Výběr nového ERP systému je prováděn s výhledem na několik příštích let, a proto mu podniky věnují značnou pozornost. Přesto přibližně pět procent českých firem výběr ERP nezvládne a v horizontu několika měsíců ho musí vyměnit za jiný. To přirozeně přináší obrovské ekonomické náklady, často včetně výrobních a prodejních ztrát. Podívejme se společně na několik faktorů, kterým je třeba při výběru ERP věnovat pozornost.

Výběr ERP často brzdí sami IT manažeři

Proces výběru ERP systému často negativně ovlivňují šéfové firemního IT. Často nemusí mít ochotu učit se nové technologie nebo trvají na požadavku, aby byl nový systém postaven na jejich oblíbené platformě. Další častou chybou je špatná definice klíčových procesů ve firmě, kdy se vedení zasekne na nepodstatných detailech, a klíčové parametry přinášející zisk z diskuze unikají. Sporné jsou někdy i zásahy finančních ředitelů, kteří jednostranně tlačí na cenu celého řešení, které pak není komplexní nebo nepočítá s rozvojem firmy v příštích letech. Nejlevnější ERP systémy přitom přirozeně mívají omezenou modularitu a jen obtížně se dodatečně rozšiřují, případně nemají zajištěn dlouhodobý rozvoj, a to jak z technologického, tak i procesního hlediska.

Slabý dodavatel a výrobce ERP představuje riziko

Kvalitní ERP systém by měl umožnit rozšiřování prostřednictvím předpřipravených modulů i speciálně vyvinutých oborových řešení. Měl by za ním samozřejmě stát i silný výrobce, který dokáže systém přizpůsobovat velice rychlým změnám trhu a přispívat tím ke zvýšení efektivity zákazníků. Docela často se totiž zapomíná na stabilitu dodavatele z hlediska hojných akvizic na trhu ERP systémů. Pokud slabého dodavatele ERP koupí některý silný hráč, může to následně vést až k ukončení podpory původního systému, což také není pro jeho uživatele zrovna příjemná zpráva.

Dostupnost a srozumitelnost je výhodou

Top management by se měl při výběru zaměřit i na to, aby reporty nového ERP byly k dispozici ve srozumitelné formě, ideálně přes podnikový portál, aby s nimi dokázali pracovat i manažeři na středních a nižších pozicích dle úrovně svých přístupových práv. Díky snadnému přístupu ke správným datům mohou manažeři velice efektivně řídit společnost a mají dostatek času k jejímu rozvoji. Současně by měla proběhnout integrace se stávajícím podnikovým portálem tak, aby na sebe jednotlivé typy výstupů navazovaly.

Kdy svěřit výběr ERP poradenské společnosti?

Moderním trendem při výběru ERP je pozvat do firmy zástupce dvou nebo tří velkých IT firem a požádat je, aby spolu s managementem pomohli vytipovat klíčové procesy i proces jejich zahrnutí do nového ERP. Při závěrečné prezentaci výsledků pak může být jasné, která IT firma pochopila potřeby svého zákazníka nejlépe. Dalším současným trendem je svěřit výběr ERP poradenské společnosti, která vyhodnotí jednotlivé nabídky. S kvalitou poradenských společností ale máme rozporuplné zkušenosti, některé klientovi skvěle pomohou, jiné už ale dopředu vědí, jaké IT produkty budou preferovat. Svěřit výběr ERP do rukou poradenské společnosti je proto vhodný tah hlavně v situaci, kdy nemáme žádného vhodného manažera s průřezovými znalostmi o firmě. Tím obvykle nemusí být jen generální ředitel, ale velmi často se jím stává třeba vedoucí výroby nebo logistiky.

Jaké firemní procesy zahrnovat do ERP?

Funkční podnikový informační systém zahrnuje zpracování všech podnikových procesů. Velmi často je představa o funkčním podnikovém informačním systému redukována na zpracování nejrůznějších ekonomických agend, které mají pomocí utříděných čísel na různých formulářích a tiskových sestavách zobrazovat stav ekonomiky podniku. Skutečnost je ale jiná, moderní ERP dokáže analyzovat všechna podstatná podniková data a dává tím managementu jasné podklady k dalšímu rozvoji a také k hledání vhodných úspor. Pokud se management rozhodne nasadit nový podnikový systém, pak se jeho úsilí napřímí směrem k výběru ERP systému, který ve většině případů pokryje téměř všechny jejich požadavky. ERP systém zajistí nástroje pro sběr dat, jejich zpracování a samozřejmě nepřeberné množství nejrůznějších tiskových a grafických výstupů, které generuje.

Podnikové procesy hlavní, podpůrné a řídicí

Před stanovením kritérií, která by měl splňovat nový informační systém, je důležité zpracovat přehled všech procesů, které se v rámci činnosti podniku vyskytují. Podnikové procesy se podle typu dělí na hlavní, podpůrné a řídicí. Je důležité procesy do těchto skupin správně zatřídit už při úvodní analýze. Podstatné je přitom stanovit každému procesu konkrétního manažera, který jednak zodpovídá za přesnou specifikaci funkčnosti a výstupu, jednak je zodpovědný za to, že nový informační systém bude tato kritéria splňovat. Pokud je proces příliš složitý nebo rozsáhlý, je třeba specifikovat i klíčové aktivity u těchto procesů, a to nejlépe na jednotlivé uživatele systému nebo na skupiny uživatelů. Specifikování těchto procesů ještě před vybudováním informačního systému pak zjednoduší i nasazení projektového řízení, pokud se k tomu podnik rozhodne.

Výkonný ERP pokryje většinu procesů

Výkonný ERP systém s velkým rozsahem standardních funkcí bude schopen pokrýt až 70 % podnikových procesů, aniž by bylo zapotřebí řešit významné uživatelské úpravy. Například u řízení nákupu a řízení prodeje ze skupiny hlavních procesů bude zapotřebí upravit pouze obchodní dokumenty podle stávajících používaných dokumentů, aby podnik nebyl nucen se změnou informačního systému měnit i svou image vůči svým klientům. Vůbec žádnou změnu nebude třeba řešit u procesu hlavního plánování a procesu řízení výroby, které patří do skupiny podpůrných procesů.

Právě v takovéto situaci jsou zkušenosti kvalitního dodavatele ERP zásadně důležité, nezapomeňte si proto vyžádat jeho reference. Zkušený dodavatel vám s analýzou procesů pomůže a přechod na nový ERP tak bude pro vaši firmu rychlý a úspěšný.

Petr Šenold