Pro toto rozlišení nepoužíváme dělení na levné „pouze evidenční“ informační systémy a ty druhé dražší informační systémy. Samozřejmě, že komplexnější systém, který obsahuje mnoho pokročilejších funkcionalit má lepší předpoklady stát se informačním nástrojem pro řízení. Ze zkušenosti však známe případy, kdy jsou i drahé softwarové nástroje využívány pouze na úrovni evidence dat. Jako zásadní kritérium chápeme míru využití informací poskytovaných a zpracovaných v informačním systému pro řízení procesů v podniku. Používáte vlastní „pomocné“ přehledy, evidence, vyplňujete výkazy požadovanými daty mimo informační systém? Telefonujete, mailujete, když chcete zjistit stav objednávky, zakázky, výroby? Máte okamžitý přehled o klíčových údajích: skluzy dodávek, skluzy výroby, ziskovost zakázky? Má management permanentně dostupné potřebné aktuální informace o stavu a vývoji firemních procesů a o výsledcích?

Odpovědi na uvedené otázky jasně naznačí, který způsob využití vašeho informačního systému u vás převažuje. Pokud lze hovořit o vašem informačním systému jako o skutečném informačním nástroji, patříte k těm, kteří dokáží investice do IT technologií využít lépe, nebo pro to máte aspoň vytvořeny předpoklady. Samozřejmě je neméně důležité, jak se získanými informacemi naložíte. Pokud potřebné informace nemáte k dispozici nebo je „tvoříte“ mimo informační systém, i když za pomoci dat evidovaných v systému, pak je váš systém spíše evidenční. Je tedy váš informační systém špatný? Rozhodně tomu tak nemusí být. Pro správné použití hrají zásadní roli dva faktory, a to schopnost využít informační systém jako informační nástroj a funkčnost informačního systému pro poskytování informací.

Schopnost využít informační systém jako informační nástroj

Schopnost pracovat s informačním systémem považujeme na základě našich zkušeností z projektů v řadě výrobních firem za rozhodující. Pro dosažení úspěchu je významné dosáhnout sladění tří prvků: možností informačního systému, firemních procesů a lidí, kteří systém používají, procesy tvoří a fungují v jejich rámci.

Nejde tedy jen o to, vymyslet si libovolné informace, přehledy a výkazy, které považujeme za důležité a budeme je požadovat z podnikového systému. Základem je nastavení podnikových procesů a tvorba procesních ukazatelů. Procesy je nutné optimalizovat z pohledu jejich průběhu a výsledků a nastavit pro jejich sledování a vyhodnocování vhodné ukazatele. Součástí návrhu zlepšení firemních procesů tak musí být identifikace kritických faktorů úspěchu, které nejvíce ovlivňují pozitivní výsledky daného procesu. A těmto kritickým faktorům musí odpovídat navržené procesní ukazatele. A až teprve nyní je možno tyto ukazatele definovat z pohledu nutné datové struktury potřebné k jejich tvorbě a hledat v informačním systému možnosti jejich zobrazení a sledování.

Základním aktivním prvkem musí být lidé. Aktivní, motivovaní, se zájmem o zlepšování firemních procesů a výsledků. Dále je důležitý systém firemních procesů – optimalizované standardy, definované vstupy a výstupy a jejich kontroly, průběhy činností, zodpovědnosti a systém procesních ukazatelů navázaný na kritické faktory úspěchu.

Funkcionality informačního systému pro poskytování informací

Jakmile máte definovány vhodné ukazatele, vstupují do hry vlastní funkcionality informačního systému pro zobrazení požadovaných hodnot ukazatelů a dalších informací pro řízení. Jde o schopnost systému pomoci vám ve vaší práci. Trendem moderních informačních systémů je integrace modulů pro zobrazení ukazatelů, poskytnutí souhrnných informací z nejdůležitějších oblastí činnosti podniku – plánování, výroby, nákupu a prodeje. Integrace do informačního systému na rozdíl od nadstavbových modulů (MIS, BI apod.) usnadňuje využití a tvorbu požadovaných výstupů. Výhodou je jednotné uživatelské ovládání, na které jsou uživatelé zvyklí z běžné práce v systému. Dále aktuálnost poskytnutých informací, možnost využít řadu předdefinovaných ukazatelů a datových pohledů.

Funkcionalita informačního systému je pro jeho použití jako informačního nástroje důležitá, ale ne rozhodující. I méně dokonalý informační systém může být poměrně kvalitním nástrojem řízení. Ale bez schopnosti lidí využít dostupné technologie informačního systému se i „dobrý“ systém stává pouze evidenčním. Vaší snahou by mělo být maximálně využít data z informačního systému jako zdroje cenných informací o vývoji podnikových procesů – informace vám musí včas signalizovat možné problémy a poskytnout možnost je řešit.

Podstatným přínosem „informačního“ systému je právě včas poskytnutá aktuální informace o stavu procesu, abyste nemuseli čekat na souhrnné měsíční výstupy. Zpožděné řešení objevených problémů je pak neaktuální, problému již nezabrání, nebo dokonce mezitím stejný problém způsobil řadu dalších negativních důsledků.

Víte, kolik peněz vaše firma vložila do pořízení a každoročně vynakládá na udržování informačního systému? Zůstat na úrovni evidence je obrovskou ztrátou zejména z pohledu investice.

Jiří Pavlík
Autor působí jako konzultant ve společnosti ITeuro.