Stávající dodavatel nereaguje dostatečně rychle, navíc mu chybí pro nás důležitá funkcionalita. Už nás to brzdí, takže rozhodně potřebujeme nové řešení. Přemýšlím, kudy do toho. Naštěstí můj logický mozek brzy přichází s jasnou vizí. Vždyť je to projekt, jako každý jiný.

Takže nejprve bychom si měli ujasnit, co vlastně hledáme a jaké jsou naše požadavky. Vyrážím do HR. Na schůzkách strávím několik hodin, ale výsledek je skromný. Zjišťuji, že většina uživatelů chce to samé, co umí dosavadní systém, jen trochu lepší. Miluna, mzdová účetní, mi řekla, že nic měnit nechce. Takhle to dál nepůjde. Vracím se zpátky do své kanceláře a hledám na internetu, co obdobné systémy obvykle umí. Musíme najít člověka, který dovede popsat klíčové funkce pro nový systém. A když není na personálním, tak to musím být já.

Uběhne několik dní, během kterých se prokousávám stále hlouběji do problému. Nakonec se přede mnou vynoří obrázek modulární architektury HR systému. Moduly docela odpovídají i jednotlivým procesům a to mi pomůže při diskuzích s HR oddělením.

Organizuji další schůzky s personalisty. Naštěstí mají čas a ředitel jim nařídil, že mi musí vyhovět. Konečně máme nějakou strukturu a můžeme postupovat kupředu. Také mám pocit, že začínáme hovořit podobnou řečí. Oni chápou moje věty a dovedou na ně odpovědět, hurá! Nebo to já začínám chápat jejich personalistické termíny? Kdo ví. Každopádně sepisuji jednotlivé požadavky do Excelu a plním řádek za řádkem. Už jich mám skoro sto a stále přibývají. Není to moc? Nebo naopak málo? Raději pokračuji, alespoň budou mít dodavatelé lepší obrázek o našich požadavcích. Rovněž mapuji stávající situaci. Které agendy jsou podporovány v systému, co zůstává po různých Excelech či v papírové evidenci.

Narazil jsem i na jednu nepříjemnost. Nevíme, které systémy čerpají data o zaměstnancích z naší databáze. Takže netušíme, co se stane, až HR aplikaci odstavíme. Spolehlivý přehled integrací by mělo mít u sebe IT oddělení, ale kolegové o tom bohužel neví. Něco jsme dohledali a něco nám určitě uniklo. Do projektového přehledu rizik jsem přidal novou položku a je to.

Jsme výrobní společnost a používáme turnikety na evidenci docházky u dělnických pozic. Zatím nebylo rozhodnuto, zda „můj“ projekt bude zahrnovat i výměnu docházkového systému či nikoliv. Doufám, že ne. Nechce se mi měnit něco, co funguje.

Architektura HRIS

Uplynulo několik týdnů a je čas rozjet výběrové řízení. Nejsme vázáni zákonem o veřejných zakázkách, ale máme silné nákupní oddělení, které bude řídit výběr. Konzultuji s kolegy jeho podobu. Máme zadávací dokumentaci a seznam požadavků. Máme určené termíny. Máme hodnotící kritéria? Ještě ne.

Společně s lidmi z HR usilovně přemýšlíme, podle čeho budeme hodnotit vítěze. Určitě tam bude cena, ale nebude jediným kritériem. Přicházejí návrhy jako přívětivé uživatelské prostředí, kvalita referencí, návrh technického provedení, doplňkové služby. Sestavujeme tedy hodnotící matici a k jednotlivým kritériím připojujeme určité váhy.

Můžeme oznámit zahájení výběrového řízení. Ale koho obeslat? Rychlý průzkum přináší cca 50 řešení pro české prostředí. To je příliš mnoho. Musím to zúžit. Začínám podrobněji studovat jednotlivé dodavatele a jejich řešení. A zase v tom lítám, je to strašně časově náročné. O několik dní později přináším seznam necelé dvacítky firem, které nám mohou nabídnout zajímavé řešení. Stále si nejsem jistý, zda to není příliš, ale už nemám sílu to dále zužovat. Budeme muset zkrátka přečíst a vyhodnotit 16 nabídek. Pokud se náhodou nepřihlásí ještě někdo další, protože koncipujeme výběrové řízení jako otevřené.

Kamarád, který pracuje ve velké korporaci, mi řekl, že u nich občas organizují i tzv. RFI (Request for Information). Jedná se o určitý průzkum trhu, kdy se obešlou dodavatelé jen s omezeným seznamem požadavků. Nabídka není závazná a cena je pouze informativní. Ovšem zákazníkovi to pomůže lépe zacílit následné výběrové řízení, seznámit se s nabídkou trhu, doplnit chybějící požadavky a stanovit si svůj rozpočet. Na to my ovšem nemáme čas, takže rovnou rozesíláme svoji poptávku (RFP – Request for Proposal). Naše vedení je flexibilní, takže rozpočet prý nemám řešit. Včas mi řeknou, když to bude moc drahé. To jsem teda zvědav, jak tohle dopadne.

