Důležité pojmy na úvod

Základním předpokladem efektivního provozu dodavatelského řetězce (supply chain), a tedy generování hodnoty v síťové struktuře, je fungující podniková logistika. Logistika přitom není totéž co supply chain, i když si to mnoho lidí myslí. Stejně tak nelze zaměňovat s dodavatelským řetězcem pojem distribuce. V souladu s definicemi podle významných institucí (Evropská logistická asociace a Council of Logistics Management) představuje podniková logistika pouze součást dodavatelského řetězce. Logistický proces zabezpečuje rozmístění zdrojů v čase, řídí efektivitu materiálových toků, skladování produktů a s nimi spojených služeb tak, aby vedly k uspokojování zákazníků. Distribuce je významově užší pojem než logistika. Týká se jen dodávek směřujících k zákazníkům, a to včetně skladování, dopravy a řízení zásob.
 

Logistické subprocesy

Interní logistický proces uplatňovaný také u zkoumaného vzorku výrobních podniků, a to bez ohledu na jejich velikost a obor podnikání, lze dekomponovat na nákupní, prodejní a výrobní logistiku. Následující definice přesně vymezují jednotlivé logistické subprocesy:

• Nákupní logistika spočívá v pořizování materiálu, polotovarů, dílů, obchodního zboží nebo služeb za účelem realizace výroby, prodeje nebo poskytování služeb. Zahrnuje objednávkový cyklus, dopravu, udržování zásob, skladové hospodářství a je úzce provázána na řízení podpůrných procesů (účetnictví, fakturace, ceníky), pracovních toků a dokumentů.
   
• Prodejní logistika spočívá v prodeji materiálu, polotovarů, dílů, obchodního zboží nebo služeb za účelem realizace zisku. Zahrnuje objednávkový cyklus, dopravu, udržování zásob, skladové hospodářství a je úzce provázána na řízení podpůrných procesů (účetnictví, fakturace, ceníky), pracovních toků a dokumentů. Může být označována také jako distribuční logistika.
   
• Výrobní logistika spočívá ve vnitropodnikové transformaci hmotných toků. Jejím úkolem je vytvořit a provozovat účelnou strukturu pro jejich řízení. Ta zahrnuje průřezové procesy a činnosti v oblasti manipulace, skladování a přepravy materiálu, polotovarů, dílů a dalších komponent nutných pro realizaci výrobního procesu.
   

Shrnutí hlavních výsledků výzkumu

Výzkum byl realizován v letech 2008 až 2011, a to v šedesáti výrobních podnicích sídlících v ČR. Tyto organizace byly vybírány záměrně s cílem dosáhnout jejich reprezentativní zastoupení v šestnácti předem vybraných odvětvích. Dotazování bylo uskutečněno formou projektivního rozhovoru s respondenty odpovědnými za investice do IS/ICT.

Pro oblast řízení nákupu byly identifikovány tyto úkoly vedoucí k budoucímu zlepšení procesu (řazeno dle priority):

1. zlepšit evidenci a zvýšit kontrolu dodávek s cílem zajištění jejich vyšší kvality a posílení role IS/ICT v této činnosti,
2. zavést nebo zlepšit hodnocení dodavatelů a posílení role IS/ICT v této činnosti (není však jasné jak, neboť chybí odpovídající nabídka v oblasti SRM),
3. rozšířit portfolio dodavatelů a zlepšit jeho správu,
4. zajistit včasnost dodávek, resp. jejich kontinuitu (dle potřeby výroby).

Na výše uvedených úkolech se shodla nadpoloviční většina respondentů, a to bez ohledu na velikost organizace, odvětví a další charakteristiky. Dále byl zjištěn ještě jeden relativně silný požadavek, který však hodlají podle vlastních individuálních potřeb naplnit jen některé organizace (necelých 42 procent). Jedná se o účtování skladového pohybu. Tento subproces chtějí do budoucna optimalizovat ty organizace, které v době příjmu materiálu na sklad nemají k dispozici údaj o jeho ceně, potřebují mít v ERP systému zobrazení stavu určeného pro zaúčtování a zároveň fyzického stavu daného zboží na skladě.

Nyní se podrobněji podívejme, jak lze proces nákupu efektivně řídit a optimalizovat prostřednictvím moderních ERP systémů.
 

