Samotný Excel nestačí

Požadavky na rozvoj těchto aplikací svým rozsahem přerůstají možnosti Excelu a možnosti Excelu jsou omezením pro další rozvoj. Množství zpracovávaných dat činí soubory těžkopádnými, je složité reagovat na požadavky na zabezpečení dat. Spojování dat z různých souborů a jejich schvalování klade nároky na preciznost každého uživatele. Množství složitých a nezdokumentovaných vzorců a maker jsou překážkou pro další rozvoj.

Řešení je převést aplikace do Excelu s podporou databáze

Zachování flexibility Excelu a využití robustnosti databáze je mocná kombinace, která dělá z Excelu opravdový manažerský nástroj. Nástroj umožňující pokrytí i těch nejnáročnějších a nejobsáhlejších firemních procesů. Excel slouží jako konečné uživatelské rozhraní pro prezentaci a zadávání dat. Databázový server přebírá veškerou zátěž práce s daty. Zajišťuje transformaci, administraci, bezpečnost a další operace s lehkostí databázového systému.

Žádné objemné soubory

Velké množství dat z primárních systémů importované do Excelu vytváří objemné, těžko zpracovatelné soubory. Rostou nároky na uživatelské stanice pro práci s těmito soubory. Početní operace jsou zdlouhavé a mnohdy nedoběhnou ve stanovený čas. Oproti tomuto databázový stroj řeší veškeré operace s daty s lehkostí sobě vlastní. Excelový soubor obsahuje jen formát dat pro prezentaci uživateli a jeho velikost nepředstavuje žádné nároky na systém.

Žádné schránky plné e-mailů s přílohou ke schválení

Typickou aplikací v Excelu je systém pro tvorbu podnikového plánu. Desítky uživatelů vyplňují stovky samostatných excelových souborů, které připomínkují a schvalují manažeři na všech stupních řízení. Vše probíhá zasíláním samostatných souborů v přílohách e-mailů se žádostí o schválení. Evidence stavu schvalování klade vysoké nároky na preciznost každého uživatele. Archivace verzí je v takovémto systému zcela nemožná.
Systém schvalování a připomínkování zpřehlední a zjednoduší řešení založené na databázi. Umožní rozšíření formuláře v Excelu o systém schvalování jednoduchou volbou „odeslat ke schválení“. Excel automaticky spustí schvalovací proces, který oprávněným osobám připraví data k odsouhlasení, a to v požadovaném tvaru. Manažer pak má možnost schválit, nebo zamítnout návrh a své rozhodnutí okomentovat poznámkami přímo ve formuláři s daty. Organizaci a čas poté šetří přehledné reporty o stavu schvalovacího procesu na všech stupních řízení.

Žádné složité struktury adresářů pro verze a oprávnění

Soustavy samostatných excelových souborů uložených ve spletité struktuře adresářů zabezpečují přístup uživatelům jen k datům, na která mají práva. Přesouvání a archivace slouží k uchování verzí. Tímto postupem vzniká veliké množství různě propojených samostatných souborů. Jejich zpráva a aktualizace je časově a organizačně náročná, a proto se velice často ani nevyžaduje. Zabezpečení oprávněného přístupu k datům je přitom standardní databázový úkol. Systémové nástroje jej zvládají bez zvláštní nutnosti zásahu při vývoji. Přitom systém oprávnění v databázi je daleko komplexnější a rozsáhlejší a umožní uspokojit všechny potřeby zadavatele.

Verzování, zejména v přípravě plánu nebo kalkulací, je důležitou vlastností řešení. Databázový systém umožní evidovat všechny verze a dokumentuje jednotlivé změny z pohledu času a autora. Takto postavený systém zpřehlední fungování procesu, který zabezpečuje.

