V modrém rohu ERP systém

Hlavní devizu ERP systému představuje především šíře datové základny, se kterou je možné v rámci řízení projektu pracovat. Pokud je ERP systém nastaven a spravován korektně, pak byste v něm měli nalézt veškeré podklady pro řízení projektu, jako například identifikační parametry projektu, číselníky typových aktivit nebo nákladové a výnosové účty projektu. Díky tomu je možno realizaci projektu relativně jednoduše propojit s dalšími agendami, které ve své organizaci řídíte. Formální rámec řízení projektů tak koresponduje s rozhraním pro realizaci vlastní výroby apod. U specializovaných projektových nástrojů je třeba tyto parametry synchronizovat.

Jednou z velmi silných stránek ERP systémů je oblast finančního řízení. Na rozdíl od specializovaných projektových nástrojů jsou ERP systémy schopné identifikovat a zařadit každou nákladovou, respektive výnosovou položku na projekt. Veškeré náklady a výnosy pak vstupují do projekce hospodářského výsledku projektu, který následně velmi snadno zaintegrujete s obdobnými výstupy z ostatních projektových i neprojektových aktivit apod. Evidence nákladů a výnosů je zkrátka pokryta kompletně a komplexně.

Obr. 1: Integrované řízení nákladů v ERP systému Microsoft Dynamics AX

V neutrální zóně projektových schopností ERP systémů stojí plánování časového průběhu projektu a agendy související se zaznamenáváním odvedené práce. Schopnosti jednotlivých ERP systémů se také v těchto oblastech mnohdy velmi liší. Někteří výrobci nabízejí základní nástroje pro sestavení harmonogramů již v základu, jiní jdou cestou sofistikovanějších nadstaveb, které jsou však zpravidla dodávány jako doplňkové moduly. Tak jako tak, objektivně rozsoudit, zda je lepší ERP, nebo projektové nástroje, je velmi složitý úkol. Mezi hlavní slabiny scénáře podpory projektů prostřednictvím ERP patří uživatelské přístupy, jejichž nastavení pro účely realizace projektu bývá velmi náročné. Pokud k této problematice chcete přistoupit zodpovědně a položíte si za cíl přesné vymezení přístupů pro role projektového manažera, sponzora a členů týmu, kteří budou na projektu participovat, pak vás zřejmě nemine relativně velmi pracná definice nových bezpečnostních šablon pro přístup do ERP systému. Problematika bezpečnostních oprávnění pak dostává další dimenzi v okamžiku, kdy na svých projektech spolupracujete s externími dodavateli, kterým byste chtěli poskytnout přístup k aktuálním datům o stavu projektu.

Posledním z bodů, které lze započítat mezi hlavní nevýhody ERP systémů jsou pak licenční záležitosti. Pořízení licencí k ERP systému pro všechny členy projektových týmů je pochopitelně velmi finančně náročné. Výrobci totiž až na výjimky zpravidla neumožňují nákup licence výhradně k projektovému modulu. A tak je třeba uživatele vybavit plnohodnotnou licencí k ERP jako celku.

V zeleném rohu projektové nástroje

Doménou specializovaných projektových nástrojů bývá zejména správa úkolů a řízení zdrojů. Vytvoření strukturovaného a přehledného plánu projektu s odpovídajícími přiřazeními zdrojů provedete ve srovnání s ERP systémy velmi rychle a v komfortním prostředí nástrojů, které ovládáte podobně jako běžné kancelářské aplikace. Hlubší pozornost si v rámci výčtu výhod zaslouží téma řízení zdrojů. Projektové nástroje totiž zpravidla disponují možnostmi řídit zdroje v celém životním cyklu projektu, počínaje provedením předběžné alokace potřebných zdrojů po rolích přes jejich nahrazování konkrétními pracovníky až po vykazování odvedené práce. Díky existenci sdílených zdrojů pak jako manažer projektu získáte ucelený přehled o nasazení zdroje napříč všemi projekty, případně i přes neprojektové aktivity.

Obr. 2: Alokace zdroje napříč projekty v Microsoft Project Server

Další z výhod projektových nástrojů představuje oblast reportingu. Ne snad, že by projektové nástroje nabízely více reportů, nicméně možnosti uživatelské definice výstupů hodnotící stav projektu, nebo celého portfolia z různých perspektiv jsou de facto neomezené. Ať už se rozhodnete provést definice v prostředí webového prohlížeče, nebo si připojíte datový zdroj do aplikace MS Excel, provedete to s trochou technických znalostí sami a nejste přitom závislí na omezeném počtu specialistů, nebo dokonce na externích dodavatelích.

