Od zpracování mezd k uceleným konceptům personálního řízení

Využití informačních systémů pro řízení lidských zdrojů je v českých organizacích skutečně velmi rozličné a pestré. Malé a středně velké výrobní a obchodní firmy si často vystačí jen se základním zpracováním mezd, jednoduchou personální evidencí, popřípadě aplikacemi určenými k řízení některých důležitých operativních činností, jako jsou výpočty a výkazy služebních cest.
Protipól těmto firmám tvoří nadnárodní koncerny nebo vyspělé IT korporace, které kladou nejen velký důraz na realizaci všech důležitých subprocesů HRM, ale i jejich zakomponování do informačního systému. Na nejvyšší stupeň personálního řízení postupně přecházejí zejména podniky, pro něž je systematická práce s vlastními lidmi nezbytná k udržení konkurenceschopnosti.
Na trhu s personálními informačními systémy mají z čeho vybírat. Dodavatelé v ČR specializující se na vývoj aplikací pro tuto oblast vytvořili za poslední dvě dekády ucelená modulární řešení, která jsou schopna pokrýt všechny, i vysoce specifické požadavky na řízení lidských zdrojů.

Struktura moderního HRIS

Jak se tvoří personální informační systém

HRIS (human resources information system) se v organizaci vytváří dvěma způsoby. Ten první představuje dodávku all-in-one ERP systému, jehož součástí je funkcionalita pro HRM. Obvykle se jedná o moduly externího dodavatele, specialisty na HR aplikace, které jsou jako subdodávka uzpůsobená pro integraci s konkrétním ERP systémem nasazeny a garantovány právě implementačním partnerem celého řešení. Za tímto účelem poskytují své produkty a služby ERP dodavatelům například společnosti KS – program, Elanor nebo Kvasar.
Druhý způsob volí organizace, které vyžadují detailnější pokrytí buď celého procesu, nebo některých jeho dílčích součástí. Na tato best-of-breed řešení se specializuje společnost Vema, ovšem i další dodavatelé jsou schopni tímto způsobem participovat na vybudování HRIS. K uživatelům těchto řešení patří mimo jiné sektor veřejné a státní správy – státní úřady, příspěvkové a rozpočtové organizace. Ve světě se organizace přiklánějí spíše k volbě best-of-breed aplikací od specializovaných dodavatelů, které dokážou pokrýt požadovanou funkcionalitu, a to se všemi nezbytnými specifiky.
Podívejme se nyní blíže na hlavní procesy HRM a principy jejich automatizace v personálních informačních systémech, které lze klasifikovat jako standardní HRIS.

Řízení lidských zdrojů jako součást ERP koncepce

Řízení mzdové agendy

Standardní personální informační systémy umí zpracovat všechny typy mezd pro všechny druhy pracovních poměrů včetně výpočtu daní a odvodů sociálního a zdravotního pojištění. HRIS umožňují počítat mzdy dle informací z docházky, výroby nebo na základě dopočtu do časového fondu. Při zpracování mezd se postupuje buď hromadně (tj. výběrem několika zaměstnanců najednou a postupným zpracováním všech náležitostí), nebo individuálně po jednom osobním čísle.
Kromě samotného zpracování mezd je důležitá podpora pravidelných měsíčních uzávěrek, k nimž je třeba vytisknout celou řadu různých sestav a rekapitulací. Pro zjednodušení této opakující se akce jsou ve vyspělých systémech dostupné funkce pro hromadný tisk vybraných dokumentů. K dispozici bývají přednastaveny i nejpoužívanější sestavy, jako jsou přehled zaplaceného sociálního pojištění, výkaz dávek nemocenského, soupis srážek ze mzdy apod. Všechny tyto náležitosti lze rozšířit nebo jinak upravit na míru dle požadavků zákazníka.
Nadstandardní řešení mzdové agendy zahrnuje zpětné přepočty. Ty se využívají k opravám výpočtů mezd v případech, kdy pracovník pozdě dodá některé podklady, které mají vliv na výši příjmu a je třeba je zohlednit, například narození dítěte, neschopenku, opožděné nahlášení dovolené. Proběhne tak kompletní automatický přepočet mzdy do minulosti, změny se promítnou v současné mzdě včetně správných odvodů. Některé systémy pro řízení mzdové agendy touto funkčností nedisponují, takže se organizace při tomto procesu neobejde bez ručního přepočtu. Pro řízení mzdové agendy je zcela nezbytná podpora české legislativy, popřípadě právních předpisů dalších zemí, v nichž se daná aplikace nasazuje.

