Příkladem může být nové řešení KM Flows od Konica Minolta, které zkracuje potřebnou dobu až na jednotky dnů.

Prostor pro digitalizaci je mezi českými firmami i přes rostoucí poptávku stále velký. Největší rezervy přitom mají malé a střední firmy, které v lepším případě po digitalizaci pracují s dokumenty na sdílených discích a ve složkách. „To není ideální jak z pohledu bezpečnosti, tak komfortu práce. Dnes lze totiž k dokumentům, jejich připomínkování a schvalování přistupovat vzdáleně, odkudkoli,“ upozornil Lukáš Král, produktový manažer ECM Konica Minolta Business Solutions Czech.

Konica Minolta zužitkovala více než pět let zkušeností s digitalizačními službami a přenesla je do univerzálních šablon a předdefinovaných procesů. Na jejich základě vyvinula vlastní řešení KM Flows, které u zákazníka rychle nasadí s většinou požadovaných funkcionalit a v případě potřeby následně už jen upraví. Rozsáhlé zákaznické analýzy, které byly standardním postupem při zavádění digitalizačních služeb, tak už v případě KM Flows nejsou zapotřebí a instalace je podstatně jednodušší.

„Vlastně tak reagujeme na požadavky malých a středních firem, které nám říkaly: ‘My se tak moc nelišíme, dejte nám, co máte ve standardu.‘,“ podotkl Lukáš Král a dodal: „Řešení KM Flows je nezávislé na prostředí, ve kterém běží, a snadno se integruje do okolních systémů. Může být nasazeno na stávající infrastruktuře zákazníka, ale nabízíme ho i kompletně jako cloudovou službu (SaaS).“

Nezávislé nástroje

Balíček KM Flows je složený z nástrojů FlowCap a FlowDoc. Ty jsou navzájem nezávislé, ale zároveň se doplňují. S pomocí FlowCap nabízí Konica Minolta prostřednictvím mobilní aplikace nebo multifunkčního zařízení jednoduchou konverzi dokumentu do editovatelného nebo prohledávatelného formátu.

Zpracované dokumenty pak mohou být uloženy v navazujícím úložišti FlowDoc nebo jakémkoli jiném digitálním úložišti, jako je cloud, síťové disky nebo e-mail. Takto zdigitalizované dokumenty mohou být samozřejmě použity také v dalších systémech (ERP, DMS, atd.). FlowDoc však nabízí proti konkurenci jednu zásadní výhodu. Dokumenty netřídí do adresářové struktury, která se časem zákonitě stává natolik nepřehlednou, ale podle kontextu.

Dokumenty uložené v úložišti jsou opatřeny metadaty, která mohou obsahovat například informace, o jaký typ dokumentu jde, jakého zákazníka se týká, kdy byl vytvořený a kdo tento dokument může otevřít či editovat. FlowDoc samozřejmě také podporuje týmovou práci nad dokumenty. Umožňuje komentování, potvrzování, verzování dokumentů a jejich schvalování v podobě řízené dokumentace, a to i na mobilním zařízení.