Přitom dnes poptávka po řešení procesů v ERP roste, zatímco před nějakými deseti lety byla v této oblasti na našem trhu patrná určitá zdrženlivost. Ne každá firma totiž touží po okamžitém nasazení funkčnosti ERP odpovídající nejnovějším IT trendům. Je to celkem pochopitelné – v době, kdy byla podpora procesního řízení v ERP systémech novinkou, nebyly k dispozici praktické výsledky, a tak do těchto nadstaveb investovali především vizionáři. Konzervativnější manažeři raději vyčkávají, „jak se to vyvine“. Historická zkušenost zavádění IT řešení ukazuje, že ne každá novinka či trend musí vždy znamenat ten správný směr.

Nezbytnost jménem workflow

Od té doby se ale přínosy zavedení workflow do ERP systémů nesčetněkrát prokázaly. Workflow je v mnoha činnostech, které ERP řešení pokrývá, nezbytností. Výrobci ERP systémů na růst poptávky samozřejmě dávno zareagovali, takže dnes je workflow běžnou součástí jejich produktů. Rostoucí konkurence samozřejmě tlačí cenu řešení dolů. Navíc v době tzv. krize firmy více uvažují o možných úsporách nákladů na provozní činnosti, což je opět oblast vhodná pro podporu pomocí workflow. Přesto lze v této oblasti i dnes často narazit na to, že se operace provádějí neoptimálně, například po firmách dosud kolují papírové faktury nebo se data místo automatizovaných přenosů z jednoho místa systému vytisknou a na jiné se opět ručně zapisují.
Ukažme si tedy vše na ilustrativním případu – na procesu oběhu přijaté faktury firmou (schvalování, resp. likvidace faktury). Každá přijatá faktura v každém typu organizace vyžaduje schválení, aby se neproplácela kdejaká složenka od ministra financí. Odlišnosti jsou v postupu – někde stačí jeden schvalovatel, jinde je schvalování odstupňováno podle částky, další společnosti mají postup odlišný podle komodity nebo projektu, kterých se faktura týká. Lišit se může také rozsah odpovídajícího procesu (ve smyslu „kde to začíná a kde končí“), a to jak ze strany společnosti (jak má proces nastavený), tak i ze strany dodavatele ERP (jakou podporu procesu umožňuje). Můžeme se tak setkat s procesem obsahujícím pouze schvalování, nebo se může začínat už od přijetí faktury (ERP se to týká od chvíle, kdy se ho faktura poprvé dotkne) a končit třeba jejím zaúčtováním. V nejširším pojetí je pak podpořen celý proces „purchase to pay“ (někdy též označován „procure to pay“), tj. od objednávky (příp. žádanky) až po proplacení faktury (odeslání platebního příkazu do banky a následné provázání odpovídajícího pohybu na bankovním účtu).

Rychlost není hlavní výhodou

Optimalizací procesu v ERP nerozumíme nutně jeho maximální zrychlení. Ne vždy musí být totiž rychlost hlavním motivem celého procesu. Žádný finanční ředitel by například nebyl nadšený z toho, kdyby výsledkem optimalizace bylo dřívější proplácení faktur dodavatelům. Jde spíše o snížení nákladů (např. odstraněním manuálních činností), zvýšení přehlednosti o stavu procesu (např. u koho se faktura „zasekla“) a eliminaci rizik (např. ztráta dokladu nebo výše uvedená důsledky opožděných plateb).
Abychom opět nezůstali pouze na obecné rovině, jaké tedy konkrétně mohou být změny procesu při jeho podpoře v ERP systému? Podívejme se například na již zmíněné zpracování přijaté faktury. Obrázek 1 ukazuje čtyři typické části tohoto procesu.

Obr. 1: Zpracování přijaté faktury

Obvyklým přínosem je především eliminace oběhu papírové faktury. Fakturu je možné hned po přijetí v podatelně naskenovat a založit do šanonu (na obrázku tomu odpovídá podproces Zadání faktury). Dál (v podprocesu Schvalování faktury) už obíhá pouze její obraz. Ten může být propojen s kontaktem, záznamem v tzv. knize došlých faktur i následně (v podprocesu Zaúčtování faktury) se skutečnou fakturou. Pokud je faktura u některého manažera příliš dlouho, lze využít e-mailových notifikací a připomínek, nebo ji případně předat někomu jinému. Už se tedy nestane, že by nebyl přehled, u koho se faktura zasekla v šuplíku, nebo že by dokonce nedopatřením skončila mezi odpadky. Významná je také možnost eliminace nebo zkrácení schvalovacího procesu propojením s objednávkou nebo žádankou, které už schvalováním prošly (stejné schválení pak není nutné opakovat).

