V půlce projektu se může stát, že potřebujete pracovníka nebo důležitý stroj pro jinou zakázku a nikdo si toho předem nevšiml. Nebo při přijetí další zakázky nebylo jasné, že se první zdržela a vám tak nezbývají kapacity. Dohlédnout na závislosti mezi zakázkami a myslet na vše je prostě nemožné.

Existuje řešení efektivního řízení projektů?

Naštěstí se dnes můžete obrátit na chytrý software, díky kterému si nemusíte nosit práci domů a v noci přemýšlet, kde hrozí velké problémy a nespokojení zákazníci. Pojďme si spolu projít varianty, které vás od těchto rizik uchrání.

Excelovské tabulky – opravdu vám pomáhají?

Projekty, jejichž části se střetávají v různém čase, nedokáže běžný člověk nosit v hlavě. Pokud i vy po večerech počítáte místo oveček termíny, možná vás napadne všechno hodit na papír a naplánovat si kapacity pro jednotlivé stroje a pracovníky tak, abyste měli dopředu přehled o jejich vytížení dle projektů.

Nejspíš jste už zkoušeli vytvořit takový plán v Excelu, kde si vyplníte krásné tabulky a přesně na jednotlivé dny vidíte, kdo má na čem pracovat a kdy jsou stroje a klíčoví pracovníci volní. Můžete pak v klidu přijímat zakázky s příslibem dodržování termínů.

Problémy přicházejí už s druhou zakázkou

Po nějaké době se ale objeví zakázka, kterou je potřeba o týden posunout, protože zákazník nedodal podklady včas. A je třeba vše naplánovat znovu. O týden později je zase potřeba přesunout klíčový stroj na jinou zakázku a důležitý pracovník může mít naplánovanou dovolenou. Proto musíte posunout i druhou zakázku, protože u ní máte dostatečnou rezervu. V následujícím týdnu však nastává velmi podobný problém.

Může se také stát, že hned druhý den dostanete příležitost vzít zakázku, za kterou chce zákazník zaplatit vyšší cenu, ale požaduje expresní termín. Rádi byste ji do harmonogramu začlenili, ale opět to znamená vše předělat.

Neuspokojivý výsledek stojí zbytečnou energii

Takto zkoušíte plánování projektů předělávat pár týdnů, ale nakonec to musíte vzdát, aby vaši veškerou kapacitu nepohltilo přeplánování projektů. Navíc je vše náročné na přemýšlení, zatímco byste mohli tuto energii věnovat důležitějším věcem v práci i doma.

Možná po této zkušenosti s Excelem přemýšlíte, že se vrátíte k tomu, nosit práci v hlavě a spoléhat se na to, že vše nakonec nějak operativně vyřešíte. I za cenu sobotních a nedělních směn, penále za pozdní dodání, expresních objednávek dalšího materiálu a dalších nepříjemností. Věřte, že existuje pohodlnější řešení, díky kterému budete řídit projekty naprosto bezstarostně.

Zklamání může přijít i se software na řízení projektů

Stává se, že lidé testují nebo pořizují specializované software na řízení projektů, zakázek či výrobu. Zjistí pak, že práce je se specializovaným programem opravdu snazší. Výstupy v Ganttových diagramech, kde vidí závislosti mezi jednotlivými operacemi v zakázce, vcelku přehledné vytížení zdrojů včetně barevné indikace přetížení či volných kapacit.

Když se však ponoříte do takových programů hlouběji, zjistíte, že se základním problémem, kterým je přeplánování v případě, že plány neběží dle původních představ, vám ani většina specializovaných software nepomůže. A tak nakonec přestanete používat i to a usoudíte, že stejně nemá cenu nic plánovat.

Vyberte chytře a buďte konečně v klidu

Nevzdávejte to! Nabízí se možnost, která vám pomůže na všech úrovních, a tou je Instant Team. Jde o český software, který se zaměřuje právě na problematiku snadného přeplánování zakázek a projektů v situaci, kdy ve firmě běží nebo je naplánováno množství úkolů najednou, a navíc jsou provázané přes sdílené zdroje.

Co to znamená? Instant Team umí naplánovat zakázky automaticky do volné kapacity zdrojů podle priorit projektů. V případě potřeby je také přeplánuje okamžitě a bez pracného přesouvání termínů, ověřování kapacit a dalších zbytečných kroků.

Instant Team navíc umožňuje kombinovat plánování na různých úrovních. Dle kapacity celých oddělení či profesí a poté, nebo souběžně s tím, dle konkrétních pracovníků či strojů.

Tento software má v Čechách i na Slovensku celou řadu spokojených zákazníků z výrobních firem, kteří právě tyto funkce velmi oceňují. Také oni hledali velmi dlouho řešení, které by usnadnilo plánování práce. Až Instant Team jejich požadavky splnil. I oni si prošli podobným martyriem a dnes už jsou jejich problémy minulostí. Plánují s jistotou, mohou dodržovat termíny a mají klidný spánek.