Základním principem cloud computingu je, že poskytovatel služby ručí za aktuálnost aplikace, za bezpečnost uložených informací i za dostupnost procesů. Přestože cloudový model přináší zjevné výhody, stále jej provází řada otazníků, jež se dotýkají zejména bezpečnosti.

„Na cloudová řešení běžně spoléhají i organizace, jež spravují vysoce citlivá data. Míra rizika je podobně vysoká jako v případě interních systémů, liší se jen možnostmi napadení. Pro menší podniky většinou platí, že úrovně zabezpečení velkého datového centra nebo poskytovatele cloudových služeb dosáhnou jen za cenu nepřiměřených investic,“ dodává Jiří Hub, výkonný ředitel společnosti Asseco Solutions.

Ekonomický systém Helios One aktuálně nabízí podporu české a slovenské legislativy, mezi podporované jazyky patří i němčina a angličtina. Systém lze provozovat v internetovém prohlížeči na libovolné platformě. Pro jednodušší mobilní přístup existuje specializovaná aplikace, kterou využijí majitelé přístrojů iPhone a iPad. Verze pro operační systém Android je v současnosti připravována.

Aplikace nabízí profily Podnikatel a Účetní. Oba pracují se stejnou datovou základnou, ale liší se v některých možnostech a v nastavení zobrazovaných informací. Co zajímá podnikatele, nebude stejně atraktivní pro účetního a naopak. Ve chvíli potřeby však lze využít unikátní funkci nazvanou Oboustranný přístup. Ta zpřístupňuje doklady organizace účetnímu a podnikateli nabízí přehled o zpracování dokladů. Obě strany mohou toky dokumentů kontrolovat a zasahovat do nich. Činnosti jsou synchronizovány a nevznikají duplicity. Účetní je na změny provedené podnikatelem, resp. klientem upozorňován.

Menu podnikatele

Uživatelské rozhraní profilů Podnikatel a Účetní se liší rozsahem a výchozím nastavením relevantních informací. Společně sdílí položky Fakturace, Firmy a Úkoly. Profil účetního navíc zahrnuje agendy pro zpracování objednávek, plateb, účetnictví nebo majetku.

Ikona znázorňující domeček a doplněná o nápis Start přivede uživatele s profilem Podnikatel vždy k základnímu přehledu o finanční kondici jeho organizace. Obrazovka informuje o šesti souhrnných parametrech, jež Helios One zpracovává. Konkrétně jde o položky Očekávané příjmy, Očekávané výdaje, Bilanci očekávaných plateb, Doklady na zpracování, Finanční prostředky a Počet otevřených úkolů. Jde tedy o souhrnné údaje, jež informují o finanční kondici podniku.

Kliknutím na jedno ze šesti okének na pravé straně obrazovky lze vstoupit do detailnějšího přehledu dané položky. Ve výchozím nastavení uživatel získá informaci o očekávaných příjmech. Ústřední graf podává přehled splatnosti vydaných faktur, včetně jejich budoucí či minulé splatnosti. Na stránce také figuruje přehled největších dlužníků a celková fakturovaná částka, u níž již prošel termín platby. Položka Finanční prostředky, jež jsou na úvodní stránce reprezentovány pouze částkou, nabídne po rozkliknutí stav pokladny v čase, včetně přepočtu na cizí měny.

Vedle úvodní obrazovky v menu profilu Podnikatele figurují ještě položky Oblíbené, Fakturace, Firmy a Úkoly. První uvedená slouží pro jednoduché a rychlé zpřístupnění často využívaných funkcí. Pokud se v pravém horním rohu obrazovky objeví ikona srdíčka, lze danou stránku nebo přehled přidat mezi oblíbené. V menu Fakturace může uživatel s profilem Podnikatel nejen vyhledávat vydané faktury nebo editovat seznamy produktů, ale i faktury tvořit a generovat jejich přehledy. Ve výchozí obrazovce je opět k dispozici základní časové rozložení plateb a příjmů.

