Základní funkčnost – rozesílání upozornění – se v propojení s ERP systémem může jednoduše změnit na aktivní informační kanál nebo prostředek, jak předcházet problémům či krizovým situacím. Aktivní informační kanál ve smyslu, že řešení uživateli umožňuje přejít přímo do místa, kterého se upozornění týká, a uživatel je tak schopen vidět daný doklad (např. fakturu v PDF), případně místo v systému (např. knihu zakázek). Prostředek pro předcházení problémům či krizovým situacím ve smyslu definování podmínek, kdy má uživateli přijít důležité upozornění. Představme si, že začneme vyrábět výrobek na míru, ale nevíme, že nám zákazník neuhradil zálohovou fakturu, a po vyrobení zjistíme, že výrobek již nechce. Nebo začneme vyřizovat objednávku až ve chvíli, kdy již nejsme schopni zabezpečit včas požadované zboží, a nedodržíme tak termín realizace. Notifikace nás na tyto situace upozorní s předstihem. Představují zde tedy jakousi pojistku před možným problémem, který sice nepředpokládáme, ale přesto může nastat. Stávají se tak cenným nástrojem především pro top manažery a vedoucí.

Na notifikace můžeme nahlížet třemi způsoby: běžná upozornění, vnitřní komunikační kanál a již zmíněný prostředek pro předcházení krizovým situací. Příkladem běžného upozornění může být vytvoření nového úkolu, dosažení minimálního stavu na skladě, nebo jen připomenutí narozenin mých významných zákazníků. Dalším příkladem mohou být upozornění ohledně procesů, ve kterých nefiguruji, ale které jsou pro mě důležité – dokončení výrobku, schválení smlouvy atd. Zpravidla jde o krátkou informaci.

Vnitřní komunikační kanál umožňuje ručně zaslat zprávu určité osobě nebo skupině osob. Představme si, že narazíme v systému na nějaký údaj, ke kterému potřebujeme vysvětlení. Pomocí systému upozornění jsme schopni přímo na daném místě odeslat zodpovědné osobě zprávu s odkazem.

U krizových situací jsou pak důležité zejména definované podmínky, kdy má upozornění vzniknout, například hrozící prodlení ve výrobě z důvodu posunutí dodávky kritické komponenty dodavatelem.

Jak se nezahltit zbytečnými informacemi?

Rozsah událostí, na které jsme schopni upozornit, je velký. Je tedy vždy potřeba vybrat skutečně klíčové informace s ohledem na typ firmy a pracovní pozici. Řada firem také v malé či větší míře využívá customizace systému, a tak mohou mít k dispozici rozličné údaje. V IS K2 proto existuje obecná forma událostí, díky které si je firma sama schopna definovat vlastní notifikace. Tato forma je ideální například pro údaje související s vyhodnocením, jako je posouzení pravděpodobnosti úspěchu příležitosti, saldo zákazníků a další.

Mezi standardní akce patří například platba faktury konkrétních zákazníků, výška platby, změna zůstatku na účtu, nový krok ve workfow, nová příležitost v marketingu, nový úkol atd. Počet akcí se může samozřejmě nadále rozšiřovat dle požadavků uživatelů, je však potřeba mít na paměti jejich reálný užitek.

Jak notifikace fungují?

Informační systém je schopen reagovat na stavy, které jsou nakonfigurovány tak, aby u nich vznikalo upozornění, například nový úkol. V momentě, kdy je tedy nový úkol vytvořen, je zároveň vytvořen záznam o incidentu, který se automaticky zařadí do fronty incidentů. Zpracováváním těchto incidentů je pověřen aplikační server. Ten také kontroluje, zda daný incident odpovídá dalším doplňkovým podmínkám, a je tedy možné z něj vytvořit požadavek na notifikaci. Požadavkem na notifikaci se rozumí stav, kdy se incident nadále zpracovává do tabulky historie, ale již je zde přesně definována kombinace stavů a osob.

Rozlišujeme také dva základní typy notifikací – push a pop. Notifikace push je vždy odesílána na mobilní zařízení a po jejím vyřízení zaniká. Notifikace pop zůstává v centrálním databázovém úložišti, ke kterému přistupují všichni klienti. Zároveň je vhodná pro uživatele, kteří využívají více klientů najednou, jelikož se objeví pouze jednou, tzn. například ve webovém klientu, ale již ne v pevném či mobilním.

V případě ERP systému K2 je možné notifikace využívat v různých klientech (tzn. pevných, webových, mobilních), kteří zajišťují uživateli aktuálnost a dostupnost informací prakticky kdekoliv. Konkrétně mezi zařízení, které máme k dispozici, patří operační systém Windows pro webového a pevného klienta, Android a WindowPhone pro tablety a mobily a případně klasické SMS.

Pokud chceme svým zákazníkům zasílat zprávy například o stavu zboží (naskladněno, expedováno atd.), je to možné přímo ze systému. Ve formátu zprávy naleznete také možnost kombinovat vlastní texty i údaje z IS K2.

Notifikace nemusí být pouze upozorněním, ale v kombinaci se sofistikovaným informačním systém také „kontrolkou hladiny oleje“, která pomáhá uživateli předcházet krizovým situacím. V konečném důsledku jsou schopny snižovat firmě náklady, podporovat spokojenost jejich zákazníků, udržovat plynulý chod firemních procesů, zajišťovat jednoduchou kontrolu či posílit firemní komunikaci.

Pavel Motan
Autor je obchodním ředitelem společnosti K2 atmitec.