Jak řídit a optimalizovat proces nákupu

Nákup je klíčovým průřezovým subprocesem uplatňovaným v rámci všech cyklů dodavatelského řetězce. Vyznačuje se především vysokými náklady a dlouhotrvající rozhodovací fází. S jeho „uřízením“ se potýkají zejména středně velké a velké výrobní organizace. Je to dáno tím, že jde o proces externí a obvykle také decentralizovaný. Jednotlivá oddělení ve firmě často nakupují podle vlastní potřeby a požadavků. Realizují mnoho činností a schvalovacích procedur, a to většinou za minimální koordinace. Dominantní společnosti využijí při nákupu svou vyjednávací sílu a nadiktují subdodavatelům podmínky na nějaký čas dopředu. Po uplynutí stanovené doby pak vyhodnotí, jak byly podmínky splněny a v případě nespokojenosti vymění dodavatele za jiného. Tímto způsobem fungují řetězce některých automobilových producentů, kteří tak přenášejí problém optimalizace zásob a nákladů na subdodavatele.

K vyšší úrovni kontroly a optimalizace procesu nákupu vede centralizace. Její podstatou je tolik potřebné snižování nákladů a zprůhlednění nákupu. Centralizace představuje významný zásah do fungování podniku. Důležité je rovněž zvážit, zda soustředit nákup do jednoho oddělení, či jej rozdělit na dva útvary. Ze zkoumaných šedesáti výrobních podniků má 34 organizací nákup striktně centralizovaný v jednom oddělení. Další tři podniky svůj nákup soustřeďují do dvou útvarů. Ostatní organizace realizují tento proces odděleně v rámci více hodnototvorných řetězců generujících různé typy produktů a služeb, anebo zvlášť pro strategické suroviny a zvlášť pro režijní nebo pomocný materiál.
 

Praktická realizace nákupu prostřednictvím ERP systému

Pro nákup zboží a materiálu je nezbytné již na počátku definovat jasná pravidla, podle nichž uživatelé systému řídí tento proces. Jeho hlavní položkou je vstupní cena. Informační systémy obvykle nabízí několik možností, jak vstupní ceny sledovat. Uživatel může použít funkcionalitu pro řízení ceníků a jejím prostřednictvím evidovat dodavatelské nebo partnerské ceníky. Nákup s konkrétním partnerem je pak vymezen nejenom cenami, ale také smlouvou upravující další pravidla obchodního styku. Ceníky bývají do systému napojeny interaktivně, což znamená, že jsou pro ně připraveny vlastní struktury přímo v databázi.

Spokojenost respondentů s realizací procesu nákupu a plánování inovace pokrytí IS/ICT v této oblasti



Likvidace příjmu v ERP systému Helios Green

Konkrétní ceník je provázán s evidencí partnerů a na základě této vazby pak dochází k pořizování vstupních dokladů. Ceníky je možné do systému importovat, a to v podstatě prostřednictvím jakékoliv šablony. Obvykle se využívá formátu XML. Důležitou vlastností informačního systému kategorie ERP v oblasti cenotvorby na vstupu je evidence plánovaných nákupních cen. Tu využívají klienti, kteří nakupují položky s vysokou citlivostí na vývoj cen. Dopředu si definují odhadovanou cenu a přípustnou odchylku, podle níž systém umožní nákupčímu ocenit vytvářenou zásobu dané položky a přijmout ji na sklad.
 

Práce s nákupními ceníky

Možnost pracovat s vysokou citlivostí cen požaduje čím dál větší počet podniků. Nově ji objevují i ti, kteří nasadili ERP systém ještě před ekonomickou recesí a nyní tuto funkčnost doplňují do svého původního řešení. Standardní ERP systémy Helios Green, Oracle E-Business Suite nebo IFS Aplikace rovněž disponují tzv. referenčním ceníkem, který je doplněn kalkulačním vzorcem. Ten slouží k pružným úpravám cen reflektujícím aktuální pohyby měnových kurzů. V evidenci mohou mít uživatelé další desítky ceníků, které se automaticky přepočítávají podle nastavených vzorců a synchronizují se podle jednoho referenčního ceníku. Další možnost, jak definovat cenu na vstupu, je její manuální vložení v rámci tzv. pořízení vydané objednávky. Cena je v tomto případě stanovena na základě individuálního vyjednávání s dodavatelem.

Párování přijaté faktury s příjemkou se změnou fakturované ceny proti nákupní ceně s následnou aktualizací skladové ceny v ERP systému IFS Aplikace

Systém přitom nenutí uživatele, aby do něj opisoval jednotlivé položky, ale nabízí jejich vložení z existující objednávky nebo ceníků. Přesah nákupní logistiky do dodavatelského řetězce představují v ERP systémech funkce pro řízení zásob dodavatelem. Například v systému Oracle E-Business Suite je podpora procesů nákupní logistiky postavena především na funkcích modulů Nákup (Purchasing), iNákup (iProcurement) a Sklady (Inventory). Objednávání zboží může probíhat jak na základě ad hoc nabídek vyžádaných od dodavatelů (včetně vyhodnocování nejvýhodnější nabídky), tak i na základě veřejně dostupných nebo dodavatelem poskytnutých ceníků importovaných do systému. V modulu iNákup lze navíc objednávky vytvářet formou nákupu v internetovém obchodu, tzv. nákup do košíku. Modul iNákup podporuje také nákup přímo z katalogu dodavatele.
 