Další přínosy

Pokud jde o přínosy v automatizaci činností, které byly dříve prováděny ručně, lze (kromě již zmíněného přenášení dat místo přepisování) využít například automatické zaúčtování dokladů (zde v podprocesu Zaúčtování faktury), vytváření platebních příkazů (v podprocesu Proplacení faktury) nebo třeba ukončení zrušené objednávky. Dalším významným přínosem podpory procesu v informačním systému je hlídání, aby proces probíhal tak, jak má. To znamená, že například nelze proplatit neschválenou fakturu, nebo naopak měnit významné údaje na faktuře schválené.
I přes zdůrazňovanou automatizaci je vhodné podotknout, že žádný proces není lineárním sledem událostí, jak by možná mohl naznačovat první obrázek. Čím detailněji je proces zkoumán a popisován, tím více se tok rozvětvuje a zase spojuje. Na příkladu zpracování faktur je to zřejmé – většina faktur projde nějakým schvalováním, zaúčtuje se a proplatí, ale jsou i případy, kdy se faktura při schvalování vrací – důvodem může být například nedostatek interních informací či nečitelnost naskenované faktury (pak jde o další zpracování uvnitř firmy), nebo v jiných případech třeba nesprávná nebo neoprávněná fakturace (pak je nutné celý doklad stornovat a řešit s dodavatelem). Příklad detailnějšího pohledu na podproces Schválení faktury ukazuje obrázek 2, na kterém je větvení dobře patrné.

Obr. 2: Schválení faktury

Různé mohou být také počáteční události spouštějící proces – například faktura může být přijata (kromě již zmíněné papírové podoby) v elektronické podobě, postup zpracování je pak do určitého bodu odlišný (místo skenování se provádí načtení souboru PDF nebo třeba import dat dokladu z elektronické faktury ve formátu ISDOC). Části procesu se také mohou provádět paralelně – například po schválení je možné fakturu zaúčtovat a proplatit, aniž by bylo nutné kteroukoliv z těchto činností upřednostnit. I toto dnes většina ERP a jejich workflow zvládne.
Celý proces je obvykle nastaven nikoliv na konkrétní osoby, ale na jejich role. Na obrázcích tedy nevidíme konkrétní jména zaměstnanců, ale role, ve kterých v procesu vystupují. To zajišťuje jednak jeho obecnost (např. použití stejného procesu v různých odděleních firmy), jednak možnosti snadné výměny osob. Zároveň je možné, že jeden zaměstnanec vystupuje v procesu ve více rolích (např. manažer střediska může být v některých případech současně finančním ředitelem).
Význam řízení toku práce mezi jednotlivými pracovníky roste spolu s rozšiřováním firem a v dnešní době také v souvislosti s rostoucí mobilitou zaměstnanců. Není žádný problém, pokud jednotliví účastníci procesu sedí v kancelářích v pobočkách na opačných koncích republiky (nebo světa), pracují z domova nebo pomocí mobilních technologií na cestách. Tady je srovnání s předáváním papírové faktury ještě zřetelnější.
Podporu v ERP samozřejmě naleznou i mnohé další podnikové procesy. Například v oblasti zdravotnictví, která je významným zákaznickým segmentem společnosti, v níž pracuji, je možné využít workflow v oblasti objednávek a zajištění léků či zdravotnického materiálu, pro podporu klinického rozhodování v oblasti léčebného procesu, při procesním zpracování přenosu zdravotní dokumentace apod., v segmentu finančním to zase může být třeba proces akvizice nového klienta a uzavření úvěrové smlouvy nebo vymáhání pohledávek z neplacených splátek úvěrů.

Martin Růžek
Autor je produktovým manažerem ve společnosti Arbes Technologies.