Optimalizaci skladu můžeme zjednodušeně postavit na třech zásadách:

• rychle najít,
• s co nejmenší námahou (energií) manipulovat,
• minimalizovat administrativu.

My se v tomto článku nebudeme zabývat fyzickou optimalizací, tedy optimálním rozmístěním buněk a regálů či kvalitou manipulační techniky. Protože jsme informatici, můžeme se fundovaně vyjádřit k optimalizaci řízení skladového provozu za podpory informačního systému. Ten by měl uživateli sloužit především k řešení následujících informačních potřeb. Které to jsou?

1. Dokonalá evidence

Abychom mohli o optimalizaci skladů hovořit v pravém slova smyslu, je zcela nezbytné mít vyřešeny základní premisy řízení skladu, zejména:

• Zajistit nezaměnitelnost artiklů, případně jejich šarží či balení. Divili byste se, jak často dostane zákazník něco, co nechce. Lidské chyby eliminuje nejlépe automatická identifikace (třeba čárový kód nebo RFID), investice vpravdě nemalá. Nicméně opakované reklamace a jejich vyřizování, platby za vystavení reklamačních protokolů, omluvné slevy, hledání viníka, finanční postihy, sepisování nápravných opatření…a v nejhorším případě ztráta nespokojeného zákazníka vás mohou přijít v konečném důsledku na mnohem více.
• Sledovat výdej z příjmu. Tomu rozumí každý, kdo obchoduje s chemickými, farmaceutickými či potravinářskými artikly, kde je nezbytné sledovat a evidovat cíl expedice jednotlivých výrobních čísel a/nebo šarží. Tato funkcionalita se uplatní rovněž u výrobků, kde je legislativou řízena bezpečnost, například výrobce komínů eviduje u plechu číslo tavby, aby v případě selhání bezpečnosti mohli být kontaktováni všichni majitelé komínů vyrobených z tohoto plechu.
• Dodržet legislativně správné ocenění příjmů a výdejů. Tato zdánlivě samozřejmá záležitost nemusí být vždy zcela triviální v situaci, kdy některé faktury, které jsou součástí pořizovacích nákladů (například faktura za dopravu), dorazí se zpožděním a materiál je již dávno spotřebován či zboží prodáno apod.

2. Odhalení a doporučení optimalizačních možností

V žádné společnosti nelze aplikovat všechny způsoby optimalizace, tak si uveďme alespoň několik příkladů:

• Sloučení, kdy se jeden druh skladované položky umístěný na více paletách sloučí na jednu paletu. Výsledkem je nejen úspora místa, ale také například možnost vykrývat i velké dodávky z jediné pozice, čímž ušetříme čas a námahu vynaloženou na vícenásobnou manipulaci.
• Seskladnění, kdy se více druhů skladovaných položek seskladní na jedinou paletu (např. zbytky, ležáky…). Opět uspoříme nějaké to místo, a také máme po ruce více druhů zboží či materiálu.
• Sundání, tedy přesun optimálního množství skladovaných položek z horních regálů dolů, což nám při vyskladnění opět šetří náročnou manipulaci, a tedy i čas a peníze.
• Umístění, kdy systém vyhledá a navrhne optimální umístění pro naskladňovanou položku dle předem zadaných parametrů.
• Vyskladňovací cesta, kdy systém optimalizuje trasu návrhem buněk pro vyskladnění požadovaných položek. Vybere palety/buňky, kde je nejmenší (ale pro výdej dostatečné) a zároveň nejlépe přístupné množství požadované položky, a naplánuje pořadí pro trasu skladového vozíku. Výběr položky a jejího umístění pro vyskladnění se může řídit dalšími parametry.

Některé optimalizační činnosti se realizují ve skladech ve volném čase, jiné on-line v průběhu primárních logistických aktivit.

3. Integrace s ostatními agendami v podniku

Řeč je zejména o nákupním, prodejním (včetně e-shopu), fakturačním, účetním a výrobním modulu, případně o systému pro řízení expedice a dopravy. Je-li systém pro řízení skladů součástí ERP, pak by měla být spolupráce jednotlivých modulů alespoň v základní míře zajištěna.

