Nejvíce jsou metody projektového řízení využívané při činnostech, jako jsou vývoj nových výrobků, zavádění nových výrobků na trh, opravy a inovace strojů, investiční akce, vzdělávání apod. V tomto kontextu je možné říci, že takovým projektem může být v podstatě jakákoliv výrobní, obchodní či servisní zakázka, a to jakéhokoliv rozsahu. Právě rozsah a oblasti použití projektového řízení jsou velmi široké, přičemž klíčové pro projekt je právě jeho časové omezení, omezení zdrojů, a hlavně jedinečnost výstupu, kterým může být produkt nebo služba

Jak již bylo řečeno, při realizaci jakéhokoliv projektu nebo zakázky jsme eliminováni časem, zdroji, náklady a jsme nuceni reagovat na změny. Doba nám neumožňuje pracovat metodou pokus–omyl. Máme zkušené pracovníky, technologie a znalosti, ale přesto se nám nedaří dodržovat termíny či hlídat náklady.

Nástroje pro řízení projektů

Nejsnadnějším nástrojem pro řízení projektů může být kalkulačka a kalendář, v lepším případě nějaká tabulka. Přitom programy či systémy, které dokáží pohlídat náš projekt, nejsou nijak složité a nedostupné. Většinou jsou i součástí ERP systémů nebo ekonomických systémů určených pro malé a střední firmy, díky nimž si mohou „komfort“ sledování jednotlivých projektů dovolit i malé firmy či živnostníci. Nutno říci, že požadavky na takový systém jsou díky jeho široké možnosti uplatnění velmi individuální a specifické. Přitom současně musí splňovat podmínku jednoduchosti a funkčnosti pro kalkulaci a sledování celkových i dílčích nákladů, příjmů a stavů realizace jednotlivých zakázek.

Řízení projektů jako součást ekonomických systémů

Velkou výhodou těchto řešení je začlenění a vazba na celkovou strukturu dokladů a možnost sledování celé zakázky od nabídky přes objednávku, rezervaci materiálu až po její fakturaci včetně propojení a výstupů z účetnictví a finančních analýz. Rozsah využití těchto nástrojů je velmi široký jak z hlediska typu zakázky, kde si můžeme představit zakázku typu oprava tiskárny, zakázku ve smyslu poskytnutí služeb, například uspořádání školení, až po zakázku například v rozsahu výstavby dálnice, tak z hlediska účtování a kalkulací jednotlivých činností.

Nákladovost zakázky

Při vyhodnocování nákladovosti vstupují do zakázek jak náklady realizované ve skladovém hospodářství, tak přímé náklady z externích nákupů realizované například v účetní pokladně nebo evidované v závazcích. V neposlední řadě do nákladů zařazujeme i mzdové náklady či jiné náklady z účetních dokladů.

Realizace zakázky, fakturace zakázky

Na druhé straně sledujeme výnosy a vazbu na fakturaci, a to přímo z evidence zakázek nebo z odběratelských faktur ve vztahu k dané zakázce, včetně možností sledování průběžného plnění a fakturace. U malých zakázek vstupují do výnosů samozřejmě i přímé peněžní operace.

Sledování a vyhodnocení zakázky

V informačních systémech najdeme i jednoduché a přehledné zobrazení všech dokladů vztahujících se k zakázce jak ze strany nákladů, tak ze strany výnosů, včetně zobrazení detailních informací k jednotlivým položkám. Samozřejmostí jsou rekapitulace a rozbory zakázek jejich nákladů a výnosů z různých hledisek či sledování stavu pohledávek, termínů plnění, porovnání vůči plánu apod.

Dana Dostálová
Autorka článku je metodičkou obchodních modulů systémů Duna.