Následující článek si neklade za cíl přímo vybrat informační systém či předkládat argumenty pro výběr systému podle typové konfigurace, ale upozornit na určité parametry procesu výběru a následné implementace systému. Existuje totiž celá řada poptávkových dokumentů, kde jsou uvedeny různorodé požadavky, které by měl informační systém splňovat. Řada těchto požadavků má ale charakter přání, z hlediska uživatele snad důležitých, ovšem z hlediska firemních toků méně významných a řešitelných například definicí a dodržováním pracovního postupu.


Zůstaňme ve sféře prodeje a představme si modelovou společnost, která nakupuje zboží za účelem prodeje. Nakupuje na sklad, naskladňování je zajištěno moderními prostředky. Regálový zakladač a identifikace každého jednotlivého místa ve skladu (buňky) je tedy samozřejmostí. Máme přehled o naskladněném zboží, včetně označení šarží a případně expirací. V každé buňce je zboží označeno štítkem včetně čárového kódu. Společnost má dokonalý přehled o zásobách. Z hlediska technických prostředků a lidských zdrojů je systém propracovaný a kvalitně organizovaný. Každý jednotlivý proces je definován naprosto přesně: příjem, kontrola dodávek, zaskladnění, označení zboží, reklamace, vrácení nekvalitního, popřípadě poškozeného zboží dodavateli.
Jakkoli vypadá tento model jednoduše, je i zde nutné klást velký důraz na výběr informačního systému, který bude podnikové procesy v celé jejich komplexní šíři podporovat a řídit. Nejedná se totiž jen o vlastní evidenci zboží, manipulaci, štítkování atd. V rámci celofiremních procesů je s každým úkonem či operací na skladu spojen i ekonomický ukazatel, tedy například jaká je hodnota stavu zásob, finanční vyjádření právě prováděných operací, finanční dopad inventur atd.
Vraťme se nyní zpět do běžné praxe obchodní společnosti, konkrétně do fáze příjmu objednávky od zákazníků. V dnešní době by nám informační systém již měl umožnit flexibilní volbu způsobu zpracování přijatých objednávek (například rozhodnutí mezi běžnou formou papírové objednávky a moderními technickými prostředky pro elektronickou komunikaci, EDI, až po internetové obchodování, vkládání objednávek obchodními zástupci přes PDA či propojení na CRM systémy).
Jakmile existuje objednávka, operátor prodejního oddělení prověří dostupnost zboží. Pokud zjistí deficit, určeným způsobem aktivuje příslušný nákupní proces (který nemusí vycházet pouze ze zjištěného deficitu zboží, ale i z predikce sezonních trendů a prognóz prodeje na základě historických dat, z plánu dodávek apod.). Pokud je zboží skladem, dá pokyn k vyskladnění. Souběžně může probíhat automaticky požadovaná kontrola kvality. Zboží je vyskladněno, zkompletováno pro dodávku, vytištěny dodací listy, popřípadě další dokumenty. Dále jsou předány podklady pro fakturační oddělení, které zajistí tisk a odeslání faktur zákazníkům.
I tady máme celou řadu možností, jak zefektivnit podnikové procesy. Nabízí se například automatizace toku dokumentů. Systém může být nastaven tak, že tisk faktur je automatický na základě expedovaného zboží. Parametry pro faktury jsou známy již od začátku procesu, tj. od příjmu objednávky od zákazníka. Dokumenty mohou být zákazníkovi automaticky odeslány v elektronickém tvaru. Toto řešení nám říká, že ne vždy potřebujeme k zajištění prodejních procesů podporu fakturačního oddělení. Zajímavá úvaha, že? Opět musíme ale připomenout, že celý proces je zasazen do prostředí informačního systému, který musí spolehlivě pokrýt všechny potřebné procesy – operace skladu, přípravy expedice, tisku dokumentů a vygenerování všech nutných záznamů finančního charakteru. Stačí si jen vybrat...
Uvedený cyklus prodeje je ale stále relativně jednoduchý. Zákazník objedná, my dodáme, popřípadě objednáme u dodavatele a dodáme v nejbližším termínu. Jedna objednávka, jedna faktura, dodání poštou, expresní službou, autem. Rychle a kvalitně. Obchodní případ se řeší od začátku do konce adresně oproti jediné objednávce.