Položka Firmy obsahuje agendu obchodních partnerů. Opět je lze vyhledávat, řadit a filtrovat. U jednotlivých subjektů si uživatel může nastavit i specifické platební parametry, jež se následně automaticky přenesou do faktur. K dispozici je aktuálně propojení na databáze Finanční správy ČR a komerční Creditcheck, s jejichž pomocí lze kontrolovat kredibilitu obchodních partnerů.

Funkce úkolů poslouží primárně ke společné komunikaci všech uživatelů dané organizace. Zadání lze přiřazovat konkrétní osobě, včetně termínu. Notifikace na nový úkol dorazí pověřenému e-mailem.

Menu účetního

Úvodní stránka profilu účetní nabízí základní pohled na stav zpracovaných dokladů. Vedlejší aktivní odkazy přesouvají pracovníka do sekcí bilance, finančních prostředků nebo úkolů. Samotné položky v menu se nesou v duchu zásad účetnictví menšího podniku. Oproti profilu Podnikatele jsou společné funkce detailněji rozpracované a přizpůsobené odlišnému pohledu.

V rámci systému Helios One lze sledovat skladové hospodářství, evidovat majetek, spravovat objednávky, faktury a hotovostní i bezhotovostní finanční toky. Samostatnou položku představují funkce Účetnictví a Účetní závěrka. Poslední uvedená výrazně zjednodušuje práci účetního a poskytuje vedení firmy okamžité podklady pro případné rozhodování. Od ledna 2015 bude Helios One podporovat import bankovních výpisů účtů, od letošního října i automatickou kontrolu správného formátu čísla účtů.

V rámci účetních funkcí figurují nabídky pohybů analytických účtů, hlavní knihy, účetních dokladů, saldokonta, interních účetních dokladů, účetního rozvrhu, počátečního stavu analytických účtů a druhu účetního dokladu. Jde tedy o agendu známou a běžnou v obdobných aplikacích pro vedení účetnictví malého podniku.

Export a import dat

Uchovávané údaje o firemním hospodařené lze exportovat do programu Excel, případně do systémů Helios Red a Helios Wéčko. Jde o ekonomické a účetní softwary pro malé podniky, jež se liší svým geografickým zaměřením. Verze Red je dostupná na českém trhu, Wéčko na slovenském. Do Excelu lze exportovat knihy faktur, seznamy produktů nebo firem. Výstup do programů Helios Red a Wéčko nabízí pokročilejší možnosti filtrování obsahu, resp. položek.

Aktuálně je také řešen import dat z jiných ekonomických systémů do Helios One. Jak upozorňují zástupci společnosti Asseco Solutions, variabilita vstupů a požadavků je příliš široká. Ve hře je proto zpoplatněná úprava vstupních údajů libovolné aplikace, případně bezplatný import některých nejrozšířenějších datových setů.

Cenový program

V cloudových službách se stalo dobrým zvykem, že základní nabídky jsou poskytovány zdarma. Stejnou strategii tedy zvolili i tvůrci systému Helios One. Verze Free umožňuje obsluhovat až pět firem a měsíčně zpracovat 50 dokladů.

Verze Profi nabízí neomezený počet uživatelů, dokladů i oboustranných přístupů. Provozovat ji však lze jen v rámci jedné organizace. Měsíční cena činí 299 korun na uživatele.

Bez jakýchkoli omezení funguje nabídka Enterprise, kterou lze pořídit za 469 korun na měsíc a uživatele.

Lukáš Kříž

Ze zákulisí vývoje Helios One

Odpovídá Martin Kršňák, vedoucí týmu partnerské sítě HELIOS, Asseco Solutions

Kdy jste se rozhodli začít s vývojem cloudového ekonomického systému?
Myšlenka mít cloudový produkt není nikterak nová. Začali jsme na ní pracovat již před více jak třemi lety.

