Čeho chcete dosáhnout?

Nejprve je třeba vybrat správnou oblast, které digitalizace opravdu prospěje. A jde skutečně o detaily. Ujasněte si, jak efektivní jste v dané oblasti dnes. Protože ne vše, co se dělá ručně, je v konečném důsledku neefektivní nebo drahé. Běžným příkladem je digitalizace dvou oblastí. Digitalizace agendy došlých faktur a s ní spojeného schvalovacího procesu nebo digitalizace v oblasti HR agendy – kupříkladu digitalizace smluvní dokumentace, ročního zúčtování daní a podobných úkonů. V obou případech se na první pohled zdá, že digitalizujeme-li například faktury, musíme ušetřit na zpracování samotné faktury v účetním systému a zároveň urychlit schvalovací proces, protože již dnes nám dodavatelé faktury v elektronické podobě běžně zasílají. Na první pohled existuje opravdu mnoho důvodů, které hovoří ve prospěch digitalizace účetních procesů. Podívejme se však na tento proces detailně:

• Jak mi faktury dnes chodí? Kam a do jaké schránky je dodavatelé posílají? Jsou tyto faktury následně vytištěny, nebo zůstávají v elektronické podobě?
• Jak je v současné době schvalujeme?
• Jak efektivně to probíhá?

Čísla mluví za vše

Digitalizace je jednou z oblastí ve firmě, kde lze proces a náklady na něj poměrně přesně změřit. Některé aspekty, jako je přínos pro zaměstnance a jejich pohodlí, samozřejmě změřit nelze, ale zde jde právě o onu rovnováhu. Pokud očekávám, že digitalizace přinese zaměstnancům lepší komfort, například v podobě elektronických dokumentů a složek zaměstnanců, nepůjde to ruku v ruce s levnějším zpracováním HR agendy. Digitalizace neznamená ani to, čeho se zaměstnanci nejčastěji obávají – snižování stavu. Ano, může přinést takové časové úspory, že se některým zaměstnancům uvolní ruce. Ale ti se téměř nikdy nepropouštějí. Budou mít čas na práci, na kterou dříve neměli prostor, nebo se rekvalifikují na podobnou, často i vyšší pozici.

Společnosti se mnohdy rozhodnou digitalizovat oblast, kterou již efektivně zpracovávají a která vlastně změnu nepotřebuje. Je to zkrátka moderní, a tak mají pocit, že je dobré na tuto vlnu naskočit. Na tom není nic špatného, každý chce mít moderní firmu, ale mluvíme o správném nastavení očekávání. Pokud mě dnes zpracování jedné došlé faktury vyjde na 50 korun a trvá mi minutu, i když to dělám ručně v účetním softwaru, se schválením v e-mailu, tak investice do OCR nástroje, který mě bude stát XY korun měsíčně, rozhodně tento proces výrazně nezlevní ani nezrychlí.

Zároveň je opravdu důležité vybrat správnou oblast i z hlediska při­pra­ve­no­sti okolí. Je okolí firmy, její partneři a dodavatelé, připraveno řešit danou oblast stejně jako vy? Jako příklad můžeme uvést druhou oblast, kterou jsme zmínili v úvodu – personální agendu. Konkrétně digitalizaci nástupu zaměstnance, kdy se často elektronicky generují smlouvy a další příslušná zaměstnanecká dokumentace. V konečném důsledku není problém udělat onboarding elektronicky, vygenerovat smlouvu automaticky. Ve většině případů však bude stále potřeba smlouvu vytisknout a nechat klasicky ručně podepsat, neboť samot­ní zaměstnanci pravděpodobně nebudou mít dostatečně kvalifikova­ný elektronický podpis. Ani třetí strany často nemusí elektronický dokument akceptovat, legislativa se tak daleko ještě nedostala.

Co tedy může stát za neúspěšnou digitalizací?

Časté chyby:

• Výběr špatné oblasti nebo příliš široký záběr
• Nesprávně nastavená očekávání
• Nepřipravenost okolí, populace

Samozřejmě je také důležité zvolit správný nástroj podle oblasti, kterou potřebujete pokrýt. Ať už chcete řešení on premise (instalace u vás, buď fyzicky, nebo na vašich serverech), nebo dáváte přednost cloudové službě, ze zkušenosti můžeme říct, že na trhu dnes určitě existuje služba nebo nástroj, který bude vyhovovat vašim potřebám.

Viktor Mečiar Autor článku je managing director společnosti TULIP Solutions.