Co se týče přístupů pro interní uživatele a externí dodavatele, také problematika nastavení bezpečnostních oprávnění je v prostředí specializovaných nástrojů pro podporu řízení projektů jednodušší. Tyto nástroje totiž disponují zpravidla předpřipravenými šablonami oprávnění reflektující jednotlivé projektové role, jako například vedoucí projektu, správce portfolia, manažer zdrojů, člen týmu apod. Jednotlivé uživatele tak definujete snadno a rychle prostřednictvím přiřazení do předdefinované skupiny. Nutnost customizace výrobcem dodávaných šablon pro zabezpečení je v praxi minimální. Také zapojení externích dodavatelů či klientů provedete snadno. Zejména v případech, kdy využijete stále populárnější možnosti provozovat projektové nástroje v cloudu. Nasazení hostovaného ERP systému je dodnes spíše raritní záležitostí a během na dlouhou trať, zatímco nabídka projektových nástrojů provozovaných v datových centrech výrobců je nepoměrně širší a jejich zprovoznění je otázkou jednotek hodin práce.

Mezi slabé stránky specializovaných projektových nástrojů se řadí malá provázanost s kmenovými daty organizace a s tím související nutnost vývoje a nasazení integračních můstků. Je jasné, že provoz a správa takového můstku stojí čas a peníze. Mějte na paměti, že čím více specializovaných nástrojů budete v organizaci používat, tím více narůstá práce se správou těchto propojení. Druhá zásadní nevýhoda pak spočívá v řízení nákladové stránky projektu. Evidovat takové položky nákladů a výnosů, jako například diety, kurzové rozdíly, fakturace klientovi apod. bývá v prostředí specializovaných nástrojů velmi složité. Pokud se o zanesení těchto prvků do specializovaných nástrojů pro řízení projektů přeci jen pustíte, pak vás zpravidla čeká dlouhá a trnitá konfigurace.

Co když si soupeři padnou kolem krku?

Při možných úvahách, jak by vlastně mohl vzájemný souboj obou soupeřů dopadnout, je nutno vzít v potaz i scénář, který se v profesionálním sportu moc nenosí. Totiž vzájemný smír, kdy si oba soupeři padnou kolem krku. Jakkoliv se to na první pohled nemusí zdát, představuje kombinace ERP systémů a specializovaných projektových nástrojů velmi výhodnou kombinaci. To platí obzvláště v případech, kdy disponujete produkty renomovaných výrobců. Ty jsou totiž zpravidla schopni výrazně eliminovat negativa spojená se vzájemnou integrací. V praxi se tak můžete setkat buď s hotovými konektory, případně s pomocnými rozhraními, jejichž prostřednictvím můžete snadno nakonfigurovat vzájemné propojení. A existují i další výhody, které ze spojení obou nástrojů vyplývají:

• Standardizovaná identifikace projektů – košilku projektu snadno synchronizujete z ERP systému do projektového nástroje.
• Jednoduché a uživatelsky přívětivé plánování projektu.
• Efektivní vykazování odvedené práce – pro záznam odvedené práce je také vhodné realizovat v prostředí projektových nástrojů. Vykazování prováděné v rozhraní internetového prohlížeče je samozřejmostí, v současnosti však není výjimkou ani podpora mobilních přístupů k výkazům práce. Ta je pak v pravidelných cyklech synchronizována do ERP jako podklad pro finanční sledování projektu.
• Důsledná kontrola nad náklady a výnosy projektu je pak zpravidla realizována v prostředí ERP systému.

	Milan Cvrkal Autor je architektem řešení ve společnosti WBI Systems. Předtím působil dvanáct let ve společnosti Microsoft jako technický specialista na produkty Microsoft Dynamics ERP.
	Drahoslav Dvořák Autor v současnosti vede divizi Enterprise Project Management ve společnosti WBI Systems, kde řídí implementační projekty MS Project Server a projektových kanceláří. Dále přednáší řízení projektů a podnikovou informatiku na Vysoké škole Škody Auto v Mladé Boleslavi.