Elektronická komunikace je dnes pojmem skloňovaným všude a ve všech pádech. Dostupné připojení do sítě internet, dostupné počítače a softwarové vybavení umožnilo její masivní rozšíření. V podnikové sféře je dnes samozřejmostí využívaní elektronické pošty, která postupně vytlačuje korespondenci papírovou. Ač naše země není lídrem v oblasti využívání IT v domácnostech, i zde už jsme si zvykli na výhody elektronické pošty nebo dalších způsobů elektronické komunikace – instantního messagingu ICQ, MSN či chatu. Využíváme však všechny možnosti, které nám elektronická komunikace nabízí?


V podnicích, a zejména na úřadech je dodnes kupodivu velmi málo využíván tzv. elektronický oběh dokumentů. Množství papírových formulářů na stolech úředníků připomíná spíše instituce c.k. Rakouska-Uherska. Bohužel však i v podnikatelské sféře je běžné, že většina dokumentů obíhá v papírové formě. Příčina zřejmě spočívá v určité konzervativnosti směrem k papírování a v nechuti měnit návyky. Přitom ti, kdo ve své firmě elektronický oběh dokumentů využívají, mohou jednoznačně potvrdit: elektronický oběh dokumentů šetří firemní finance a čas jejích zaměstnanců. Nehledě k aspektu ekologickému.
Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem (zejména ISO) a dalších dokumentů. U dokumentů můžeme evidovat změny, tzv. řízená dokumentace, nebo pouze archivovat aktuální verzi, tzv. neřízená dokumentace. Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v podnikovém informačním systému a souvisejícími s účetní evidencí společnosti. Nejjednodušší je příklad faktury došlé, která se naskenuje a připojí k faktuře došlé vytvořené v podnikovém informačním systému. Naskenovaná, elektronická podoba faktury pak obíhá ve formě tzv. workflow odpovědným zaměstnancům. Tito zaměstnanci pak provádí příslušné úkony, jako například akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., dle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

Workflow pro středně velké i menší firmy

Přínos elektronického oběhu dokumentů je samozřejmě jiný pro zaměstnance a jiný pro manažery. Zaměstnanci se většinou zpočátku brání změně, ale po zavedení elektronického oběhu zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Manažerům a majitelům pak přináší zefektivnění práce jejich zaměstnanců lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů a v důsledku toho i úsporu financí.
Elektronický oběh dokumentů, zejména workflow je dnes již vyžadován i v segmentu středně velkých, případně menších firem. Proto například podnikový informační systém Helios Orange, určený právě pro tento segment trhu, přináší nástroje pro realizaci elektronického oběhu dokumentů – modul Workflow. Zájemci o workflow však nestačí jen dokoupení tohoto modulu. Oběh dokumentů je v každé firmě poněkud odlišný a odráží nastavení firemních procesů. Proto je potřeba přizpůsobit informační systém těmto procesům. Většinou se jedná o přidání definovaných sloupců, představujících stav dokumentu (pořízeno/akceptováno/schváleno...), přidání externích akcí nastavujících příslušné stavy či odesílajících e-maily s upozorněním odpovědným osobám na povinnost provedení jim příslušné akce procesu. Dále je nezbytné nastavit práva pro příslušné procesy odpovědným osobám. Tyto osoby pak naleznou ve svých worklistech dokumenty, které čekají na provedení příslušné akce.

