BI governance je disciplínou, která je součástí řízení informačních technologií v organizaci. Zabývá se definicí a řízením BI programů, projektů a propojením BI s celkovou strategií, správou dat a obchodními procesy.

Business intelligence jako faktor obchodního úspěchu

Informační technologie v minulých desetiletích významně proměnily mnoho tradičních oblastí podnikání a vytvořily oblasti zcela nové. Bez ohledu na svoji působnost mají dnes společnosti k dispozici velké množství dat. Typický podnik, s výjimkou těch nejmenších živností, zpravidla poskytuje širší spektrum základních a doplňkových služeb různým zákaznickým segmentům, často na více trzích a s využitím více prodejních kanálů. Přitom využívá vstupy a služby, které pořizuje u různých subdodavatelů.
Obchodní výsledky podniků obvykle závisí na řadě proměnných a parametrů, jako je například sezonnost výrobků a služeb. Pro úspěšné fungování společnosti je nezbytné podpořit rozhodování na všech úrovních úplnými, spolehlivými a včasnými informacemi. Transformace dat, které má společnost k dispozici, v tyto informace je úkolem business intelligence.
Příkladem podniku, pro který je strategickou nutností zpracování velkého množství dat do informací použitelných jako podklad pro manažerské rozhodování, je letecký nebo jiný síťový dopravce, který musí neustále vyhodnocovat profitabilitu destinací, prodejních kanálů a úspěšnost cenové politiky. Toto vyhodnocení vyžaduje přístup ke strukturovaným souhrnným i detailním informacím o výnosech a nákladech posuzovaných z řady perspektiv. Podobné úkoly řeší business intelligence ve společnostech fungujících v dalších odvětvích.

Pouze některé BI projekty přinášejí očekávané výsledky

Investice do BI mohou být velmi často zmařeny, pokud není zajištěno jejich jasné propojení s obchodními cíly a rozhodovacími procesy společnosti. Mnoho BI projektů, a zvláště projektů datových skladů, selhalo z následujících důvodů:

• nedostatečné explicitní propojení BI strategie a celkové obchodní strategie společnosti,
• opomenutí systematické analýzy, jakým způsobem mohou být informace získané z projektu integrovány do klíčových procesů společnosti a jak mohou být tyto procesy upraveny s ohledem na zvýšení výkonu a zisku společnosti,
• nedostatečná péče věnovaná důkladné analýze požadavků,
• nedostatečná organizační podpora projektu,
• nedostatečná koordinace vedoucí k duplikování činností a k existenci více datových skladů, které dávají různé odpovědi na stejné otázky,
• použití IT standardů a postupů vytvořených pro provozní systémy.

Uvedené okolnosti jsou symptomem nedostatečné BI governance. Tento nedostatek sám o sobě nezabrání společnosti v tom, aby implementovala BI řešení a využívala některé jejich přínosy. Nicméně hodnota vytvořená těmito projekty nedosáhne plného potenciálu BI projektů koordinovaných s potřebami businessu. Navíc napříč organizací vznikne několik roztříštěných BI řešení v různých prostředích, což v určitém okamžiku učiní další rozvoj velmi obtížným.
Na základě zkušeností z mnoha BI projektů proto byly definovány metodologie, procesy a strategie, při jejichž správném uplatnění lze maximalizovat přínosy investic do BI projektů. Tyto existují pro více oblastí, které si nyní představíme.

Soulad se strategií

Použití BI nástrojů musí být navázáno na celkovou strategii společnosti. To zahrnuje pochopení strategických obchodních cílů, které určují otázky, na které je třeba nalézt odpovědi v procesu plánování, dále pak sledování a měření výkonnosti organizace v návaznosti na strategické cíle. Tyto obchodně zaměřené otázky umožní posoudit vhodnost použití konkrétních BI technologií, nástrojů a metodik jejich implementace. Jejich smyslem je poskytnout optimální informační podporu pro klíčové obchodní procesy ve společnosti. To umožní manažerům na všech úrovních zvýšit procento správných rozhodnutí a tím i svůj a firemní výkon.
Soulad se strategií zajistí, že BI řešení budou zaměřena na oblasti, ve kterých budou mít nejsilnější pozitivní dopad na plnění strategických cílů. Navíc tak mají BI projekty největší šanci zajistit si nezbytnou organizační podporu. Bez této podpory mnoho BI projektů selhává a nepřináší požadované výsledky.