Zajímavé je nahlédnout na skladové operace optikou procesního řízení jako na součást firemního procesu, jehož vstupem je poptávka zákazníka a výstupem uskutečněný obchod. V tomto pojetí nese i skladový personál spoluodpovědnost za úspěch celého zákaznického procesu, a tedy veškerou svou činnost optimalizuje tak, aby rychle a účinně umožnil uspokojit zákazníkovu potřebu. To se velmi liší od tradičního funkčního pojetí skladu jako samostatné jednotky, fungující na svém vlastním skladovém písečku. Přístup typu „nám je jedno, že si to někdo objednal, my to ještě nemáme naskladněné/zaúčtované/sundané, takže to nemůžeme vydat dřív než pozítří” je eliminován v samotné podstatě procesního řízení.

Příklady integrace, které snižují náklady na řízení, eliminují nedorozumění a/nebo minimalizují administrativu:

• generování nákupního požadavku při poklesu množství skladované položky na nastavenou hodnotu, buď ke schválení nebo rovnou automatické vystavení a odeslání elektronicky podepsané nákupní objednávky k dodavateli,
• automatický požadavek na expedici (výdej ze skladu) zboží po přijetí objednávky od zákazníka, a to i elektronické (třeba na e-shop),
• rezervace zboží na základě vystaveného zálohového listu s automatickým vyskladněním (fakturací a expedicí) po jeho úhradě,
• rezervace materiálu (objednání materiálu) na výrobní zakázku jako součást jejího plánu, tj. automaticky vystavené oprávnění k vyzvednutí materiálu ve skladu,
• návrh expedice (včetně nosnosti vozidla) dle stavu naskladněných výrobků pro klíčového odběratele,
• automatické zaúčtování (a případné doúčtování) dle pořizovacích cen a zvolené účetní metody evidence zásob.

4. Skladové operace a činnosti nad rámec běžného provozu

To je takový bonbónek navíc. V řadě firem je žádoucí ve skladu řešit specifické potřeby, které jinde neřeší nebo je řeší každý jinak. Velkou výhodou je, když vám informační systém umožní odlišné nakládání se skladovými položkami dle vámi zvolených a nastavených parametrů, které můžete v průběhu času měnit. Například:

• materiál/zboží, které vyžaduje při skladování po určitou dobu nějaké speciální operace (musí se očistit, zamíchat, ...),
• je potřeba při nákupu nové šarže provést přejímací kontrolu prvního balení, a to ještě na tom nejmenším (abychom kvůli jednomu vzorku nerozbalili celý kontejner),
• při poklesu stavu pod určenou hodnotu automaticky generovat požadavek na inventuru, abychom se nedostali do situace, kdy nám bude poslední kus chybět,
• využití čárového kódu dodavatele, který nám ho poskytne elektronicky před vlastní dodávkou, pro pohodlnou přípravu naskladnění,
• při vyskladnění preferovat starší zásoby (hrozba expirace) nebo preferovat vlastní zásoby před zásobami v komisi,
• řídit naskladnění podle specifických parametrů skladové položky a buňky (skladování hořlavin či jedovatých látek), na což je obsluha upozorněna po načtení kódu automatické identifikace,
• specifické vlastnosti buňky: určená pro určitý druh skladovaných položek (např. hořlaviny, defektní zboží, …). To má následný vliv na její doporučení při naskladnění i při návrhu vyskladňovací cesty,
• integrace s informačními systémy dodavatelů/odběratelů v rámci vertikály.

K tomu, aby informační systém mohl uspokojivě naplnit výše uvedené informační potřeby uživatele, musí v datových strukturách postihnout parametry tohoto typu:

• hmotnost skladované položky,
• max. hmotnost na jedné paletě (buňce),
• množství dané skladované položky (v patřičných měrných jednotkách) na paletě,
• kapacita buňky + informace, o kolik procent ji lze překročit (hmotnostně i počtem kusů),
• množství skladované položky v balení (při optimalizaci se obvykle přesouvá celé balení),
• prostorové parametry (délka, šířka, výška artiklu i balení),
• specifikace umístění buňky ve vyskladňovací cestě.

Specifické informační potřeby a individuální požadavky má každá firma. Dost často na ně rezignuje nebo je realizuje bez podpory informačního systému, což je škoda. Právě individuální know-how pro řešení specifických situací může přispět k dosažení konkurenční výhody před konkurenty, posílení vztahů se zákazníkem či dodavatelem nebo k významné úspoře nákladů. Informační systém by měl tuto individualitu i její vývoj v čase plně podpořit.

Ing. Jaroslav Janda Autor článku je ředitelem společnosti BM Servis s.r.o.