Dnes ráno jsem to rozeslal! Dvě emailové adresy se tváří, že se na ně nedá poptávka doručit, takže dohledávám na serverech dodavatelů jiné kontakty. Během dopoledne se několik firem ozvalo, že děkují za zájem a že rády pošlou svoji nabídku. Nicméně většina mlčí. V nejistotě čekám, kolik nám přijde odpovědí.

Lhůtu na vypracování nabídky jsme stanovili na dva týdny. Myslím, že je to vzhledem k rozsahu tak akorát. Během prvního týdne odpovídáme i na upřesňující dotazy. Blíží se termín pro podání nabídky a zatím jsem obdržel jen tři dokumenty. Nervozita stoupá. Že by o nás neměli dodavatelé zájem? Nemám problémy se svým emailovým účtem? Zvolili jsme variantu pouze elektronických nabídek, aby vše bylo rychlejší a snazší. Čas papírových obálek je snad už pryč. Ale nyní pochybuji, zda to bylo správné.

Postup při výběru HR systému

V posledních dvaceti minutách před finálním termínem zažívá můj emailový účet nebývalý zájem. Přichází řada emailů s velkými přílohami. Nakonec jsme obdrželi na tucet nabídek. Ostatní dodavatelé se rozhodli nezúčastnit.

S celkovým počtem jsem spokojený. Rychle rozesílám podklady všem členům hodnotící komise. Máme tři dny na to, abychom se seznámili se všemi texty. Některé jsou delší, jiné kratší, některé mají obludně velké přílohy, ale v průměru se dostávám na délku 50 stran na jednu nabídku. To znamená, že za tři dny bychom měli všichni přečíst okolo 600 stran. To už je docela slušný román. Většinu si tisknu a čtu v práci, cestou domů, večer v posteli i ráno u snídaně. Na dnešním setkání hodnotící komise potřebujeme rozhodnout, které dodavatele pozveme na prezentaci a ukázku svého systému. Než se všichni vyjádřili k jednotlivým dokumentům, tak uteklo hodně času. Schůzka se protahuje do večerních hodin. Naštěstí jsme si v průběhu uvědomili, že všechny nabídky musíme hodnotit podle jednotné struktury. Oznámkovali jsme je v dílčích kritériích a nejlepších pět dodavatelů pozvali na představení jejich systémů.

Další týden byl v duchu ukázek a prezentací. Někdy to byla docela zábava. Někteří dodavatelé vyslali čistě obchodní tým, někdo se spoléhal na odborníky a konzultanty. Někdo přinesl i marketingové pozornosti, které přísně sledovali kolegové z nákupu.

Přišel čas užšího výběru. Které dva dodavatele pustíme dál? Tohle nebylo vůbec jednoduché. Podle hodnotící matice bychom měli vybrat společnost, která se nám při prezentaci líbila nejméně. Ale cenově byla výhodná. Funkčně rovněž docela splnila požadavky. Tak co s tím? Nákupní oddělení radilo, abychom odhlédli od emocí. Ale jde to? Vždyť s těmi lidmi budeme spolupracovat během implementace i během provozu systému! Nakonec jsme do užšího výběru pustili tři systémy.

Každou vybranou společnost jsme požádali o dvě reference. Jednu jsme ověřovali osobně a další telefonicky. Někteří referenční klienti měli zkušenosti i s více systémy v našem výběru a tak byla paleta získaných informací velmi pestrá. Účastnil jsem se všech návštěv a diskutoval jak s lidmi z HR oddělení, tak z IT.

Reference zamíchaly s naším pořadím a nakonec jsme zvolili vítěze. A to jednohlasně. Navíc jsme si uvědomili, že i druhá nabídka v pořadí by byla rovněž skvělou volbou a to nás uklidnilo. Když se s prvním nedohodneme, pořád máme dobré vyhlídky. Pak přišla na řadu vyjednávání o ceně a revize smluv. Tohle úmorné čtení nesnáším. Josef, náš právník, mi s vlastním obsahem moc nepomohl, spíš řešil jen obecná ustanovení. Ale nakonec jsme to zvládli a dohodli se.

Držte nám palce, aby implementace dopadla rovněž dobře a byli jsme schopni přemigrovat všechna data včas a zahájit zpracování mezd bez chyb. Když se ohlédnu zpět, musím uznat, že to byl náročný projekt. Ostatní aktivity jsem musel výrazně omezit a téměř deset týdnů jsem se zabýval pouze výběrem a dohadováním. Zkusil jsem nakreslit klíčové milníky ve výběru, kterými jsme si prošli. Třeba vám to pomůže.

Pokud chcete ušetřit vlastní nervy a zrychlit celý proces, je fajn, když si přizvete nějakou konzultační společnost na pomoc. Vědí, na co se zaměřit a koho přizvat do výběrového řízení. Místo tuctu nabídek bych raději četl jen pět a v noci klidně spal.

Jan Pavelka Autor pracuje ve společnosti Talterra, která nabízí HR procesní audity, poradenství v oblasti talent managementu a asistenci při výběru HR systémů.