Říkáte si někdy, kdo navrhl výkaz, který je k dispozici ve vašem podnikovém systému? Připadá vám, že v něm schází zásadní informace? Je řazení sloupců nesmyslné? Bohužel změna takového výkazu je pracná a zdlouhavá. Nehledě na to, že jste nuceni složitě popisovat zadání pro dodavatele, které musí projít změnovým a schvalovacím řízením.

Může se proto stát, že tuto snahu vzdáte hned na začátku. Nakonec výkaz exportujete do Excelu, upravíte formátování a řazení sloupců a začnete analyzovat data. Podstatné však je, že po exportu do Ecxelu už nejsou jednotlivé výkazy navzájem provázané a nemůžete vidět ani souvislosti mezi analyzovanými údaji. Tento problém řeší nástroje Business Intelligence, které umožňují zobrazit související výkazy a analyzovat vztahy mezi nimi.

Návrh vlastního výkazu

Díky nástrojům Business Intelligence je možno snadno a rychle definovat ukazatele a nové výkazy nebo přitom měnit i stávající. Ten, kdo spoléhá pouze na informace z podnikového systému, musí čekat na úpravu výkazů od dodavatele. Navíc u dat z podnikových systémů se většinou jedná jen o statické výkazy bez možnosti interakce a simulace. Přitom platí, že interaktivita je klíčovou vlastností nástrojů Business Intelligence

Interaktivní ovládání (drag & drop a drill-down)

Interaktivní ovládání pohledů je hlavním uživatelským přínosem moderních nástrojů Business Intelligence. Pohledy se v něm konfigurují jednoduše - pouze uchopením a tahem vybraných polí na požadovanou pozici. Např. přesunem zákazníka do seskupení se automaticky doplní mezisoučty za zákazníky. Jedná se o tzv. drag & drop princip. Samozřejmostí je možnost rozbalování a sbalování v celé hierarchii skupin, za které se hodnotí např. výnosy za země, odvětví a zákazníky.

Z vypočtených trendů se také můžete zanořit na detailní řádky, ze kterých je údaj v trendu vypočítán. Například u měsíčních tržeb zákazníků lze zobrazit faktury. Jedná se o tzv. drill-down princip. Označením řádků s údaji se tyto údaje zobrazí automaticky v grafu. Můžu si vybrat např. dva konkrétní zákazníky a vidět, jak se u nich vyvíjely tržby.

Uživatelsky intuitivní dashboardy

Ještě dále jde interaktivita, kterou nabízí manažerské portály tzv. dashboardy. Na jednom portálu můžete mít několik pohledů s různými analýzami. Kliknutím na určitý údaj v jednom pohledu můžete vidět závislosti i v jiných pohledech, kde se údaje operativně aktualizují. Například kliknutím na prodejního zástupce v tabulce „plnění obchodního plánu“ se aktualizuje i grafická mapa zobrazující tržby podle zemí. Dále se změní podíly v koláčovém grafu hodnotící podíly produktových řad.

Tahem táhla ve spojnicovém grafu můžete změnit interval hodnocených dat v několika pohledech současně. Toto chování je možné použít i nad několika datovými zdroji současně. Stačí jen nadefinovat vztahy mezi těmito datovými zdroji. Například můžete současně vidět stav produktů na skladě, trend prodeje a výhled prodeje. A po kliknutí na produktovou řadu v jednom grafu se automaticky změní i ostatní grafy. 

Obr. 1:.Na dashboardu můžete mít několik pohledů s různými analýzami.

Analýza trendů pomocí minigrafů

K přehlednosti informací nezbytných pro správná manažerská rozhodnutí přispívají i další funkce moderních nástrojů Business Intelligence, jako například tzv. minigrafy. Minigraf je sice drobný, ale velmi užitečný nástroj Business Intelligence, který umožňuje převod dat v tabulce do grafické podoby.

Znáte to. Při analýze podnikových dat je těžké navzájem porovnat hodnoty v jednotlivých řádcích a sloupcích tabulky, natož v nich rozpoznat nějakou tendenci. Právě zde pomohou minigrafy pro rychlou orientaci a grafické zobrazení dat v tabulce. Minigrafy můžete vložit přímo do jednotlivých buněk tabulky. 

Obr. 2: Minigrafy jsou jednoduché grafy, které schematicky zobrazují průběh dat přímo v řádku tabulky a jejich trend – křivkou nebo poměrovými sloupci naznačí sezónní nárůst, pokles, nebo ekonomický trend. Poměrový ukazatel vyhodnotí poměr hodnot jednotlivých položek v rámci celé tabulky.

Mailing analýz a výkazů

Každý manažer stojí před otázkou, jak získávat informace pro rozhodování včas a ve srozumitelné podobě. V podniku se užívají různé systémy pro automatizaci podnikových procesů např. účetnictví, výroba, mzdy, CRM. Není možné ovládat všechny. Navíc v každém je aplikována jiná forma vykazování.

Nejčastější informační nástroj, který manažer užívá, je přitom mailový klient. Ten mu umožňuje komunikovat s kolegy, s dodavateli, partnery i se zákazníky. Ideálním řešením proto je, když analýzy a výkazy, které mají jednotný styl prezentace dat, obdrží manažer v nadefinovaných intervalech s nastavenými parametry a filtry do svého mailového klienta. Mailování analýz a výkazů proto patří mezi další důležité funkce nástrojů Business Intelligence.

Petr Dobšovič Autor článku je jednatelem společnosti Info21, spol. s r.o.