Pověru, že si menší společnosti moderní ERP systém nemohou dovolit, rozbil nárůst poptávky po těchto softwarech už před pěti lety. Podle jakého klíče ale SMB firmy ERP vybírají? Podle našich zkušeností jim jde v první řadě o výhodnou cenu, rychlou implementaci, kvalitní výstupy a zachycení firemního know-how.

Cena

Základní podmínkou pro uplatnění informačního systému v SMB segmentu je flexibilita – a to jak cenová, tak produktová. Proto menší společnosti často vybírají modulární ERP, ve kterých lze již vyvinuté funkcionality kombinovat přesně podle jejich představ. Volba modulů je úměrná ceně. Důležité je, aby software mohl růst společně s firmou. Není výjimkou, že při zavádění pokrývá pouze ekonomickou agendu podniku a následně se rozvíjí spolu s byznysem dané společnosti. Pokud chce zákazník přidat uživatele, výrobce systému je schopný v řádu několika dní jeho požadavky vyřešit.

Rychlá implementace

Je třeba brát v potaz, že většina menších společností nemůže disponovat rozsáhlými kapacitami. Proto mají firmy z SMB sektoru obavy z dlouhodobých implementací. ERP systém potřebují nasadit téměř okamžitě a přitom efektivně. Stále platí, že nejdůležitějším krokem je výběr správného dodavatele a systému, který rychlou implementaci umožní. Na cestě za rychlým a špičkovým nasazením stojí hlavně otevřená komunikace – pro malé firmy je podstatný každý detail, proto je nutné vše podrobně prodiskutovat dopředu. Aby se předešlo zbytečným prodlevám a výdajům, musí se na software pohlížet z hlediska procesního, to znamená nesnažit se nasazovat procesy, které jsou ve firmě zažité, ale jít opačnou cestou. Všechny stávající procesy doporučujeme nejdříve zaznamenat, poté vyhodnotit, případně zařídit jejich změnu, a následně na tyto zmodifikované procesy nasadit ERP systém.

Kvalitní výstupy

Hlavním záměrem SMB firem bývá cílení na konkrétního klienta a projekty. Proto je důležité, aby společnosti uměly tento individuální přístup uplatnit – k tomuto účelu mohou dobře posloužit retrospektivní přehledy a pohledy na ucelená průřezová data. Malé firmy proto vyhledávají softwary, které jim umožní evidenci potřebného množství dat a jejich následné vyhodnocení. Ideální je propojení informací o zákaznících s dalšími daty z firemního zákulisí – například s přehledy o produktech v návaznosti na jejich přizpůsobení se zákazníkovi a s tím související účtování. Pro zabezpečení datové kontinuity jsou vhodné komplexní ERP systémy.

Uchování firemního know-how

Společnosti z SMB segmentu bývají obvykle závislé na svých klíčových zaměstnancích, kteří jsou nositeli firemního know-how. Tito lidé také často pracují na pozicích bez možnosti zastupování. Jejich absence nebo odchod z firmy jsou pak velikým problémem. Proto je důležité osvědčené struktury zaznamenávat v ERP systému. Dokumentaci pak lze využít i jako podklad pro další rozhodování.

Shrnutí

Bez ohledu na oblast podnikání, bez nutnosti rozlišování mezi malou, střední a velkou firmou jsou některé požadavky na informační systémy totožné. Mezi obecné atributy pro moderní systémy patří: pokročilá architektura, schopnost přizpůsobovat se podnikovým procesům i následným změnám ve firmě, jednoduchost a uživatelská přívětivost ovládání, kvalitní a efektivně využitelné výstupy nebo schopnost řešit komplexně problematiku všech funkcí podniku.

Martin Bubeníček Autor článku je obchodním ředitelem společnosti DC Concept a. s., která vyvíjí informační systém QI.