Řešení pro odlišný cyklus prodeje

Máme široký sortiment skladových zásob. Tyto se liší způsobem skladování, způsobem manipulace a přepravy, dobou expirace, fyzikálními a chemickými vlastnostmi, balením atd. Z hlediska ekonomického pak mají své prodejní ceny, rabaty, slevy různého typu atd. Celý sortiment můžeme navíc rozdělit do skupin, které jsou například nositeli platebních podmínek. Nastavíme si tak například pravidla, že zboží s rychlou spotřebou dodáváme okamžitě a chceme úhradu obratem. U zboží, které u zákazníka vydrží déle, jsme velkorysí a prodloužíme splatnosti faktur. Máme mnoho zákazníků. Každý z nich objednává i několikrát denně. V rámci jedné objednávky požaduje zboží s rychlou spotřebou, na druhou stranu se chce předzásobit před sezonou trvalejším zbožím. Zákazník zná naše obchodní podmínky, ale rozhodně nebude posílat objednávky podle sortimentu. A co zde chybí? Zajišťujeme distribuci vlastní kamionovou dopravou.
Co tedy musíme v rámci této formy prodejního cyklu řešit? Je to poměrně dlouhý seznam aktivit, uveďme si tedy jen ty podstatné:

• Sortiment určuje platební podmínky, takže každá přijatá objednávka musí být rozdělena na několik částí, které odpovídají interním pravidlům.
• Každá takto získaná dílčí objednávka je podkladem pro vyskladnění, balení, distribuci.
• Každá dílčí objednávka může být přímým zdrojem pro fakturu, na druhou stranu můžeme uplatnit formu konsolidace, kdy pro několik dodávek generujeme jedinou fakturu.
• Musíme mít naplánované optimální trasy pro rozvoz.
• Musíme optimálně naplnit každý kamion.

Jeden kamion obsahuje dodávky pro několik zákazníků, pro každého z nich několik objednávek včetně dílčích dodávek.
Celý proces musí být podchycen dokladově jak na straně interní, tak vůči zákazníkovi. Na jedné straně výdejky, převodky, manipulační listy, na druhé straně balicí a dodací listy a případně faktury.
Musíme počítat s případem dodatečných objednávek, tedy doplnění aktuálních požadavků do právě realizovaného výdeje a balení.
Celý proces řešíme fyzicky opět lidskými zdroji s podporou technických prostředků. Výdej ze skladu, respektive příprava na proces balení je podporován čtečkami čárových kódu, zboží je shromažďováno do určených zón, provádí se balení a finální nakládka.
A tady máme opět náročný úkol. Aplikovat softwarové řešení, které stoprocentně pokrývá logistické procesy a plně podporuje finanční procesy se všemi dopady do účetnictví a poskytuje všechny požadované legislativní i operativní výstupy. Otázka zní: lze takový systém pořídit dodavatelsky a implementovat s optimálními náklady? Některé požadavky nelze. To znamená pro autory většiny systémů zajistit příslušné modifikace. Modifikace znamená upravit původní standardní programový kód a vytvořit jedinečné řešení dle požadavků. Z hlediska nákladů to může znamenat významnou položku.
Vybrat takový systém je zásadní úkol pro příslušné pracovníky firem. Můžeme nasadit jediný systém, který pokrývá všechny oblasti. Stačí takový najít. Můžeme upřednostnit vyvážené řešení a zvolit speciální systém pro řízení logistiky a ERP systém s příslušným rozhraním pro vzájemné automatické propojení.
V každém případě jde o strategické rozhodnutí, které zásadním způsobem ovlivní řešení podnikových procesů a možnosti řízení celé společnosti. Implementace nového informačního systému váže lidské, časové a finanční zdroje. Výsledek ovlivní chod celé firmy na řadu let.
Ať už jsou procesy firmy jakékoli, analýza stavu, jasné a srozumitelné definování požadavků a očekávaných výsledků, včasné zajištění možnosti interní součinnosti společnosti s implementačním týmem dodavatele a dodání kompletních podkladů pro implementaci softwarového řešení jsou neoddělitelnou součástí každého takového strategického rozhodnutí.
Před časem jsem se účastnil třídenního mítinku se zástupci firmy, kde byl již informační systém vybrán. Tito zástupci, klíčoví uživatelé, měli definovat nezbytné požadavky na nový systém. A zde se ukázalo, jak důležitou roli hraje koordinátor implementačního týmu klienta. V tomto případě to byl ředitel IT, to však nemusí být pravidlem. Velmi pečlivě sledoval celý proces diskusí a argumentací a ne zřídka použil formulaci: „Uvědomte si, že pokud chcete mít v systému požadované informace, pak je tam někdo musí zadat. Vy to rozhodně nebudete.“ Tenhle logický argument měl velmi silný účinek a ve více než padesáti procentech původních požadavků byly tyto nakonec stornovány. Jiná formulace může být, že pokud jsou náklady na vložení informace vyšší než hodnota samotné informace, je důležité obhájit nezbytnost těchto informací v systému. Proces implementace je náročný, tak si jej nekomplikujme víc, než jak to vyžadují reálné potřeby firmy.

Autor působí jako senior SW consultant ve společnosti Epicor.