Relativně složitá je například situace, kdy nasazení DMS probíhá současným nasazením osmi instancí systému v relativně rozlehlém firemním areálu. V takovém případě by po prvotní analýze stávajícího oběhu pošty a dokumentů ve všech místech mělo dojít k postupnému naplánování sjednocení procesů. Zde se nejvíce, právě u takových nesnadných projektů, hodí zkušenosti profesionálního analytického týmu, který detailně zmapuje a popíše reálný stav příchozí a odchozí pošty, elektronické pošty a datových schránek ve vztahu k budoucím možnostem celého systému.

Následuje nezbytná konzultace dodavatele s odběratelem ve věci workflow s ohledem na případnou rozšiřitelnost celého systému tak, aby třeba použití elektronické spisové služby umožňovalo plynulý oběh dokumentu v institucích i jejich celkový životní cyklus s následnou archivací a konečnou skartací.
Velkou projektovou výzvou, nezřídka ze strany implementátorů dosti podceňovanou, bývá obvykle zpracování uživatelské dokumentace, tvorba manuálů a následné školení uživatelů. Ne vždy totiž vytvořené manuály detailně popisují kompletní možnosti práce se systémem s ohledem na nastavení workflow. Profesionální společnost pak dokonce všechny otázky vzešlé od uživatelů zpracovává a přidává do manuálů jako FAQ. Těžko na cvičišti, lehko na bojišti – toto rčení platí pro zaškolení zástupců odběratele před finální implementací DMS systému dvojnásob.
Klíčovým středobodem celé DMS implementace u firem s více instancemi bývá obvykle podatelna. Tento uzel bývá pro většinu institucí klíčový. Přes něj totiž protéká velká část korespondence oběma směry. Díky nasazení DMS se podatelnám vždy ulehčí činnost nejen možností tisku poštovních archů pro poštu, ale i použití čteček čárového kódu, který umí DMS tisknout.
Výsledky dobře zvládnuté implementace DMS na sebe nenechají dlouho čekat. Díky použití jednoho adresáře se minimalizuje duplicita v adresách. Pracujete najednou s komplexní evidencí přijaté i odeslané pošty fyzické i elektronické. Máte k dispozici jasně definovaný oběh dokumentů v instituci s jejich kompletní historií. Můžete lépe a efektivněji pracovat s Datovými zprávami i datovou schránkou a bezproblémově tak naplnit zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. V návaznosti na účetní software můžete sledovat oběh faktur a jejich párování, přirozeně užíváte elektronický podpis atd. A přes počáteční nedůvěru uživatelů, která je přirozeným projevem v situacích, kdy je třeba se přeorientovat na nový systém, jim jeho denní používání usnadňuje práci a šetří čas.

Zuzana Kliková