Náklady související s nákupem a ocenění položek příjmů

Pro výrobní podniky je důležité řízení nákladů souvisejících s nákupem, a to i těch, které ovlivňují vstupní cenu, jako například doprava nebo celní poplatky. Vyspělé ERP systémy pro práci s těmito náklady používají tzv. kalkulační model zatížení, který jim umožňuje ošetřit prakticky všechny vyskytující se varianty. Umějí vytvořit rozpočet se souvisejícími náklady, vykalkulovat a přiřadit je k ceně nakupovaných položek. Dokážou je rovněž rozpočítat podle množství, ceny nebo hmotnosti nakupovaného zboží. Přitom umějí pracovat s náklady v cizích měnách a ty mohou být přepočítávány jiným kurzem, než je kurz samotného zboží nebo materiálu. Tento fakt je třeba zdůraznit proto, že zdaleka ne všechny ERP produkty nabízejí kalkulační model zatížení ve standardu, obvykle je tato funkčnost předmětem zakázkových úprav stejně jako algoritmy, jejichž pomocí se související náklady sledují a pak například jedenkrát ročně či měsíčně rozpouští na základě obratu zásob. Podobně je tomu při začleňování nákladů přímo do skladové ceny zboží. Výrobní podniky očekávají dva způsoby řešení. Buď vytvoření souhrnné ceny položky, kdy se ke skladové ceně přičtou související náklady, nebo přiřazení a sledování nákladů v rámci skladové ceny konkrétního produktu jako samostatné položky, které je podporováno až na úroveň „FIFO fronty“. Druhá varianta umožňuje oddělené účtování o skladové položce a souvisejících nákladech na ni vynaložených.

Některé společnosti se potýkají s problémem, kdy v době příjmu zboží na sklad nemají k dispozici údaj o jeho ceně. Přitom ale potřebují toto zboží přijmout a následně zpracovat či prodat, což předpokládá, že mohou pracovat s jeho pravděpodobnou cenou a marží. K tomu je nutné oddělit fyzický tok zásoby od toku finančního. ERP systémy proto mohou rozlišovat na úrovni skladových karet dva stavy zásob. Jeden znázorňuje fyzický stav daného zboží nebo materiálu na skladě, druhý představuje tzv. evidenční stav, určený pro zaúčtování. Dokud není určena přesná cena nakoupeného zboží, je evidováno pouze v rámci skladového hospodářství. Jakmile je cena definována, zboží je zaúčtováno rovněž v rámci finančního účetnictví.
 

Účtování skladového pohybu

Odbornou terminologií se tato operace nazývá účtování skladového pohybu. Při ní vzniká zápis nejen do účetní agendy, ale také v rámci dané oceňovací metody. Může se buď měnit průměrná cena, nebo se skladový pohyb ocení pevnou cenou. Pří účtování skladového pohybu je nutné párovat příjmy na doklad faktury přijaté. V systému lze tento problém vyřešit silnou podporou saldokonta a možností automatického párování. Pokud se správně nastaví agenda příjmových listů a agenda faktur přijatých, lze přes variabilní symboly a párovací znaky tvořit saldokonto jednotlivých případů. Před uzávěrkou pak účetní pořídí výstup ze saldokonta a zjistí veškeré případy pořízení zásob a jejich vyrovnání.

Nastavení nákupu na položce organizace v ERP systému Oracle E-Business Suite

Například v systému Helios Green probíhá párování příjmů a faktur pomocí speciální funkcionality nazvané Likvidace příjmu. Tato funkcionalita v podstatě nahrazuje u účtů pořízení klasické saldo. Je upravena speciálně na propojení faktur došlých a skladových příjemek. Likvidace probíhá v 99 procentech všech případů automaticky bez dohledávání a ručních úprav. Nejen samotné dodávky zboží, ale i veškeré dodatečné náklady (doprava, clo, atesty apod.) se automaticky spárují a současně se promítnou do skladových zásob i v případě, že dané zboží bylo již ze skladu vydáno. Vše je zajištěno pomocí vytváření korekčních tzv. finančních příjemek a výdejek, které se samozřejmě účtují (vždy shodně s podkladovou příjemkou/výdejkou). Systém umožňuje také realizaci příslušných výstupů pro kontrolu pořízení skladových zásob a jejich vyrovnání.