Jak správně rozumět personalistice

Oblast personalistiky je velice různě chápána nejen organizacemi užívajícími IS/ICT, ale i dodavateli-specialisty. Jednotlivé subprocesy, agendy a činnosti je nejvhodnější vymezit následovně:

• Personalistika v užším pojetí poskytuje evidenci základních osobních údajů a pracovněprávních dokumentů. Vzory dokumentů bývají předdefinovány a pravidelně upravovány dle platné legislativy.
• Personalistika v širším pojetí zahrnuje, kromě evidence údajů o zaměstnancích a příslušných dokumentech, také agendu pro ochranu zdraví při práci, systemizaci pracovních míst, vzdělávání a řízení kariérního růstu, hodnocení zaměstnanců, sociální programy, uchazeče o práci a výběrová řízení.

Vzhledem k tomu, že popis všech důležitých součástí personalistiky by zabral mnoho stránek textu, vybrali jsme jen několik z nich a na příkladech popíšeme význam jejich zakomponování do informačního systému.

Tvorba a popis pracovních míst

Popis pracovního místa zahrnuje charakteristiku činností na daném pracovišti včetně definice požadavků na vlastnosti, kvalifikaci a praxi zaměstnance, který má danou pozici zastávat. Dále se do popisu zadávají požadavky na školení a lékařské prohlídky, kompetence a zodpovědnosti pracovníků, případně další vlastnosti. Propojení s personální evidencí pak umožňuje přehled o aktuálních zaměstnancích na vybraném pracovním místě, případně o těch, kteří danou pozici zastávali v minulosti.
Správně a důkladně popsané pracovní místo pomáhá uživatelům také při zavádění nových zaměstnanců, kdy se systém automaticky ptá například na možnost přidělení tarifu dle popisu pracovního místa. Samotná forma a struktura tohoto popisu záleží na konkrétní organizaci. Lze například vybírat z přednastavených vlastností a činností, které se dané pozice týkají, nebo vytvářet celý popis ručně v podobě textového pole.

Systemizace a organizační schémata

S tvorbou pracovních míst souvisí také jejich systemizace. Jejím smyslem je uspořádat jednotlivé pozice do organizační struktury firmy, která může odrážet skutečné nebo plánované uspořádání podniku. Nejedná se tedy pouze o grafickou vizualizaci organizační struktury, ale o komplexní personální plánování. Uživatel může přímo do struktury zadat nové pracovní místo včetně požadavků na pracovníky a prostřednictvím propojení s evidencí uchazečů vybrat nejvhodnějšího kandidáta, případně přeřadit na novou pozici některého ze stávajících zaměstnanců.
Kromě standardního blokového schématu systém umožňuje vytvářet i další typy schémat, s nimiž lze dále pracovat. Zvlášť zajímavým nástrojem je tzv. rychlé organizační schéma s uvedeným počtem pracovních míst, které poskytuje přehledy o zaměstnancích na dané pozici, o počtu nadřízených nebo také o přetížení, případně nedostatečném obsazení daného místa.
Zajímavou možnost představuje práce s potenciálními zdroji – náborová činnost a vedení seznamu uchazečů o zaměstnání, kterým je mimo jiné umožněno přihlašovat se přes internet do aplikace a sdílet s budoucím zaměstnavatelem určité údaje.

Rychlé pracovní organizační schéma

Vzdělávání zaměstnanců

Vzdělávání, školení a výcvik zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších, a zároveň často podceňovaných součástí řízení lidských zdrojů. Personální informační systémy slouží mimo jiné ke sledování plnění kvalifikačních požadavků, plánování vzdělávacích akcí, evidenci a vyhodnocování vzdělávacích akcí včetně jejich nákladovosti, evidenci platnosti osvědčení, certifikátů a jiných kvalifikačních dokladů, administraci lektorů a správě kurzů pro samostudium.
Tyto činnosti bývají ve vyspělých systémech vysoce automatizované. K naplánování vzdělávací akce obvykle stačí jedno tlačítko, které vyvolá proces prohledávání propadlých školení a certifikací u všech zaměstnanců, vytvoří skupiny lidí se stejným požadavkem a naplánuje pro ně adekvátní školicí akci. Úkolem personalisty je pak pouze stanovit datum daného školení a zaslat účastníkům pozvánky. Ty lze vytisknout přímo ze systému nebo elektronicky rozeslat konkrétním zaměstnancům.

