Termínem cloud označují dodavatelé ERP vše, od hostování on-premise systému přes privátní či veřejné cloudové sítě až po poskytování softwaru jako služby v single nebo multitenant prostředí, kdy více vzájemně oddělených zákazníků sdílí stejnou fyzickou infrastrukturu. Řada dodavatelů se také snaží prosazovat vlastní „tradiční“ řešení jako cloudové. Ve většině případů se ale jejich systémy z pohledu architektury nijak neliší od on-premise systémů, jen jsou namísto klasického nasazení nabízeny hostovanou formou. Často jsou dodávány společně se službami poskytujícími funkce pro správu aplikace (application management services) a namísto klasických „věčných“ licencí prodávány formou licenčního modelu založeném na „předplatném“. Tento způsob nasazení s sebou jistě nese přidanou hodnotu. Na druhou stranu, některé charakteristiky, které jsou neodmyslitelně spjaty s termínem cloud, je při něm mnohem těžší naplnit. Jedná se především o škálovatelnost, elasticitu a automatizaci patchování.

Charakteristiky ERP v cloudu

Uvedený graf ukazuje charakteristiky cloudu z pohledu uživatele tak, jak je definuje společnost Gartner. Konkrétní charakteristiku lze vždy posuzovat na škále 0 až 5 podle toho, jak moc ji dané řešení naplňuje. ERP ve formě SaaS je například vlastní, že se o správu řešení kompletně stará poskytovatel, zatímco u on-premise nasazení leží tato problematika na bedrech uživatele. Graf ilustruje odlišné vlastnosti ERP systému nasazeného formou on-premise, hostingu rozšířeného o služby správy aplikace a SaaS. Z grafu mimo jiné vyplývá, že „cloudové ERP“ může nabývat mnoha podob. Dvě různá cloudová řešení mohou vykazovat různé kombinace „naplnění“ uvedených charakteristik a v některých případech může být stejný ERP systém nabízen s odlišnými vlastnostmi. Ryzí cloudové řešení, kterému se v grafu nejvíce blíží model SaaS, by z pohledu uživatele bylo maximálně flexibilní, založené na pay-per-use bez jakýchkoliv zaváděcích poplatků, nabízelo by pouze předdefinované funkce bez možnosti je konfigurovat, bylo by kdykoliv možné zrušit využívání předplacených služeb, lokace dat by byla irelevantní, zákazník by dostal úplnou podporu při přechodu na odlišné řešení a software by byl kompletně spravován poskytovatelem. Takové řešení zatím žádný dodavatel ERP nenabízí.

Podívejme se nyní blíže na ty z uvedených charakteristik, které jsou typické pro ERP. Při výběru vhodného cloudového ERP je na ně třeba vždy nahlížet z perspektivy potřeb naší firmy a zvolit takovou jejich kombinaci, které nám budou nejvíce vyhovovat.

Charakteristiky cloudového ERP dle společnosti Gartner

Škálovatelnost a elasticita

Tyto faktory jsou důležité pro společnosti, jejichž podnikání podléhá sezonním výkyvům, a tudíž je jejich ERP systém v průběhu určitých období vystavován nerovnoměrné zátěži. Například společnosti z oblasti utilit dodávající vodu, elektřinu, plyn, mobilní služby atp. musí vydávat a zasílat faktury v prvních dnech každého měsíce. Pro to potřebují shromáždit fakturační údaje z různých zdrojů, konsolidovat je na faktuře pro klienta a následně zpracovat platby. V porovnání se zátěží ve zbytku měsíce potřebují takovéto společnosti využívat ERP mnohem intenzivněji. V takovém případě již nestačí mít tradiční hosting na dedikovaných zdrojích, ale systém, který umožňuje s nízkou latencí dynamicky měnit jeho výkon.

Měření využívání služeb

Většina společností má stabilní a předvídatelnou spotřebu služeb. Těm dávají smlouvy založené na fixním počtu uživatelů smysl. Nicméně existují i společnosti, které potřebují vyšší elasticitu. Aby optimalizovaly své náklady, potřebují sjednávat smlouvy postavené na platbách jen za ty služby, které v daném období „spotřebují“, jinak by licence nevyužívaly efektivně.

Sdílení technologie

Téměř každou technologickou vrstvu je možné sdílet. Je nutné si ale uvědomit, že s tím, jak roste sdílení napříč infrastrukturou, roste také riziko selhání a stejně tak potenciální možnost, že se systémy budou navzájem negativně ovlivňovat. Mnoho poskytovatelů hostingu nabízí virtualizované servery, které umožňují aplikacím sdílet hardware. Porucha jednoho fyzického serveru tak může postihnout i několik ERP instancí. Na databázové vrstvě může být zase sdílen systém řízení báze dat, což může negativně ovlivnit výkon různých ERP instancí, a to přestože jsou jejich data uchovávána v oddělených schématech. Systémy sdílející aplikační logiku mezi různými zákazníky na jedné straně usnadňují upgradování, ale na druhé straně limitují možnosti customizace individuálního klientského řešení. Při výběru vhodného řešení se tak musíte rozhodnout, jaké úrovně dat a aplikací chcete mít sdílené.

