Přečtěte si, jak mohou automatizované procesy v ERP systémech fungovat v praxi, jak je české společnosti typicky využívají, a co vlastně můžete od svého dodavatele ERP systému požadovat.

Vývoj ERP systémů směrem k automatizaci

Tak jako musí podnikatelské prostředí pružně reagovat na měnící se tržní podmínky, mění své vlastnosti i ERP systémy. Společnosti, které je dnes už rutinně používají, kladou důraz na to, aby se ERP systémy maximálně uplatňovaly ve všech firemních procesech. Od komunikace se zákazníky po skladovou evidenci nebo vyřizování objednávek z e-shopu. Je to dáno stále se zvyšující odborností majitelů firem, kteří mají dnes už zpravidla velmi přesnou představu o potřebách svých firem i možnostech využití IT technologií. Díky tomu vyvíjí v pozitivním duchu tlak na dodavatele ERP systémů, kteří „musí“ stále více funkcí, původně dostupných jen v těch nejdražších a nejrobustnějších systémech, zavádět i do jednodušších ERP. Nástroje, dříve dostupné pouze pro elitní skupinu velkých firem, tak mají ve výsledku k dispozici ve svých systémech i střední a menší podniky. Na českém trhu jsou tohoto typickým příkladem některé velmi rozšířené ekonomické systémy, které dnes obsahují mnoho dříve ve své kategorii nepředstavitelných funkcí. Využívat ERP systém pouze jako robustní účetní software je již zkrátka překonané. Při výběru, implementacích a využívání ERP systémů dnes firmy hledají přínosy v podobě podpory obchodních, výrobních a dalších činností, snižování nákladů a poskytování podpory pro manažerská rozhodování.

Využití ERP systémů při cenotvorbě

První chytrou možností automatizace procesů v ERP systémech je poloautomatizované tvoření cen. To typicky využívají společnosti obchodující s komoditami, jejichž cenu určuje pohyb na světových burzách. Automatizovaný ERP systém v takovém případě sám stahuje data s cenami požadovaných komodit a ihned po zaznamenání pohybu ceny vytváří aktuální cenu pro zákazníky. Téměř okamžitá reakce na vývoj světových cen samozřejmě firmám přináší konkurenční výhody – dokážou mnohem pružněji reagovat a chrání se i před případnými ztrátami vzniklými prudkými výkyvy trhu. Ve výsledku tato funkce podnikům snižuje náklady a také odstraňuje chyby, které se při ručním stanovování cen mohou poměrně snadno objevit.

Automatizované srovnávání cen

Dalším velmi užitečným přínosem automatizace procesů při cenotvorbě je využití oblíbených srovnávačů cen. ERP sleduje informace o nejlepších cenách srovnatelného zboží na trhu a zohledňuje je při stanovování ceny pro zákazníky. Cenovou politiku i samotný výpočet ceny můžete ovlivnit mnoha nastaveními – například minimální marží nebo jiným logickým omezením, typicky. nastavením procenta maximální výše změny ceny v určité cenové hladině). ERP výpočtem připraví cenu tak, aby vyhovovala všem kritériím, a zároveň byla maximálně konkurenceschopná. Stejně tak využijí tento způsob automatizace firmy, které sázejí na nejnižší cenu na trhu. ERP systém ji bude hlídat za ně.

Zrychlení procesu objednávání zboží

Další oblastí, na kterou se firmy v automatizaci obchodu zaměřují, bývá zrychlení a zjednodušení procesu zajištění a objednání zboží u dodavatelů. Ta s automatizací cenotvorby úzce souvisí – obchodník se snaží dosáhnout co nejvýhodnější prodejní ceny, a proto musí také co nejvýhodněji nakoupit. ERP k tomu využívají funkce, které automaticky srovnávají ceníky dodavatelů, které máte importované v systému, a pomocí vhodných logických kritérií (například minimální objednací množství, minimální hodnota objednávky apod.) samy připravují koncepty vydaných objednávek. Když chcete, můžete tuto funkci dotáhnout k dokonalosti, a nechat ERP systém tu nejlepší objednávku rovnou vybrat a odeslat dodavateli. Získáte tak jistotu, že budete mít k dispozici vždy dostatek zboží za tu nejlepší možnou cenu.

