Vyberte si software schopný růst s firmou

Prvotní otázka zní, zda systém vůbec dodatečné úpravy na míru a servis podporuje, nebo se jedná o předpřipravené „krabicové" řešení. Pokud ano, ptejte se, zda vám dodavatel pomůže s analýzou potřebných nástrojů a navrhne jejich možnou funkčnost. Chtějte vědět, jestli je možné přidávat nové uživatele a moduly postupně s tím, jak firma roste. Odpovědi dodavatelů aktuálních ERP systémů na trhu dnes budou většinou kladné. Drtivá část z nich svůj software na míru již upravuje standardně. Je však důležité rozlišit, zda je software aktualizován sám od sebe, tedy z podnětů případného partnera (například jako reakce na legislativní změny), nebo po prvotní implementaci již veškeré změny musí iniciovat zákazník.

Vyžádejte si tedy detailní reference a případové studie, které zahrnou i období po prvotní implementaci. Zjistěte si, jak dlouho s nimi stávající zákazníci spolupracují, a v ideálním případě je rovnou kontaktujte s otázkou, jak servis vypadá a jestli s ním jsou spokojeni. Finanční a časová investice do EPR systému není zanedbatelnou položkou a prvotní výběr správného dodavatele je pro bezproblémový servis v budoucnu klíčový.

Chtějte stejný servisní a implementační tým

Lze říci, že dodatečné úpravy a servis obstará tým, který projekt detailně zná. Ideálně se jedná o lidi, kteří dělali už jeho implementaci. Tímto přístupem je vyloučeno neustálé a opakované poznávání vašeho systému novým technikem. Chtějte vědět, kdo konkrétně je zodpovědný za váš projekt a kdo se o jeho servis bude reálně starat. Spolupráce by měla fungovat nejen po stránce pracovní, ale také po stránce lidské. Systém při správném pochopení procesů a fungování firmy dokáže být důležitým jádrem jejího fungování. Je více než vhodné, aby implementátor znal a rozuměl vaší společnosti po všech stránkách a vycházel co nejlépe s vašimi lidmi. Ne vždy se to lidsky povede – proto se ptejte, jestli je management připraven vyměnit tým i z jiných než profesních důvodů. Vybírejte si ideálně takového dodavatele, který vám poskytne jeden tým po celou dobu trvání spolupráce. Pamatujte na to, že investice do ERP systému je z velké části investice do know-how servisního týmu.

Reagujte na změny pružně

Dle mé zkušenosti jsou klíčem k úspěšnému a smysluplnému využití ERP systému již zmiňované individuální úpravy. Žádný trh, a hlavně žádná společnost není stejná a jen málokdy se i přes široké spektrum standardních funkcí najde firma, jež by nakonec nepotřebovala systém trochu upravit. Jsou to právě rozdíly v procesech, které často vytváří konkurenční výhodu. Nenechte si ji vzít přílišným přizpůsobováním se systému. O užitečnosti stejného týmu po celou dobu trvání projektu jsem se už zmínil. Důležité ale také je, aby právě tento realizátor dokázal odhalit, kdy je lepší upravit systém, a kdy je naopak výhodnější přenastavit existující procesy uvnitř firmy tak, aby vyhovovaly chování systému. Ne vždy je totiž nutné a žádoucí nákladně měnit software. Hledejte takového partnera, který vám dokáže poradit i za předpokladu, že sám sebe připraví o možný zisk. Dodavatelé ERP systémů svůj produkt ideálně nadále modernizují a vyvíjejí sami od sebe. To je samozřejmě pozitivní skutečnost, která však může přinést také určité problémy. Co se stane s vaším balíkem úprav, když partner vydá a nasadí novou verzi? Přijdete o ně, nebo budou dostupné i po aktualizaci? Vyvarujte se rozhodování, zda přejít na novou verzi bez svých individuálních změn, nebo zůstat několik let na starém systému. Vyberte si partnera, který má toto vyřešené.

Udržujte co nejmíň dodavatelů a subdodavatelů

Instalace ERP systému vyžaduje několik nejen softwarových, ale také hardwarových komponent. Kromě softwaru je nutné zajistit například serverové zázemí, datové úložiště, propojit vnitřní síť uživatelů, zajistit vhodnou konektivitu a podobně. Tyto subdodávky byste se měli snažit minimalizovat na co nejméně dodavatelů. Spolupracujte s partnerem, který je schopen tyto služby všechny zastřešit a ručit za ně – nejlépe v rámci jedné smlouvy. Vyhnete se komplikacím, kdy si mezi sebou váš problém přehazuje hned několik různých stran.

Definujte reakční doby a ostatní pravidla

Vyžaduje váš business rychlé a časté změny? Proberte si vaše požadavky na reakční dobu, cenu nových úprav, šíři servisu a dalších pro vás důležitých bodů předem. Nastavte si vzájemné podmínky tak, aby je obě strany byly opravdu schopny dodržet. Každý projekt je v těchto požadavcích individuální a pravidla následné spolupráce je dobré nepodceňovat. Není nic horšího, než když nutně potřebujete pravidelně reagovat na změny a dodavatel není schopen je včas zajistit. Nesmíme zapomenout také na smluvní stránku celé spolupráce. Chtějte takového dodavatele, který vám výše zmíněné podmínky a jejich rozsah jasně nadefinuje už ve smlouvě.

Nezapomínejte na to, že dodavatel vašeho ERP systému je také váš partner. Váš úspěch znamená úspěch také pro něj. Využijte proto co nejvíce toho, že vám při konzultacích pomáhá odhalovat slabá místa uvnitř společností a spolupracujte na co nejlepším rozvoji společně.

Petr Schaffartzik Autorem je ředitelem oddělení systémové integrace společnosti K2 atmitec.