Pokud se podíváme na oblasti, které velkoobchodní firmy pomocí ERP systému nejčastěji chtějí řešit a také zde ponejvíce investují do nových technologií, pak se zpravidla jedná o skladovou evidenci a s tím spojenou organizaci práce, včetně návazných logistických či distribučních kanálů, elektronickou komunikaci a mobilní přístup. Ve výčtu sem konkrétně patří:

• WMS (warehouse management system),
• RFID (radiofrekvenční přístroje),
• podpora logistických procesů,
• elektronická komunikace a oběh dokladů,
• mobilní přístup k informacím pro zaměstnance, obchodní partnery i koncové spotřebitele.

Skladová evidence

Kvalitní ERP systém podporuje například sledování skladových zásob nejen na úrovni množství, ceny a objednaného zboží, ale pokrývá i sledování výrobních šarží, sériových čísel, umístění ve skladu či data expirace. Záleží pak na typu společnosti, jejím oboru a branžových specifikách, jestli s funkcionalitou ERP systému vystačí, či jej rozšíří o komplexní řízení skladu známé pod názvem WMS (warehouse management system).

WMS systémy poskytují dokonalý přehled o stavu skladu a plánování optimálních tras skladníka, aby neplýtval časem při hledání zboží nebo zbytečným přecházením od regálu k regálu. WMS dále poskytuje nejen statické informace o uložení a množství, ale předikuje i budoucí potřeby podle uplynulých pohybů. Dokáže tak například provádět přeskladnění do regálových pozic, aby zboží bylo takřka vždy připraveno na nejvhodnějším místě k následné manipulaci. WMS jsou velmi často používány nejen pro plánování, ale i pro poskytování komplexního přehledu o pohybu jak zboží, tak samotných pracovníků, neboť každá operace je jednoznačně identifikovatelná a monitorovaná.

Společnosti se dnes nacházejí pod tlakem odběratelů a směřují k evidenci všeho – pohybu, práce, času, použitého materiálu, šarží balících jednotek či evidenci obalů a jiných přepravních jednotek. Ruční zpracování takovýchto záznamů by proto nebylo příliš věrohodné, neboť přepisem hodnot vznikají chyby lidského faktoru, a zároveň se jedná o časově velice náročnou činnost.

Roli hraje i hardware

Společně s příslušným softwarem zahrnuje WMS i speciální hardware (přenosné terminály, bezdrátovou síť, tiskárny). Samotný WMS je vysoce sofistikovaný nástroj, avšak pokud by své cenné informace produkoval pouze v papírové podobě, případně na vzdáleném PC, ztratil by svou největší sílu. Z daného důvodu je WMS doplněn dalšími periferiemi, z nichž se nejčastěji setkáme s identifikačními přístroji typu RFID terminálů pro snímání čárových kódů, tiskárnami čárového kódu a v poslední době čím dál častěji také hlasem řízeným RFID terminálem. Ačkoliv totiž klasické RFID terminály poskytují plnou informovanost obsluze (zamezuje chybné a tedy zbytečné manipulaci se zbožím – zdroje uvádí přesnost až 99,9 procenta), dokážou navádět obsluhu optimalizovanou trasou, čímž dochází ke snižování manipulačních nároků a prostojů, stále s sebou nesou v závislosti na typu nutnost dalších operací.

Samotná manipulace s terminálem, odkládání a jeho ovládání blokují ruce skladníkovi, a to i v případě terminálu pevně umístěného na ruku skladníka se snímacím zařízením. Z tohoto důvodu proto přichází ke slovu technologie, které obsluze umožňují mít volné ruce pro manipulaci se zbožím. Typickým zástupcem pak je právě RFID terminál s hlasem řízenými operacemi, kdy obsluha obousměrně komunikuje pomocí hlasu s řídicím informačním systémem, a stává se tak daleko výkonnější a efektivnější. Systém identifikuje skladníka na základě jeho hlasu.

Za největší výhodu těchto zařízení pak lze považovat on-line zpracování a přístup k on-line informacím, nulové prodlevy mezi skutečně vykonanou činností a jejím automatickým, nikoliv ručním, mnohdy chybovým, záznamem do řídicího informačního systému. Kvalitní ERP systém dále dokáže podpořit získané informace o expedičním úkonu, automaticky připraví potřebnou dokumentaci, a to jak v papírové, tak elektronické podobě, a v neposlední řadě navrhne i optimální trasy pro dodání zboží cílovému spotřebiteli.

Elektronická komunikace

Aby byly poskytnuté informace účelně využité, měl by je řídicí ERP systém poskytnout ve strukturalizované datové podobě dalším subjektům, nejčastěji v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce nebo státním orgánům.

Problematika elektronické výměny dat mezi jednotlivými subjekty je již dlouholetým pilířem a zároveň výzvou pro neustálé zdokonalování ERP systémů. Zmiňme například rozšířenou komunikaci EDI (electronic data interchange), která se využívá u většiny obchodních řetězců či firem napojených na automobilový průmysl. Velmi častým názorem je, že EDI je naprosto striktně definovaná pevná struktura výměnných souborů. Nicméně každý řetězec používá dílčím způsobem modifikované soubory, a tak ERP systém nevystačí s jednou univerzální strukturou, ale musí disponovat nástrojem pro cílenou konfiguraci dávek s přihlédnutím ke zvolenému obchodnímu partnerovi.