Licencování

Je možná překvapivé, že kombinace tradičního licencování s hostingem a službami správy aplikace je v některých případech z pohledu nákladů lepší variantou. V řadě případů, především u systémů využívaných mnoho let, jsou celkové náklady na nákup licencí smluvených na předplatitelské bázi významně vyšší než u licencí zakoupených tradičním způsobem. Model předplatného je proto zajímavý hlavně pro interní užití, kdy společnosti potřebují vysokou elastičnost, nebo pokud je nemožné využít kalkulaci kapitálových výdajů na bázi capex. Lze proto doporučit vypracovat již na začátku výběru ERP systému studii porovnávající různé typy licencování, která bude zohledňovat upgradování a výměny hardwaru, a jejich dopad na náklady. Zajímavou alternativu k tomuto postupu je nákup licencí předplatitelskou formou ve fázi implementace řešení, kdy se jednotliví uživatelé seznamují se systémem a profiluje se, které funkce budou používat, a následné využití klasické formy licencování pro ty části ERP, které byly identifikovány jako důležité, a lze tak u nich předpokládat využívání po řadu let.

Správa aplikace

V případě ERP poskytovaného formou SaaS je správa řešení ponechána zcela na poskytovateli. Uživatel nemá žádnou, nebo jen minimální možnost přistupovat k technické infrastruktuře. V případě cloudového řešení, přestože se v podstatě jedná o hosting, je třeba služby jako zálohování, disaster recovery, monitorování systému, patchování a menší upgrady vyjednat zvlášť. Je proto nezbytné určit si na začátku smluvního vztahu, jakou úroveň služeb pro své podnikání potřebujete.

Umístění dat

Teorie říká, že cloudové ERP může být doručováno z datacentra, jehož umístění neznáme a tato lokace se může kdykoliv změnit v závislosti na potřebě rozložit zátěž, konektivitě atp. Neznalost konkrétního umístění dat může v určitých, silně regulovaných odvětvích nebo v organizacích veřejného sektoru způsobovat problémy. V tomto případě je vhodné s poskytovatelem dohodnout ve smlouvě takové podmínky, které vám dají kontrolu nad fyzickou lokací a zpracováním dat. Užitečné je také zjistit si, jakým nařízením provider podléhá v oblasti poskytování soukromých informací policejním a bezpečnostním složkám a daňovým a finančním auditorům.

Snadnost přechodu k jinému řešení

Migrace z jednoho systému na druhý je, jak v případě on-premise systému, tak i cloudového řešení, ponechána na uživateli, a co se týká úsilí, které k tomu musíte vynaložit, je jedno, v jakém prostředí se váš systém nachází. Je ale třeba si uvědomit, že na rozdíl od odvětví založených na službách, kde v mnoha zemích stačí ke změně dodavatele (například elektřiny) pouze podepsat smlouvu s novým subjektem, je migrace na nový systém mnohem komplikovanější proces. Situace v cloudovém prostředí je dokonce kritičtější než u on-premise systémů, protože uživatelé jsou zde mnohem více závislí na poskytovateli. Ten má plnou kontrolu nad celým systémem a jeho ochota spolupracovat na migraci nemusí být dostatečná, formovaná vědomím, že ztrácí platícího zákazníka. Při přechodu na nový systém proto mohou nastat problémy. V extrémních případech dokonce může původní poskytovatel zabránit uživateli v přístupu k systému a de facto jej „odstřihnout“ od jeho dat a definic nastavených procesů. Abyste takovým problémům předešli, zahrňte do smlouvy podmínky, které vám v takových situacích zaručí přístup k vašim datům, popsaným procesům, dodatkům ke zdrojovému kódu atp.

Kontrola nad změnami softwaru včetně upgradů

Při tradičních implementacích on-premise jsou všechny změny systému pod kontrolou držitele licence, v některých případech za asistence implementátora. U ERP v režimu SaaS je tomu přesně naopak, pouze poskytovatel rozhoduje o tom, jaké změny a kdy budou na zákazníkově systému provedeny. Ověření funkčnosti nové verze systému by sice teoreticky měl zajistit provider, nakonec je ale za ni vždy zodpovědný uživatel. Při nasazování ERP formou SaaS se proto vyplatí vytvořit komplexní set testovacích dat a automatických testovacích procesů, které dokáží odhalit chyby vzniklé v důsledku upgradu systému. Na základě vyhodnocení takovýchto testů se pak můžete lépe rozhodnout, zda nasadit novou verzi hned, nebo ji zatím odložit (pokud to poskytovatel dovoluje). Žádné testování však nezaručí odhalení všech chyb, proto vytvořte také podpůrnou strukturu lidí a procesů, která vám umožní na ně reagovat.

Vybírejte pečlivě

Uvedené charakteristiky bychom samozřejmě mohli doplnit o další. Pro mnoho společností hraje důležitou roli například bezpečnost nebo možnost kustomizovat systém. Ve víceuživatelském prostředí SaaS je nemožné zasahovat do zdrojového kódu. Proto poskytovatelé vytvořily prostředí platform as a service (PaaS) napojené na jádro systému, aby toto omezení alespoň částečně „obešli“. Tyto zásahy jsou však velmi limitované, a je proto třeba k nabízenému ERP přistupovat i z toho pohledu, do jaké míry se potkává s našimi potřebami. To je nakonec základní požadavek, kterým byste se při výběru cloudového ERP a posuzování všech jeho vlastností měli řídit.

Christian Hestermann, Lukáš Dolníček
Christian Hestermann je analytikem a ředitelem výzkumu společnosti Gartner. Ve své práci se zaměřuje na trh ERP systémů a s nimi spojené klientské strategie.