce

Na základě plánu je možné provést kvalifikovaný odhad nákladů práce v libovolném členění podle jednotek, pro které se plánují směny, v denním, týdenním, nebo libovolném delším období. Při překročení disponibilní bilance nákladů je možné přeplánovat obsazení směn, redukovat přesčasovou práci a využít levnější pracovní sílu.

Zveřejnění plánu – kalendářů směn

Povinností zaměstnavatele je seznámit zaměstnance nejpozději čtrnáct dnů předem s písemným rozvrhem týdenní pracovní doby. Efektivním prostředkem je elektronický kalendář směn, který je zaměstnancům dostupný prostřednictvím firemního intranetu nebo internetu. Vedle webového rozhraní je stále častěji požadováno využití mobilního telefonu.

Evidence docházky

Docházka zaznamenává celkové údaje při výkonu závislé práce, uložené legislativou v pracovněprávní oblasti. Docházka slouží zejména k evidenci skutečného stavu odpracované pracovní doby podle rozvrhu směn, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovosti a dále pracovních cest, dovolených, přestávek a překážek v práci.

Evidence práce na účetních jednotkách

Pro většinu uživatelů je podstatné sledovat množství práce, nákladů a náhrad vykázaných na různé účetní jednotky – nákladová střediska, projekty, fondy, dotace apod. Tuto evidenci je vhodné vést průběžně, na denním základu, sledovat čerpání nákladů na jednotky. V současné době řada uživatelů vede tyto evidence papírově nebo s využitím více či méně propracovaných záznamů v Excelu. Takovým způsobem je ale velmi pracné získat přesné údaje, které respektují dovolené, náhrady, pracovní cesty, přesčasovou práci a další položky, které jsou zpravidla evidované v docházkovém systému. I zde se projevuje synergický efekt vnitřně propojeného systému, který odstraňuje duplicitní evidence a přepočty a poskytuje správné a přesné údaje.

Operativní změny plánu

Operativní změny směn jsou nezbytnou reakcí na nepředvídatelné změny na straně zaměstnavatele nebo zaměstnanců. Změny mají často řetězový charakter a vyžadují proto kvalitní softwarový nástroj pro efektivní aplikaci. Změny plánu musí být okamžitě dostupné všem dotčeným zaměstnancům.

Systematická práce s dokumenty

Základní informace o zaměstnancích jsou udržovány ve strukturované podobě v databázi HR systému. Vedle strukturovaných údajů personalisté často pracují s obecnými dokumenty v papírové nebo elektronické podobě. Může se jednat o osobní doklady, různá potvrzení, diplomy, certifikáty, zprávy ze zdravotních prohlídek a řadu dalších dokumentů třetích stran, nebo o dokumenty vytvářené vlastním HR systémem. Tyto dokumenty jsou svázány s určitým zaměstnancem nebo s jinou entitou z databáze HR systému.

Interní DM systém

Přirozeně se nabízí ukládat elektronické dokumenty (včetně digitalizovaných papírových originálů) přímo do databáze HR systému. K dokumentům lze doplnit označení základního typu z číselníku (kategorizaci) a další metadata, která umožní dokumenty systematicky zařadit a snadno vyhledat. Vyhledávání a přístup k takovým dokumentům lze řídit v závislosti na přístupových právech k zaměstnancům a dalším entitám, se kterými je dokument asociován. V podstatě se jedná o specializovaný subsystém pro správu dokumentů, který je ušit na míru HR systému.

Externí DM systém

Větší firmy mohou provozovat samostatný systém pro správu dokumentů, který využívají pro více účelů. V tomto případě je výhodné, pokud architektura HR systému umožňuje implementaci softwarového konektoru k propojení s externím DMS systémem. Z pohledu uživatele HR systému jsou externí dokumenty přístupné v uživatelském prostředí HR systému, přístup k dokumentům je řízen kombinací nastavení práv v HR a DM systému. Personalisté a další uživatelé pak mají k dispozici silný a efektivní nástroj pro systematickou práci s velkým množstvím nestrukturovaných dat (dokumentů), která mohou snadno vyhledat a zpracovat.

Ivo Rosol
Autor je ředitelem vývojové divize společnosti OKsystem, tvůrce systému pro řízení lidských zdrojů OKbase.