Automatizované obchodní případy

Přesuňme se ale od využití funkcí ERP systémů pro podporu cenové konkurenceschopnosti směrem k podpoře dalších procesů. Skvělou příležitost pro automatizaci nabízí obchodní případy, pokud velká část objednávek vzniká například v internetových obchodech. Objednávky v takovém případě putují do ERP systému, kde se k nim díky pokročilým funkcím automaticky vytvářejí zálohové faktury. Jakmile zákazník takovou fakturu zaplatí, ERP systém automaticky objednávku uvolní k dalšímu zpracování. To nejen velmi zrychluje celý proces dodání zboží, ale také minimalizuje riziko chyby v dodání objednaného zboží. Obdobně může fungovat i zapojení alternativních platebních metod do nákupního procesu – například dobírky, platební brány a podobně. Jakmile zákazník takto objednávku zaplatí, ERP systém sám k uhrazeným objednávkám vytvoří příkazy k vyskladnění zboží a vytvoří příslušné prodejní doklady.

Podpora komunikace s přepravními společnostmi

Zejména e-shopy ocení zjednodušení často administrativně i časově náročné komunikace a administrativy spojené s přepravními společnostmi. ERP systémy mohou automaticky připravovat doklady k jednotlivým zásilkám a rovnou tisknout štítky k označení expedovaných balíků. Takto automatizované objednávky velmi výrazně snižují náklady na lidskou práci, a současně zvyšují rychlost a přesnost celého nákupního procesu. Díky tomu podobné řešení s oblibou využívají podniky, které musí pracovat s minimálními maržemi a minimálními náklady – typicky internetové obchody a podobné firmy.

Podpora péče o klienty

Velkou oblastí v ERP systémech, ve které se automatizace procesů začala rozvíjet teprve nedávno, je komunikace a péče o obchodní partnery. O tu se starají zejména funkce implementované do specializovaných CRM modulů. Jakmile je CRM modul plně integrovaný do ERP systému, jsou informace v něm obsažené přístupné všem jeho uživatelům s patřičnými právy. Kromě základních údajů o zákazníkovi tak například vaši obchodníci rázem znají veškeré podrobnosti o obratu, pohledávkách, řešených dotazech a uskutečněných objednávkách. Díky tomu, že podobné informace bývají v ERP systému často dostupné i přes mobilní zařízení, dostanou se k nim i z terénu. Mít k dispozici podobné informace je pro obchodníky neocenitelné. Kromě možnosti nabídnout zákazníkovi přesně to, co potřebuje, slouží také k prohloubení vzájemného vztahu – obchodník vždy ví, na co navázat, a současně ví, jaké vztahy se společností zákazník má.

Analytické funkce ERP systémů

CRM moduly také často pracují s rozšířenými internetovými analytickými nástroji a připravují souhrnná data o chování klientů na firemních webových stránkách. Tato data umožňují zjistit, které produkty jsou více oblíbené, jak se chovají zákazníci na webových stránkách z různých regionů a další informace. Na to mohou následně navazovat další funkce ERP systémů v podobě návrhu úprav cen nabízených produktů, včasného objednání zboží u dodavatele či ve vlastní výrobě. Informace z ERP systému také využijete pro přípravu marketingových kampaní zaměřených na konkrétní produkty nebo regiony.

Jak získat z ERP systému maximum

Jak sami vidíte z předešlého přehledu funkcí a možností, od ERP systému můžete očekávat mnohem víc než jen nástroj pro účetní a ekonomické činnosti (byť ve špičkové kvalitě). Kvalitní a výrobcem rozvíjený ERP systém by měl podporovat řízení maximálního množství procesů, a tím naplňovat své základní poslání – zjednodušovat ve firmě procesy, šetřit peníze a čas a co možná nejvíce usnadňovat rutinní činnosti.

Pokud tedy jste ve fázi, kdy teprve ERP systém vybíráte, zaměřte se na hledání nástrojů s podporou takových procesů, které jsou pro vaši společnost klíčové. Pro jednoho to může být automatizovaná práce skladového hospodářství, pro dalšího zase například bezúdržbové propojení s e-shopem. A pokud už ERP systém máte, zjistěte, jak můžete jeho funkce a vlastnosti ještě lépe využít ve svých podmínkách. Seriózní dodavatel ERP systému vám ve vašem úsilí rád pomůže.

Marek Kaman Autor článku pracuje ve společnosti Cígler Software na pozici Product Owner ERP systémů Money.