Před pár lety vznikl v České republice formát ISDOC z iniciativy profesního sdružení SPIS (Sdružení pro informační společnost), nyní ICT Unie. Jedná se o standard, kterému jeho tvůrci a příznivci připisovali roli ústředního formátu, jímž se domluví všechny podnikové systémy na trhu.

Idea byla taková, že soubor s fakturou se pouze opatří elektronickým podpisem a odešle se na email odběratele. Ten může zpracovat fakturu dle vlastní zvyklosti, ale předpokládá se, že využije elektronického formátu. To znamená, že faktura v elektronické podobě (resp. strukturovaná data) přijde do určené elektronické poštovní schránky, ze které ji poté přečte speciální aplikace. Software zprávu zkontroluje, a pokud je vše v pořádku, vytvoří obraz faktury, který spolu se zdrojovým souborem zaarchivuje. Zkontroluje i elektronický podpis a data z faktury a odkaz na dokumenty v archivu předá dále do podnikového systému k dalšímu zpracování.

Po pár letech je pravda taková, že v mnoho podnikových systémů umí v základu generovat nebo načítat faktury ve formátu ISDOC, ale poptávka ze stran živnostníků, a hlavně větších podniků nenabyla očekávání. Důvody jsou podle Jiřího Sonka, obchodního ředitele společnosti Premier system, vcelku logické, a to hned z několika příčin: „Jednalo se o pokus zavedení pouze českého standardu, což v rámci Evropské unie, natož celého světa nemělo a nemá velkou šanci na uplatnění. Tento způsob fakturace funguje pouze v rámci ryze českých firem, popřípadě veřejné správy, které si to chtějí zavést. Nikoli u obchodních řetězců, jež mají zavedené standardní EDI formáty.“ Podle Jiřího Sonka je to obdobně nesmyslné ve vztahu česká firma a zahraniční firma nebo česká firma se zahraniční účastí. Forma postrádá smysl i mezi drobnými podnikateli a koncovým zákazníkem. „I při dobré vůli by se toto vlastně dalo použít maximálně v pěti procentech obchodních případů,“ predikoval Jiří Sonek při zavádění standardu na český trh v roce 2009. Další příčinou nezdaru je, že na rozdíl od světových EDI formátů se jedná pouze o faktury, i když poslední verze umožňuje také tvorbu objednávek.

A co dnes skutečně žádá trh? „Formát ISDOC zavádíme pouze v jednotlivých případech. Trh to nevyžaduje. Pro ilustraci jej totiž používají jen 0,3 procenta firem z naší zákaznické základny. Převedeno na pevná čísla to je osm společností ze tří tisíc. Pro malé společnosti je zavedení zbytečné. Faktury stále přepisují ručně. Velké společnosti využívají EDI,“ dodal Jiří Sonek.

Co říkají průzkumy?

Problém s elektronickou fakturací také představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi pět procent. Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo dvaceti procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A jen necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Novela zákona o dani z přidané hodnoty přitom požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu.

Miliardové úspory

O elektronických fakturách se hlasitě diskutuje a píše nejen z důvodu aktuální novely zákona o DPH, která zrovnoprávnila elektronické a tiskové faktury, čímž se česká legislativa srovnala s normami EU, ale hlavně z hlediska výrazných finančních úspor pro podniky. Elektronická fakturace umožňuje nejen kratší platební lhůty, nižší chybovost, náklady na tisk ve formě papíru a náplní do tiskáren či poštovné, ale přináší i zcela zásadní časové úspory, pokud jsou faktury zasílány ve strukturovaném formátu tak, aby mohly být automatizovaně načteny do informačního systému protistrany.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.

Zavedení elektronické fakturace přitom po technické stránce nepředstavuje žádný velký problém a výhody, které firmám a organizacím přináší, jsou silnou motivací, aby svůj postoj přehodnotily. Klíčovým faktorem je pak především vzájemná shoda mezi jednotlivými stranami, které musejí s přechodem na elektronickou cestu zpracování faktur oboustranně souhlasit.

-prem-