Výhody integrace

Důležitou vlastností, která ze vzdělávacího procesu činí stěžejní součást personálního informačního systému, je úroveň integrace celého řešení. Jsou-li jednotlivé aplikace schopny mezi sebou úzce komunikovat, pak může být vzdělávání nedílnou součástí například systemizace pracovních míst. Celý proces pak funguje následovně.
Zaměstnanec je přijat do pracovního poměru a zařazen na určitou pozici. Ta však vyžaduje vzdělání nebo specifický druh školení, které zaměstnanec neabsolvoval. Do vzdělávání v personálním informačním systému pak automaticky přichází požadavek na školicí kurz, jehož by se měl dotyčný zúčastnit. Vše je patřičně naplánováno a zrealizováno. Po absolvování této akce se údaj o zvýšení kvalifikace daného zaměstnance automaticky přenese do personální evidence v systému. Dále jsou vyčísleny a archivovány náklady na dané školení. Pokud má zaměstnanec ve smlouvě dohodnuto, že v případě rozvázání pracovního poměru tyto náklady uhradí, systém umožní tyto položky dohledat a předložit k zaplacení.

Pohled do budoucnosti

Doposud jsme hovořili o možnostech současných standardních HRIS. Nyní se podívejme, kudy by se mohly ubírat informační systémy pro řízení lidských zdrojů v blízké budoucnosti. Základním rysem moderního HRIS je jeho zaměření na ovlivňování a hodnocení výkonnosti zaměstnanců. K tomu bude využívat možností tzv. talent managementu. Uvedená myšlenka vychází z faktu, že úspěch podnikání závisí na schopnostech a nadání lidí. Moderní HRIS by pak kromě obvyklých modulů a funkcí obsahoval aplikace pro talent management. Ty by pokrývaly zejména výběr, vzdělávání, plánování kariéry a odměňování se zaměřením na výkonnost zaměstnanců.
Talent management lze znázornit jako cyklus, jehož první fází je získávání nadaných zaměstnanců.
Aplikace HRM se zaměřuje na shromažďování a konsolidaci požadavků na nové zaměstnance přes celou organizaci, a zvláště napomáhá při procesu jejich přijímání (organizace výběrových řízení, vstupní pohovory, výběr z vlastních zdrojů atd.).
Následující fází je personální rozvoj zaměstnanců, během něhož aplikace HRM napomáhá při periodickém hodnocení výkonnosti, managementu kompetencí, definování pracovních postupů a sebehodnocení zaměstnanců. Stěžejní součástí této fáze je proces vzdělávání. Ten jsme již v tomto článku popsali, proto se zaměříme na plánování a řízení kariéry, které je při personálním rozvoji zaměstnanců neméně důležité.

Talent management jako součást strategického řízení

Plánování a řízení kariéry je chápáno jako zaměstnancem řízený proces, který v HRM aplikaci podporují tvorba kariérních scénářů a jejich uživatelské vyhledávání, spolupráce s odborným poradcem (mentorem), nástroje pro porovnávání pracovních zařazení a kariérní upozornění. Plánování pracovních postupů obsahuje modelování pracovních týmů, plány, postupové řetězce, vyhledání a porovnávání vhodných kandidátů a evidence kontaktů na personální agentury.
Na plánování kariér úzce navazuje personální integrace zaměstnanců. Její podstatou je správné stanovení cílů a vyhodnocení jejich plnění. Do strategického plánování a řízení jsou zakomponovány cílové plány zaměstnanců a jejich úkolů. Talent management jako součást HRM aplikace je za účelem personální integrace zaměstnanců provázána s manažerským informačním systémem tak, aby bylo možné hierarchicky rozkládat podnikové výkonnostní cíle na cíle pracovních týmů a jednotlivých zaměstnanců. Při této činnosti se obvykle používá koncept balanced scorecard.
Cyklus talent managementu uzavírá hodnocení zaměstnanců. Aplikace HRM se v této fázi používají pro řízení odměňování, které spočívá v realizaci kompenzačních plánů, zařazování pracovníků do globálních pobídkových plánů, přidělování bonusů pro podnikové úseky, cílových odměn a dalších zaměstnaneckých výhod.

Petr Sodomka, Hana Klčová