EDI komunikace značně šetří čas, zamezuje chybovosti a poskytuje informace nejen o objednávkách, fakturách, dodacích listech nebo příjmech zboží, ale dokáže také informovat například o stavech skladu u dodavatele (objednatele), avizovat budoucí příjem či migrovat ceníky. Kombinací těchto možností mohou manažeři následně ušetřit čas a finance, neboť vše lze vyřešit datově pomocí řídicího sytému. Navíc veškeré potřebné informace mají on-line k dispozici a část rozhodovacích procesů, příprav a úkonů, včetně automatického objednávání nebo vyhodnocování dodavatelských ceníků z různých aspektů, kompletně přebírá ERP systém.

Podpora mobility

Dalším častým důvodem, který vede obchodní firmy k zavádění nových technologií, jsou podpůrné aplikace ERP systému, jež dokážou zajistit mobilitu pracovníků, kteří svůj aktivní pracovní čas tráví mimo zázemí firmy, v terénu. Ať se již jedná o manažera nebo obchodníka, oba nutně potřebují aktuální a správné informace v reálném čase a kvalitě.

Dodavatelé ERP systémů za tímto účelem vytvořili ve svých systémech doprovodné, v různé míře integrované aplikace a další části nosného ERP produktu, jako je například systém CRM (customer relationship management), SRM (supplier relationship management) a v souvislosti s rozmachem mobilních zařízení také aplikace pro ně určené.

V počátcích šlo o „jednoduché“ dotazování se databázového zdroje prostřednictvím přednastavených SMS zpráv, kódů a zkratek. Tento trend byl poplatný době před pěti lety. Aktuální možnosti se zaměřují směrem k plnohodnotným aplikacím pro chytré mobilní telefony, iPady, PDA, tablety a netbooky. Vlivem dostupnosti pokrytí především datových přenosů mobilních sítí má tak uživatel mobilního zařízení aktuální přístup ke klíčovým informacím uvnitř firmy prostřednictvím řídicího ERP systému.

Původní omezení mobilních telefonů, vztaženo k jejich relativně malému displeji a rozlišení, je v dnešní době nástupem chytrých telefonů a tabletů eliminováno, a výrobci softwarových produktů tak nejsou omezeni a získávají velmi široké možnosti uplatnění v mobilitě. Investice do mobilních aplikací je proto rozhodně správnou volbou.

Hlavní výhodou je zde přístup k aktuálním informacím pro správné a relevantní rozhodování externích pracovníků, kteří mohou na místě on-line komunikovat se systémem, přímo na místě mohou vytvářet například objednávku, zápis z jednání či naplánovat další schůzku, čímž okamžitě předávají informace dále a zároveň šetří režijní práci, kterou by jinak museli nutně vykonávat po návratu do zázemí firmy.

Uplatnění mobilních aplikací

Mobilní aplikace jsou často využívány i v domácím prostředí, pro práci z domova například při mateřské dovolené, při nemoci či prostě jako home office, která se stává hitem poslední doby, neboť neklade na společnost nároky týkajících se zabezpečení prostor a energií a zároveň daný princip většinu zaměstnanců motivuje k vyšším výkonům přesahujícím rámec odváděných prací ve firemním prostředí. Další uplatnění pak představuje využití mobilních aplikací při služebních cestách, kdy ztrátový čas nutný k překonání vzdálenosti velmi dobře eliminují tablety či přístroje a aplikace s integrovaným hlasovým ovládáním.

V posledních dvou letech začaly na povrch vyplouvat také softwarová řešení zajišťující interaktivní prezentaci vlastní produktové řady například v obchodních centrech. Umístěna bývají povětšinou do samostatných terminálů a potenciální zákazník má možnost se blíže seznámit s produkty společnosti s tou výhodou, že data nejsou v terminálech statická, ale dynamická, řízená synchronními intervaly s centrálním ERP systémem, takže kvalita získané informace vzrůstá, odpadá nutnost a komplikace s manuálním přehráváním databázových informací, včetně nároku na nosné médium terminálu. Z takových terminálů lze již mnohdy vytvořit přímo objednávku jako na e-shopu či sjednat schůzku.

Jako další příklad využití mobilních aplikací lze uvést již rozšířené a známé e-shopy, kde je vybudování kvalitního B2B či B2C řešení otázkou přežití společnosti, nikoliv výdobytkem moderní doby. Integrovaný e-shop je dnes standardem u většiny výrobců ERP.

Je patrné, že účelně vynaložená investice do moderních technologií může firmě nejen významně pomoci, ale také ji může zachránit, neboť není možné „zaspat“ dobu a postupně se z trhu vytratit pro svou nekonkurenceschopnost.

Jiří Traxler
Autor je konzultantem společnosti J.K.R., která je producentem podnikových informačních systémů Byznys ERP.