Cesta jedné faktury

Pro jednodušší pochopení si ukážeme oběh faktury došlé. Faktura do společnosti přijde poštou. Je převzata recepcí, kde je zanesena do systému. Pracovnice recepce současně naskenuje originál faktury a připojí jej k pořízenému dokladu. Poté naváže osobu odpovědnou za akceptaci faktury a pomocí externí akce „Spusť workflow“ pošle dokument příslušnému zaměstnanci. Ten najde dokument ve svém worklistu, pod záložkou „Workflow“, a může jej posunout dál. Vedle worklistu je možné také nastavit e-mailové připomenutí, které přijde odpovědné osobě ve formě e-mailu s odkazem na příslušný dokument. Pak stačí poklepat na odkaz v e-mailu a spustí se systém s příslušnou fakturou. Akce, kterou má zaměstnanec provést v rámci procesu zpracování faktury může být například „Akceptace faktury“, tedy kontrola správnosti údajů na faktuře. Následující akcí v procesu může být schválení, které zpravidla provádí nadřízená osoba. Poté následuje cesta faktury do účtárny (samozřejmě elektronicky), její zaúčtování a nakonec vystavení platebního příkazu.
Z popsaného procesu je patrné, že papírový dokument přijde do rukou pouze pracovníků recepce. Všichni ostatní zaměstnanci, odpovědní za zpracování dokumentu, již pracují s elektronickou podobou a využívají funkcí systému. Na první pohled je tedy vidět zjednodušení procesu zpracování v jednotlivých krocích (pouhé spuštění funkce), možnost rychlé kontroly a s tím spojená úspora času a financí.

Vzdálenost nehraje roli

Největším přínosem je elektronický oběh dokumentů pro firmy, které mají pobočky rozprostřené do více lokalit. V nich je totiž nutné provádět procesy s dokumenty na dálku. Zde je tedy časová i finanční úspora nejmarkantnější.
Jako konkrétní příklad mohu uvést významnou českou firmu z oblasti elektroenergetiky. S několika stovkami svých zaměstnanců působí na dvaceti místech po celé České republice. V roce 2005 zavedla elektronický oběh dokumentů. Například faktur, žádanek, objednávek apod. Pro bližší představu objemu: během jednoho roku v této firmě schvalují zhruba 15 tisíc faktur došlých. Počet zaměstnanců, kteří se na tomto procesu mohou podílet, je více než 150 ze všech míst, kde má firma své provozy. Po roce management společnosti vyhodnotil čas, který uběhne od obdržení faktury došlé (dále jen FD) přes její akceptaci a schválení až k zaúčtování. Došel k zajímavým číslům. Proces, který původně trval průměrně deset dnů, byl nyní, po zavedení elektronického oběhu dokumentů, hotov v průměru za 5,6 dne.
Přitom je tento proces závislý i na lidech, kteří pracují v provozu, a nejsou tak stále u svého počítače. Pokud by tedy u některého dokumentu zvlášť záleželo na rychlosti, lze jej, při využití elektronického oběhu, zkrátit ještě víc. Například zaúčtování faktury je bez problémů proveditelné do jednoho pracovního dne.
Z těchto čísel je zřejmé, že došlo k velmi významnému zvýšení produktivity při administračních činnostech.
Z téže společnosti je i další, poněkud odlišný příklad. Jde o proces schvalování žádanek na materiál. Průměrná doba od pořízení žádanky k jejímu schválení se snížila z průměrných tří dnů na dva. Zde tedy zrychlení procesu není tak markantní jako u oběhu faktur. Z ročního vyhodnocení však vyplynuly jiné zajímavé aspekty. Vedení společnosti nyní dokáže sledovat dobu schvalování v jednotlivých lokalitách. Při tom se zjistilo, že zatímco v jednom provozu je žádanka schválena do jednoho a půl dne, na jiném místě jsou na totéž potřeba čtyři dny. Management tak pochopil, že ve firmě jsou velké rezervy v práci některých zaměstnanců a díky elektronickému oběhu dokumentů byl také schopen přijmout opatření pro zlepšení tohoto stavu.

Trend blízké budoucnosti

Jsem pevně přesvědčen, že elektronický oběh dokumentů bude ve firmách i v dalších organizacích zaváděn stále masivněji, neboť uvedené přínosy si dříve či později uvědomí většina manažerů. Předpokládám však, že v budoucnosti – a to nikterak příliš vzdálené – bude elektronický oběh dokumentů běžnou věcí nejen uvnitř firem, ale také mezi organizacemi navzájem. Již nyní se v informačních systémech objevují řešení, která jej umožňují.

Autor je manažerem značky Helios Orange.