Na trhu se ale mezitím objevilo množství řešení od jiných dodavatelů. Co bylo důvodem, že nepřišli s nabídkou Helios One dříve?
Důvod je prozaický, heslo „cloud“ tu nějaký ten rok rezonuje. A na první pohled by se mohlo zdát, že o něm všichni mluví, všichni vědí, co to znamená a k čemu to je dobré. Zkuste ale zastavit deset podnikatelů a zeptat se jich, co je to cloud a k čemu ho používají. Myslím, že v oblasti osvěty se musí udělat ještě mnoho práce. Vnímáme tento segment trhu jako zajímavý a nacházející se, alespoň co se podnikových aplikací týká, na počátku reálného zájmu.

Otázkou také je, jak je tento trh strukturovaný. Pokud bych se na tuto otázku díval z pohledu velikosti firem, je zatím vidět, že velké korporace jdou převážně cestou privátních cloud řešení. Ať již z důvodu obavy o data toulající se kdesi po světě nebo z důvodu větší kontroly nad správou takového řešení. Malé společnosti a podnikatelé jsou více otevření veřejným cloudovým řešením. Oproti provozu privátních cloud řešení jim to umožňuje těžit výhody z výrazných úspor díky sdílení zdrojů a správy používané služby. Osobně si tedy myslím, že tento trh bude růst od spodu, od malých firem.

Nevstupujete už ale na přesycený trh?
Na trhu dnes najdete mnoho podnikových aplikací v cloudu. Jenže většina z nich řeší pouze velmi omezenou funkcionalitu, například vystavení faktury. Těch opravdu komplexních je málo. A v tomto úzkém okruhu vyniká Helios One moderním a snadno ovladatelným prostředím, aktivní grafickou plochou, jednoduchým rozhraním pro podnikatele, komplexností pro účetního a unikátním propojením podnikatele s jeho účetním, kdy oba vidí, co je potřeba udělat. V neposlední řadě je velmi zajímavá i mobilní aplikace, která kromě pohledu na data umožňuje například i nafocení došlého dokladu a jeho přímé odeslání do systému. Účetní je o novém dokladu ihned informován a může ho obratem zpracovat. Pohodlné, rychlé a hlavně kontinuální. Víte, kolik káv vypije v noci účetní před zpracováním DPH, protože dostal doklady od podnikatele teprve pár dní předem?

Nastaly při vývoji Helios One nějaké sporné okamžiky?
Samozřejmě. Jako u každého vývoje nového produktu. Tím zásadním kotrmelcem v našich hlavách bylo opuštění léty zažitého a všemi hojně používaného tabulkového zobrazení dat, které je v prostředí internetu snad nejhorším možným způsobem prezentace dat. Netvrdím, že pro specifické přehledy či úlohy není vhodné, ale pro jednoduchou a přehlednou práci není nutné. Kdo si někdy zkusil například na tabletu editovat tabulku v tabulkovém procesoru, určitě mi dá za pravdu, že takto koncipovaný produkt pro denní práci není nejlepší volbou. Jednoduchost a přehlednost ovládání a potažmo dotykové ovládání je pro internetové aplikace nutností. Asi druhým nejpodstatnějším bodem byla koncepce ovládání a prostředí. Když se pozorně podíváte na dnes dodávané softwary, dojdete nutně ke zjištění, že je úplně jedno, zda jste podnikatel, který potřebuje zejména konzumovat data, či účetní, který potřebuje velkou šíři funkcionality. Pro všechny se software tváří a ovládá stejně.
 

Byl vývoj Helios One také příležitostí pro revizi a možná i zlepšení procesů nebo vlastností vašeho desktopového softwaru Helios Red a Helios Orange?
Oba světy, cloudové a desktopové prostředí, mají určitě svá specifika. Například v současné době ještě stále platí, že možnost dotykového ovládání v desktopovém řešení je na okraji zájmu zákazníků. Na tato a další specifika je potřeba při vývoji aplikací bohužel pamatovat. Na druhou stranu jsme díky Helios One získali jiný pohled na design aplikací a některé prvky je možné a vhodné implementovat i do desktopových aplikací.