Proč by ale software měl být „nezbytný“? Uveďme příklad: Dokládat shodu výrobního procesu dle ISO bez podpory tzv. řízené dokumentace je velmi nákladné. Nasazením softwaru pro řízení dokumentace DMS (Document Management System) dochází k výrazným úsporám času a peněz a k minimalizaci dopadů chyb lidského faktoru. To je prověřeno trhem a od určité velikosti podniku se bez řízené dokumentace nelze obejít. DMS se stává nezbytností.

Systémy DMS fungují jako stavebnice. Velké celky jsou základem pro provoz a menší celky se vyvíjejí na konkrétní přání, podle zaměření klienta. Cíl je jasný: Efektivně řídit množství dokumentů a co nejrychleji získat potřebnou informaci. Slovo nezbytnost dostává konkrétní význam, pokud se zaměříme na podniky s certifikací ISO nebo akreditované laboratoře. Speciálně pro ně je korektně vedená řízená dokumentace naprosto nutná pro udržení akreditace, stejně jako pro výrobní podnik k získání zakázek a udržení kvality výroby. Ztrátou akreditace může podnik přijít až o více než devadesát procent zakázek, se zásadními dopady na jeho hospodaření. Není to důvodem k zamyšlení, jak takový problém vyřešit?

Společnost Onlio nabízí DMS eDoCat, robustní nástroj pro centrální správu dokumentů, který podporuje efektivní vyhledávání obsahu či generování protokolů a statistik o zpracování dokumentů. Dokáže spravovat i firemní faktury, dodací listy či pracovní smlouvy v rámci jediného nástroje. Dochází k úsporám času, vynaložených prostředků a peněz při plném zabezpečení dat.

Podniky jsou různé a stejně i jejich potřeby. Je možné identifikovat základní procesy, které mají malé firmy, i velké korporace. Nejvíce podobné jsou si základní procesy ISO. Hranicí velikosti obvykle není počet zaměstnanců, ale počet procesů, jejich složitost a důležitost.

Po technické stránce dochází k nasazení DMS systému v několika etapách. V případě eDoCatu ve čtyřech. Na začátku je podrobná analýza požadavků, následuje definice metadat, procesů a oprávnění pro nasazení DMS. Třetím krokem je instalace a konfigurace workflow. Moduly DMS pak umožní připomínkování dokumentu, schvalování, náhled i přezkum z hlediska zpracování, archivaci a skartaci. eDoCat komunikuje česky, anglicky a německy, s možností přizpůsobení konkrétních jazykových termínů. Čtvrtá etapa nasazení doplňuje DMS s časovým odstupem o nové požadavky. Velmi často totiž dochází k pozitivním procesním změnám v organizaci.

eDoCat je postaven na otevřeném řešení Alfresco. Vývojáři společnosti Onlio optimalizovali uživatelské rozhraní dle dlouhodobých zkušeností z českého prostředí, včetně modulu pro datové schránky či elektronický spis. DMS se během několika týdnů stává nástrojem, který pomáhá podniku optimalizovat procesy. Systém je velmi intuitivní, takže odpadá dlouhé a nákladné zaškolování.

Zajímavá je možnost využití DMS v cloudu, kde je zajišťován kompletní provoz. Přenesení správy systémů a dat na třetí osobu má výhody. Například bezpečnost dat a jejich dostupnost za předpokladu, že dojde k nějaké nenadálé události ve firmě. Podstatnou výhodou je také možnost optimalizovat náklady (CAPEX vs. OPEX).

DMS systémy jsou komplexní softwarová řešení, přesto jejich implementace není technicky složitá. Každé DMS je jen nástrojem, který má pomáhat podniku. Je ale potřeba říci, že u příležitosti nasazení DMS obvykle dochází k optimalizaci procesů.

Ing. Jiří Voves, MBA