Každý vyřizuje e­maily po svém. V Outlooku si udělá padesát složek, zavede desítky pravidel, nastaví štítky, vlaječky nebo kategorie. Ti zkoumavější zavádějí dokonce i metodologie na řízení času a různě s nimi experimentují. Ať tak, či tak, každý den je stejně čeká těch 50 a víc e­mailů, na které musí nějak zareagovat.

Pravá zkouška vzniká ve chvíli, kdy musíte řešit spor a potřebujete dohledat určitou komunikaci. Většina začne prohledávat svoje složky a marně vzpomínat na konkrétní slovo, podle kterého by vyfiltrovala svých 300 výsledků a dostala alespoň 20, které už bude schopna jeden po druhém projít. Všechno jde vyřešit, jen to stojí nervy a čas.

Komunikačně nejvíce zatížení jsou obchodníci, projektoví manažeři a vedoucí pracovníci. Ti přes e­mail řeší jak obchodní komunikaci, tak úkolování.

Všichni milujeme Re:Re:Re: e­maily. Nebo snad ne?

Ještě jsme zapomněli dodat, že se k běžnému e­mailovému chaosu občas přidá i vedení firmy. Vždyť kvůli té „absolutně nejdůležitější věci”, jakou je změna jednoho slova v odstavci 3 na straně 8 v procesu příjmu nových zaměstnanců, se přece musí poslat hromadný e­mail všem zaměstnancům. A na to samozřejmě pár jednotlivců odpoví s dotazem (a pošle to opět na všechny)… Představte si pak výraz někoho, kdo se po dvou dnech vrátí z dovolené, a nečeká tu na něj 50, ale 100 nepřečtených e­mailů.

Úkolování nepatří do emailu

Co kdyby existoval nástroj, který by eliminoval a výrazně zjednodušil veškerou e­mailovou komunikaci. Rázem se pak z e­mailů stává to, co vždycky byly ­ pouhé prostředky komunikace. Cokoliv navíc přidělává jen komplikace. Tímto nástrojem je eBRÁNA systém, který zahrnuje evidenci všech zaměstnanců, klientů a věcí, co mezi sebou řeší. Těmto věcem říkáme aktivity a mohou to být úkoly, projekty, obchodní nabídky, žádosti nebo cokoliv dalšího k řešení. Jsou to vlastně taková témata, do kterých jde seskupovat komunikace.

Při vývoji eBRÁNA systému jsme si kladli za cíl zefektivnit firemní komunikaci. A proto jsme se zaměřili na 3 základní oblasti ­ obchodní komunikaci, úkolování a vnitrofiremní hromadnou korespondenci.

Hezky to jde vysvětlit na příkladu: Zákazník mi pošle e­mail, že potřebuje něco upravit. Já si z e­mailu jedním kliknutím vytvořím úkol a předám ho kolegovi k řešení. Jeho systém na úkol upozorní, takže do něj může vepsat poznámku, že se k němu dostane za týden. Pak mi úkol vrátí, já si ho otevřu, přečtu poznámku a přímo z úkolu napíšu klientovi e­mail. Ten potom odpoví, že souhlasí, přičemž se jeho e­mail automaticky přiřadí k úkolu. Úkol funguje jako vlákno. Po schválení ho předám zpět kolegovi k realizaci. Jemu se zařadí do fronty s úkoly podle termínu, jaký nastavil. Jakmile pak bude hotovo, přeřadí mi kolega úkol zpátky a já budu moci poslat klientovi řešení. Výsledkem je jeden úkol, ke kterému mám napojeno 5 e­mailů. Dají se kdykoliv dohledat a jsou natrvalo archivované v databázi u klienta. Množství emailů se tak výrazně redukuje.

Termíny už nehlídá e­mailový klient, ale systém v podobě úkolů.

Vyzrajte na vnitrofiremní hromadnou korespondencí

Stejné je to s vnitrofiremní komunikací. Za tímto účelem využívá eBRÁNA systém nástěnku, kam můžete přidat jakýkoliv příspěvek ­ personální změny, rychlé stavové zprávy, změny v procesech apod. Zaměstnanci je pak mohou komentovat v diskusi nebo lajkovat podobně jako na sociální síti.

Po zavedení eBRÁNA systému zredukujete množství e­mailů na minimum. Budete schopni plánovat, měřit a vyhodnocovat svou komunikaci. eBRÁNA systém je komplexní službou a začít můžete právě zavedením pořádku v e­mailech.