V systému Oracle E-Business Suite je účtování o skladových zásobách a jejich změnách plně automatizovaný proces probíhající na pozadí logistických operací. Způsob ocenění skladových zásob je nastavitelný pro danou skladovou organizaci (sklad). Jsou k dispozici prakticky všechny způsoby ocenění používané pro ocenění zásob – standardní cenou, průměrnou cenou, s přeceněním po účetních obdobích a jiné. Nastavitelný dle potřeb dané organizace je také způsob tzv. párování, tj. kontroly shody faktury s objednávkou a přijatým zbožím nebo službami – buď jen dvojcestný (faktura s objednávkou) nebo trojcestný (faktura s příjemkou a objednávkou) či čtyřcestný – včetně výsledku kontroly kvality dodávky.
 

Saldokontní evidence

ERP systémy rovněž podporují saldokontní evidenci mezi příjemkou a samotným skladovým pohybem. To umožňuje řešit problémy způsobené kurzovými a případnými oceňovacími rozdíly. Vzhledem k tomu, že kurzový rozdíl vzniká mezi fakturou a příjemkou a oceňovací rozdíl mezi příjemkou a skladovým pohybem, je třeba rozlišovat dva saldokontní případy. Při vyhodnocení saldokonta je pak přesně vidět, co je kurzový a co oceňovací rozdíl. Této možnosti nastavení systému využívají především větší organizace, které nakupují ve velkých objemech a v cizích měnách. V některých případech, například při nákupu obilovin (v potravinářském a nápojovém průmyslu), je třeba ocenit položku přijímanou na sklad dle její kvality a splnění požadovaných parametrů. Přitom se vychází z ceny dohodnuté s dodavatelem, která je určena pro vstupní surovinu stoprocentní kvality a srážkového systému upravovaného na míru podle potřeb nákupu. Při příjmu suroviny jsou odebrány zkušební vzorky. Po jejich rozboru se stanoví úroveň kvality nakupované položky a podle ní je pak aplikován srážkový systém. Cena vstupu je na základě splnění daných parametrů snížena procentuální sazbou nebo absolutní srážkou za nižší jakost, než jaká je požadována.
 

Účtování dokladů z nákupu

Při nákupu se účtuje o faktuře přijaté, příjmovém listu a skladovém pohybu. Dané zápisy jsou pořizovány do jádra systému. Například v systému Karat, jímž řídí nákup deset respondentů z celkového zkoumaného vzorku, lze tento zápis uskutečnit ve dvou možných režimech. U firem s jednodušším způsobem nákupu se nastavuje účtování o faktuře přijaté a skladovém pohybu. Z toho pak plyne řešení jen jednoho typu saldokontního případu – mezi fakturou a skladovým pohybem. U složitějších procesů nákupu se v systému nastavuje také účtování o příjmovém listu a sledují se pak dva typy saldokontních případů – jeden mezi fakturou a příjemkou, druhý mezi příjemkou a skladovým pohybem. Zatímco příjmový list vzniká v modulu Odbyt, skladový pohyb se tvoří na úrovni Skladového jádra. V agendě jádra se vytvářejí „obrazy“ jednotlivých dokladů pořizovaných v samostatných modulech systému. Například skladový pohyb představuje obraz příjmového listu.
 

Přeúčtování při opravách dokladů

ERP systémy rovněž umožňují automatické přeúčtování dokladů při provedení jejich opravy. Je-li změněna například finanční částka nebo množství zboží na úrovni faktury nebo příjemky, pak systém může automaticky přeúčtovat příslušný doklad a danou opravu zanést až na úroveň účetního zápisu. Historii zápisů a oprav lze nastavit podle požadavku zákazníka při implementaci. Je také možné doklady po pořízení zamknout. V případě, že by uživatel požadoval jejich změnu, musel by požádat o povolení opravy. Takto funguje například systém Helios Green, který po zaúčtování doklady zamkne a jejich další opravy neumožňuje s tím, že je nutné provést storno, nebo částečné storno původního dokladu a vytvořit doklad nový s odpovídajícím promítnutím do účetnictví.

Oracle E-Business Suite, který lze bezesporu považovat za světový standard v oblasti ERP, automaticky generuje příslušný stornující, opravný nebo reverzní účetní pohyb v případě jakýchkoliv storen, změn nebo reverzních operací. Všechny účetní zápisy zaevidované v hlavní knize (tj. promítnuté do stavu a obratu účtu) jsou již neměnné a případnou opravu je možné realizovat pouze formou storna nebo opravného zápisu. Možnost změny v originálních dokladech závisí na typu dokladu, u některých možná je (např. u přijatých faktur, pro které se následně vytvoří a do hlavní knihy zapíše i příslušný opravný účetní zápis), u jiných je nutné provést storno celé operace – například storno příjmu na sklad.

Petr Sodomka, Hana Klčová

Hana Klčová působí jako odborná asistentka Fakulty podnikatelské VUT v Brně a analytička poradenské společnosti CVIS Consulting.
Petr Sodomka je předsedou Centra pro výzkum informačních systémů, docent Fakulty podnikatelské VUT v Brně a jednatel poradenské společnosti CVIS Consulting.