Některé výzvy jsou pro implementátora hostovaných IT řešení opravdu tvrdým oříškem. Třeba požadavek nové divize nadnárodní společnosti, aby během tří měsíců přešla do plně provozního režimu a bez problémů se tak zapojila do životního cyklu centrály. Se spolehlivým partnerem a zkušeným týmem se však není třeba obávat ani takového nesnadného úkolu.
Společnost Noark Electric, o níž je řeč, je firma s globální působností zabývající se vývojem, výrobou a distribucí elektrotechnických přístrojů a komponentů. Regionální centra v Šanghaji, Chicagu a nově také v Praze řídí aktivity na jednotlivých kontinentech. Pro vstup na evropský trh v podobě nové divize Noark Electric Europe si firma z obchodních a logistických důvodů vybrala právě Českou republiku a Prahu. A hledala takový podnikový informační systém, který by jí pomohl v rychlé expanzi do dalších evropských zemí při splnění všech přísných kritérií.

Z nuly do plného provozu za tři měsíce

Noark Electric Europe byla založena v červnu 2011 a hned v červenci zahájilo vedení výběrové řízení na podnikový informační systém. Požadavek přitom byl, aby již v říjnu téhož roku systém řídil finance, sklad, nákup i prodej. Výběr byl nakonec zúžen na dva systémy, z nichž oba byly schopné plnit základní požadavky: podporu pro národní účetnictví i mezinárodní účetní standardy (IFRS) a zaručenou dlouhodobou kontinuitu, to vše ve formě nadnárodního systému s velkým množstvím jazykových mutací. Firma se navíc plánovala maximálně přizpůsobit standardnímu nastavení procesů v systému, jednak z toho důvodu, že procesy bývají od výrobce nastaveny podle best practices, jednak aby zrychlila implementaci systému a ušetřila na zákaznických úpravách.

Oba systémy se tak dostaly do velice podobné výchozí situace, v Noarku nicméně měli ještě jeden požadavek, a to provoz v hostovaném režimu, který byl pro ně v době rozjezdu bez vlastního lokálního IT oddělení snazší a poskytoval začínající pobočce i nesporné ekonomické výhody. V srpnu 2011 z výběrového řízení nakonec jako vítěz vyšel Microsoft Dynamics AX a společnost Infinity a.s. jako implementační a zároveň hostingový partner s vlastním datovým centrem i dostatkem odborníků na serverovou platformu Windows Server, na které Microsoft Dynamics AX funguje. Tento implementátor se navíc zavázal zprovoznit všechny požadované funkce do října 2011, tedy během pouhých tří měsíců, což se také povedlo.

Dceřiné firmy? Implementace systému za pouhý měsíc

Dodržení říjnového termínu přitom bylo pro Noark Electric Europe klíčové. Firma očekávala první dodávku zboží ze Šanghaje a potřebovala začít vystavovat faktury i objednávky. Navíc ji čekala rychlá expanze na další trhy mimo Českou republiku. V prosinci, necelé dva měsíce od spuštění systému v pražské centrále, založila svoji první dceřinou společnost v Rumunsku. Tam se také ihned rozšířil i Microsoft Dynamics AX. V prvním kvartále 2012 pak následovala dceřiná firma v Polsku. Nasazení Microsoft Dynamics AX do nové země přitom trvá pouhý měsíc, za který je potřeba zohlednit národní legislativu (zejména zaokrouhlování a výši DPH), připravit místní jazykovou mutaci daňových dokladů a zaškolit uživatele.

Necelý půl rok od spuštění Microsoft Dynamics AX v pražské centrále tak už systém vedl účetnictví i podporu veškerých procesů pro tři evropské země, řešil spolupráci s obchodním zastoupením v dalších dvou zemích a pro mateřskou firmu připravoval podrobné reporty za každou zemi zvlášť i konsolidované výkazy za celou Evropu, včetně nepřímých obchodních zastoupení. Navíc mateřská firma využila i možnosti mít přímý přístup k datům z Microsoft Dynamics AX v anglické i čínské jazykové mutaci. Centrála v Šanghaji má díky tomu přehled o dění v evropském zastoupení v reálném čase.

„Systém Dynamics AX a Infinity jako implementačního partnera jsme vybrali, protože nám umožnili ve velmi krátké době nastavit podporu základních obchodních a účetních procesů a začít používat systém pro každodenní operace. Významnou roli v našem rozhodování sehrála schopnost Infinity poskytnout systém jako „cloudové“ řešení s minimálními počátečními investicemi do IT na naší straně a provozními náklady odpovídajícími aktuálnímu počtu uživatelů dle momentálních potřeb firmy. Protože ambicí naší společnosti byl rychlý vstup do více zemí regionu a další rozšiřování aktivit na další evropské trhy, je pro nás důležitá podpora Dynamics AX pro legislativy a jazyky v cílových zemích a možnost řídit a optimalizovat procesy více firem skupiny v rámci jednoho systému. Modularita Dynamics AX zároveň umožňuje postupně zavádět a využívat pokročilejší funkce systému pro podporu našich dalších podnikatelských záměrů v budoucnu.“

---

Drahomír Otáhalík, manažer logistiky společnosti Noark Electric Europe s.r.o.

Další vývoj dle požadavků uživatelů i zákazníků

Systém navíc rozhodně neustrnul ve své původní podobě, ale je neustále přizpůsobován rychle se měnícím požadavkům uživatelů i koncových zákazníků.


V roce 2012 tak například přibyla podpora balicích listů – tedy listů obsahujících informace o obsahu jednotlivých balení, což poskytuje výrazný komfort zákazníkům, kteří si přebírají větší množství zboží.


Systém byl také záhy rozšířen o čtvrtletní forecasting. Ten je důležitý zejména z logistických důvodů. Doprava zboží lodí ze Šanghaje do Prahy totiž trvá zhruba pět až šest týdnů. Dalších několik týdnů pak trvá zařazení objednávek pro Evropu do výrobního plánu továrny v Šanghaji. Evropské zastoupení proto musí zboží objednávat zhruba s tříměsíčním předstihem, kdy musí mít jasnou představu, kolik a kterých typů a konfigurací zboží objednat a v kterých zemích je plánuje prodat. V budoucnu se přitom nástroje pro forecasting budou ještě dále rozvíjet a s rostoucí bází historických dat i zpřesňovat.

Řízení aktivit na pěti trzích za plat jednoho zaměstnance

Noark Electric Europe tak dokázala během pouhých devíti měsíců rozšířit své podnikání do tří zemí Evropy napřímo a do dalších dvou prostřednictvím obchodních zastoupení. Už nyní také připravuje svůj vstup na další trhy.

Dobu nasazení Microsoft Dynamics AX do nové země, včetně podpory všech procesů a provázání s konsolidovanými výstupy za Evropu, se podařilo zkrátit na dobu jednoho měsíce. To vše přitom společnost získala ve formě garantované služby za provozní náklady ve výši mzdy jednoho zaměstnance.