Elektronické fakturace formou služby od CCV Informační systémy přinesla v krátké době významné úspory a zefektivnění ve společnosti Schneider Electric, která je celosvětovým lídrem oboru průmyslových energetických zařízení. Během 2 měsíců se do elektronické fakturace podařilo zapojit 95% zákazníků. Každý měsíc jim Schneider Electric rozešle více než 4 tisíce elektronických faktur.

Milníky projektu elektronické fakturace ve Schneider Electric CZ

• Schneider Electric měl průměrné náklady 27 Kč na jednu papírovou fakturu (do června 2010)
  
• během 1 měsíce nasazeno řešení CCV e-Fakturace (červenec 2010)
  
• testování a oslovení zákazníků s elektronickou fakturací (srpen 2010)
  
• do elektronické fakturace zapojeno 95% zákazníků společnosti (září až říjen 2010)
• 99% všech faktur je realizováno elektronickou formou (konec roku 2010)
  
• měsíční úspora více než 80 000 Kč oproti původnímu stavu (leden 2011)

Papírová fakturace: 4 hodiny práce denně navíc

Původní papírovou formu fakturace společnost Schneider Electric využívala až do poloviny roku 2010. Celkový proces vystavení a odeslání papírových faktur znamenal pro firmu 4 hodiny neproduktivní administrativy denně po dobu 20 dnů v každém měsíci. Vystavení faktur, tisk, obálkování a odeslání poštou bylo nejen pracné, ale zároveň nákladné.

Celkové průměrné náklady na vystavení a odeslání jedné papírové faktury vyčíslil Schneider Electric na 27 Kč.

Elektronická fakturace – průměrné náklady na vystavení 1 papírové faktury
Kromě množství času a vynaložených nákladů se Schneider Electric potýkal také s problémem archivace papírových faktur. Pro tyto účely byla v prostorách firmy vyčleněna celá archivační místnost o rozloze 20 čtverečních metrů. Fyzické vyhledání požadované faktury v archivu mnohdy vyžadovalo značné úsilí a čas.

Tyto skutečnosti přivedly společnost k zavedení elektronické fakturace, pro kterou si jako dodavatele zvolila společnost CCV Informační systémy, která již společnosti Schneider Electric dlouhodobě a spolehlivě poskytovala služby EDI komunikace. Rozšíření elektronické fakturace i na zákazníky, kteří nepoužívají EDI, tak bylo dalším logickým krokem.

Elektronická fakturace formou služby

Řešení CCV e-Fakturace umožňuje odesílat a přijímat faktury v elektronické podobě a zabezpečuje přímou výměnu elektronických faktur s ekonomickým systémem podniku.

Kromě klasických daňových dokladů zahrnuje také dobropisy, vrubopisy, daňové zálohové faktury a zároveň může být propojeno s elektronickým tokem objednávek a logistických dokladů.

CCV e-Fakturace je řešení poskytované formou služby (Software as a Service). Schneider Electric nemusel kupovat žádný software a posilovat hardwarové vybavení, zároveň odpadly starosti spojené s dohledem a správou řešení, které zajišťuje poskytovatel služby, společnost CCV Informační systémy.

• Stáhněte si kompletní případovou studii ve formátu PDF

Řešení využívá konsolidačního centra ORION s možností snadného napojení obchodních partnerů a překladu elektronického dokumentu k doručení ve formátu srozumitelném ekonomickému systému protistrany.

„Řešení CCV e-Fakturace kompletně pokrývá celý proces fakturace a klade důraz na soulad s platnou legislativou. Řešení lze používat také pro dobropisy, vrubopisy nebo zálohové faktury. Je poskytováno formou služby, dá se tedy velmi rychle nasadit a bez dodatečných nákladů libovolně rozšiřovat," Marek Stanovský, vedoucí obchodu divize CCV eBusiness.

Tři důvody pro řešení formou služby

Řešení e-fakturace formou služby (s využitím principu „cloud computing“) dává společnosti konkurenční výhodu, která se z pohledu zákazníka opírá o tři důvody:

• rychlost nasazení a adaptace
• vyšší produktivita a schopnost reakce
• minimalizace správy a bezpečnost

Jak funguje CCV e-Fakturace ve společnosti Schneider Electric CZ

Společnost Schneider Electric používá informační systém SAP, ze kterého vyexportuje fakturu ve formátu IDOC, která je jednotným způsobem přenesena do konsolidačního centra ORION®. Zde probíhá automatizované převedení do čitelné podoby (zvolený formát PDF), vybavení zaručeným elektronickým podpisem a zároveň dochází k archivaci dokumentu.

16 různých podob daňového dokladu

Podoba faktury, tedy daňového dokladu, se pro jednotlivé zákazníky různí podle typu odebíraných produktů a služeb ze širokého portfolia Schneider Electric. Celkem společnost vydává 16 různých variant daňového dokladu (včetně zálohových faktur, vratek apod.), jejich převod z formátu IDOC do čitelné PDF podoby přitom probíhá zcela automaticky. Společnost má pro všechny typy dokladů jeden jediný typ exportu z podnikového systému SAP.

Maximálně flexibilní příjem elektronických faktur pro zákazníky

Zákazníkům jsou faktury doručovány na dohodnutý email, na který obdrží fakturu v PDF formátu jako přílohu emailové zprávy. Vydané faktury jsou zákazníkům k dispozici také na webovém portálu, a to nejen ve formátu PDF, ale i ve zvolené datové podobě.