Žádné složité vzorce a makra

Excel svými pokročilými vzorci a makry umožňuje vytvářet velice rozsáhlé systémy pro výpočty. Tabulky pro přepočty podkladů pro podnikové plány nebo pro tvorbu výrobní a obchodní kalkulace jsou velice sofistikované a složité. Jejich rozvoj a údržba je však velice často spojena jen s osobou autora, což je omezující. Testování jakékoliv úpravy je náročné na čas a organizaci.
Bez ohledu na kalkulační kvality se Excel databázi nevyrovná. V okamžiku, kdy je nutné provést hromadné početní operace na větším počtu dat, je databáze nenahraditelná. Přitom každá databáze má dnes nástroje speciálně vyvinuté pro vytváření úloh sloužících ke zpracování dat. Poskytují možnost vytvořit přehledný a zdokumentovaný algoritmus pro práci s daty. Takový, jaký je možno udržovat a dále rozvíjet.

Žádné ruční přepisování, spolehněte se na kvalitu dat

Excelové formuláře mnohdy slouží ke kompletaci čísel z různých zdrojů. Ručně se přepisují sumární hodnoty z různých reportů a k nim se přidávají informace z veřejně dostupných zdrojů. Takto sebraná data poté slouží jako podklady pro rozhodnutí, která zásadně ovlivňují chod podniku. Přitom náchylnost na chybu při přepisu a následné chybné rozhodnutí je enormní.
Systém datových transformací v databázovém serveru umožní sběr všech dostupných dat a informací, a to bez nutnosti ručního zásahu. Data uložená v relační databázi, internetu nebo i v dokumentech jsou načítána a kontrolována automaticky. Manažer má své podklady k dispozici vždy, včas a s jistotou bezchybnosti, což zvyšuje jistotu při rozhodování.

Žádné bezpečnostní riziko

Samotný excelový soubor se všemi daty pro zpracování představuje významné bezpečnostní riziko. Excelové soubory s daty jsou přímo připravené pro potenciální zneužití. Překonání hesel na všech úrovních Excelu není pro volně stažitelné programy žádnou větší obtíží. Dalším bezpečnostním rizikem je poškození, nebo úplná ztráta souboru s cennými daty. Přitom je irelevantní, jestli tato ztráta byla nekalým úmyslem, nebo důsledkem neodborné manipulace se souborem.
Databázový systém uživateli zprostředkuje jen takové množství dat a v takové podobě, která je potřebná. Neumožní uživateli bezdůvodné stažení většího objemu dat a nekontrolovaně s nimi nakládat. Zabezpečení proti ztrátě dat je omezeno na pravidelné zálohování systému a žádný uživatel nemá možnost data znehodnotit.

Dostupnost odkudkoliv

Může se zdát výhodné mít kopii excelového souboru na notebooku a tím si zabezpečit přístup k informacím kdykoliv a kdekoliv. Nicméně požadavek na aktuálnost informací uživatele nutí k připojení do podnikové sítě a stažení nové verze souboru. Velikost souborů je přitom velice často limitujícím faktorem pro celou aktualizaci. Aktuální informace kdykoliv a kdekoliv manažerovi umožní řešení, kdy se uživatel připojuje do databáze prostřednictvím excelového formuláře. Stahují se jen prezentovaná data a jejich množství odpovídá rozsahu zpracovávaného formuláře.

Řešení business intelligence

Propojení agendy zpracované v Excelu s databází je podnik už jen krok od vzniku plnohodnotného řešení business intelligence. Po stránce technologické je vše připraveno, také vzniká datový obsah. S minimem investic je možno rozvíjet řešení do formy manažerského informačního systému, která umožní uživatelům vytěžit obsah vznikajících informací. Od běžné tvorby reportů po analýzu aktuálních informací i historických časových řad.

Management se stává flexibilnějším, řešení uvolňuje potenciál firmy

Řešení využívající flexibilitu Excelu a robustnost databáze je flexibilní vůči heterogenním požadavkům. Umožňuje rychle inovovat postupy v procesech, které zabezpečuje. Právě rychlost a přizpůsobivost řešení je deviza, kterou může řešení Excelu s databází nabídnout.

Martin Dybal
Autor je obchodním ředitelem společnosti Uniwise.