Od identifikace příležitosti k definici požadavků

BI projekty založené na systematické analýze příležitostí mají mnohem větší šanci na úspěch. Identifikace příležitosti je založena na důkladné znalosti společnosti, její organizace a tržního prostředí. Jejím cílem je identifikovat oblasti, ve kterých mohou být klíčové obchodní procesy pozitivně ovlivněny s pomocí BI řešení.
Po identifikaci příležitostí, jejich posouzení a stanovení jejich důležitosti je připravena půda pro základní rozhodnutí o celkové BI strategii a je možno definovat rámcový realizační plán. Ten bude zahrnovat řadu projektů, z nichž některé budou založeny na výsledcích předchozích projektů. Vlastností BI projektů je, že mají více stupňů volnosti než projekty implementace obchodních systémů a je nutné je řídit v rámci definovaného BI programu.
Každý projekt musí být založen na strukturované definici požadavků. Definice požadavků může být úspěšná, pouze pokud je založena na komplexních vstupech obchodních a technologických znalostí. To spolu se silnou organizační podporou umožní realizovat projekty se žádaným dopadem na obchodní výsledky společnosti.

Rozhodování o technologiích a infrastruktuře

Pro většinu BI projektů existuje celá škála technologií schopných pokrýt požadavky projektu. Plánování v kontextu celého BI programu umožní přijmout strategicky správná rozhodnutí. Technologická a infrastrukturní rozhodnutí učiněná na úrovni jednotlivých inkrementů mohou zužovat výběr a klást omezení pro další rozvoj způsobem, který bude v rozporu se strategickými potřebami společnosti.

Realizace BI projektů

Úspěšná realizace BI projektů má mnoho společného s úspěšnou realizací ostatních IT projektů. To znamená nutnost klást důraz na plánování, řízení rozsahu, času, zdrojů a rizik. BI řešení typicky závisí na různých zdrojových systémech a IT infrastruktuře. Jejich výsledky slouží pro potřeby manažerů z různých organizačních útvarů a na různých řídicích úrovních. To má za následek zvýšené nároky na zdroje uvnitř společnosti, jako doplnění externích zdrojů pořízených pro realizaci BI projektu. Integrace interních a externích zdrojů klade zvýšené nároky na intenzivní komunikaci, kvalitní projektové vedení a silnou organizační podporu. Nedostatečná integrace zdrojů má často za následek zpoždění projektu nebo technologicky zaměřená řešení odtržená od obchodních potřeb.

Revize obchodních procesů pro zhodnocení přínosu BI řešení

Po nasazení BI řešení do produkčního provozu je nutno revidovat dotčený obchodní proces s cílem aplikovat výhody a informace získané pomocí realizovaného BI řešení. V BI programu musí být tento strategický krok zohledněn, aby bylo zajištěno maximální využití potenciálu informací získaných z realizovaných BI řešení.
Pro příklad můžeme uvést společnost, která se potýkala s problémem adresného nasměrování úsilí obchodního týmu. Zákazníci tohoto podniku si předpláceli řadu služeb, které jim byly následně poskytovány z větší části prostřednictvím informačních systémů. Obchodníci postupem času zjistili, že nejvhodnější čas k oslovení zákazníka s nabídkou dalšího předplaceného balíčku, případně rozšíření služeb, je ve chvíli, kdy zbývá zhruba měsíc do vyčerpání stávajícího předplaceného balíčku služeb. Nicméně pouze na základě informací z provozních systémů nebylo možné tento okamžik dostatečně přesně určit. Technologickým řešením zde bylo doplnění relevantních informací do datového skladu a vytvoření sady reportů nad těmito informacemi. Tyto reporty umožnily rozlišit zákazníky podle jejich důležitosti pro firmu a podle očekávané ochoty zákazníka k dalšímu nákupu služeb v určitém momentu. Na technologickou část řešení přirozeně navázala procesní část, která řešila změny ve způsobu práce obchodního oddělení, které zajistily, že informace umožňující stanovit priority obchodního týmu budou skutečně využity a celé řešení podstatným způsobem přispěje k růstu obratu a zisku společnosti.

Přínosy BI governance

Systematická pozornost věnovaná oblasti BI governance zajistí, že realizované BI projekty budou přímo navázány na obchodní cíle a potřeby. Tím se zvýší efektivita investic do oblasti BI a zamezí plýtvání finančními a dalšími zdroji. Celý proces se stane předvídatelným, řiditelným a udržitelným z pohledu dalšího rozvoje.
Pokud společnost plánuje v oblasti BI své první kroky, může z využití nejlepších zkušeností vytěžit maximum. Jestliže datový sklad nebo jiná BI řešení již využívá, může stále těžit z výhod oblasti BI governance, jestliže ji zavede jako jednu ze svých priorit.

Literatura
Steve Williams, Nancy Williams: The Profit Impact of Business Intelligence
Ralph Kimball: The Data Warehouse Lifecycle Toolkit

Michal Dostál
Autor působí jako konzultant ve společnosti Sophia Solutions.