Zákazník má k fakturám nepřetržitý přístup a díky datové podobě dokladů si je může načíst přímo do svého informačního systému bez nutnosti ručního přepisování. Webový portál je provozován pod značkou Schneider Electric a zákazníci na něm mohou provádět tyto činnosti:

• prohlížet, tisknout a uložit si faktury v čitelné podobě
• filtrovat podle zadaných kritérií
• potvrdit příjem faktury
• stáhnout si datovou podobu faktury v předem dohodnutých formátech (XML, TXT, …)

Přístup k webovému portálu probíhá zabezpečeně přes protokol HTTPS.

Archivace dle platné legislativy jako standardní součást řešení

Součástí řešení CCV e-Fakturace je archivace všech vydaných i přijatých elektronických faktur Schneider Electric dle platné legislativy. Faktury jsou opatřené elektronickým podpisem, pravidelně jsou opatřovány také časovým razítkem, které zaručuje platnost elektronického podpisu v čase.

Schneider Electric může archivované faktury stáhnout jak v čitelné, tak v datové podobě prostřednictvím webové aplikace ORION po celou dobu archivace. Díky zabezpečenému přístupu přes web je může prohlížet kdykoliv a odkudkoliv. V aplikaci ORION jsou faktury archivovány v samostatných denících a lze je prohledávat a filtrovat podle celé řady kritérií.

Přínosy pro Schneider Electric CZ

• úspora nákladů na poštovné, papír, tisk, obálky
• úspora času při obálkování a odesílání faktur
• nižší chybovost při odesílání faktur
• rychlejší doručení faktur – příznivý vliv na cash-flow
• snadnější vyhledávaní faktur
• možnost přistupovat k fakturám zabezpečeně odkudkoliv

Návratnost za první 3 měsíce, roční úspora téměř 1 milion Kč

Schneider Electric začal testovat řešení v průběhu srpna 2010, kdy proběhlo rovněž oslovení zákazníků se souhlasem k elektronické fakturaci (v souladu s §26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb.). Během září a října 2010 se do elektronické fakturace zapojilo 95% zákazníků. Drtivou většinu objemu všech faktur tedy tvořily již během měsíce listopadu elektronické faktury.

Díky zapojení převážné většiny zákazníků do konce roku 2010 rozeslal Schneider Electric 99% faktur v lednu 2011 elektronicky. Do elektronické fakturace je celkem zapojeno více než 1000 zákazníků, kterým se měsíčně zasílá téměř 5 000 elektronických faktur.

• Chcete znát konkrétní úspory při zavedení elektronické fakturace pro vaši společnosti?

Celková investice do řešení CCV e-Fakturace, včetně elektronického portálu, zapojení všech zákazníků a elektronické archivace, se společnosti vrátila již v průběhu listopadu 2010. Již v lednu 2011 Schneider Electric ušetřil oproti předcházejícímu papírovému stavu díky elektronické fakturaci více než 80 000 Kč. Roční úspora představuje téměř 1 mil. Kč.

„Elektronická fakturace neznamená jen významné úspory na vystavování faktur a poštovném, ale také představuje obrovskou úsporu práce, méně starostí s archivací a snadnější vyhledávání dokladů. Měsíčně díky elektronické fakturaci dosáhneme úspory téměř 10 člověkodní na práci spojené s vydáváním papírových faktur. Velmi pozitivní jsou rovněž reakce našich zákazníků,“ Jarmila Sovová, hlavní účetní Schneider Electric CZ

Vývoj nákladů při nasazení elektronické fakturace od CCV Informační systémy ve Schneider Electric CZ

Klíčové vlastnosti CCV e-Fakturace

• řešení formou služby (software-as-a-service)
• odpadají nákladné úpravy podnikového systému
• široké možnosti úprav formátů daňových dokladů
• správu a dohled provádí poskytovatel služby – CCV Informační systémy
• součástí řešení je archivace dle platné legislativy
• webový portál pro zákazníky i s datovou podobou dokladů (volitelně)
• různé elektronické doklady v jednom webovém rozhraní (EDI, PDF, Datové schránky)

Profil zákazníka

Společnost Schneider Electric je celosvětový specialista na správu energií, který působí ve více než 100 zemích. V České republice poskytuje řešení a služby v oblastech rozvodu elektrické energie, automatizace a řízení, slaboproudých systémů a přenosu dat. Orientuje se na čtyři klíčové segmenty trhu: průmysl, technologii budov, domovní elektroinstalace a energetiku a infrastrukturu. Společnost sídlí v Praze, dále má obchodní kanceláře v Brně a Písku. Zaměstnává přes 200 zaměstnanců a dosahuje obratu přes 6 mld. Kč.

Profil dodavatele

CCV Informační systémy působí na trhu od roku 1992 a patří k významným hráčům domácí scény oboru informačních systémů. Poskytuje komplexní dodávky ve vývoji, poradenství a implementaci podnikových informačních systémů (Microsoft Dynamics) a dalších softwarových aplikací pro vybrané oblasti podnikání. Specializuje se na řešení pro poskytování elektronické výměny dat (řešení EDI Orion), zabezpečuje bezpapírový oběh obchodních dokladů. Vyvíjí speciální řešení (registry, portály) pro státní správu. CCV Informační systémy udržuje certifikát systému kvality ISO 9001:2009, je partnerem společnosti Microsoft s titulem Microsoft Gold Certified Partner.

• Více informací o službě CCV e-Fakturace