Nákupní oddělení bývají zahlcená velkým množstvím operativních úkolů, administrativou a zdlouhavou komunikací s dodavateli, většinou vedenou klasicky přes e-mail. Nákupčí se tak mnohdy obracejí na své stávající OEM dodavatele, protože nemají dostatek prostoru ani informací na to hledat jiná, optimální řešení. Pokud není možné zjednodušit a zefektivnit samotný nákupní proces, tím spíš se firmy nedostanou k celkovému vylaďování dodavatelského řetězce. Efektivní a dobře fungující systém dodavatelů je přitom základ pro stabilní fungování výroby, a navíc představuje i konkurenční výhodu.

Čekání, dodávání a tajnosti

Aby se firmy mohly domluvit na spolupráci s novými dodavateli, potřebují od nich nejdříve získat cenovou nabídku. Jakmile si udělají obrázek o průměrné ceně dílu na trhu, o takovou informaci se mohou opřít při dalším rozhodování. Ale už jen získat v rozumném čase cenovou nabídku je problém, cesta k ní totiž může trvat i pár týdnů.

Celý proces přitom nákupčí obvykle začíná tak, že obdrží informaci o potřebné komponentě ze systému SAP, většinou spolu s 2D výkresem v PDF formátu. Pouze dvourozměrný výkres však dodavatelům často nestačí k vytvoření cenové nabídky. Takže poté, co si nákupčí vytipuje možné dodavatele, kterým pošle poptávku a 2D výkres, na straně dodavatele dílů začíná proces překreslování 2D výkresu do 3D CAD modelu.

Podniky a dodavatelé dílů si mezi sebou ovšem nemohou volně posílat 3D výkresy v CADu, protože ty často obsahují obchodní tajemství. Sdílení takových informací je třeba právně ošetřit dohodami o mlčenlivosti (anglicky Non-disclosure Agreement, NDA), což přináší další administrativní zátěž a průtahy.

Dostatek informací je nedostatkové zboží

Když se vrátíme k tomu, jak nákupčí potenciální dodavatele vůbec našel, odkrýváme další problém. Nákupní oddělení nemívá podrobné informace z výroby o tom, jaký díl konkrétně potřebuje, jakou metodou by se měl vyrábět atd. Informační deficit ale řeší, i pokud jde o dodavatele – ti totiž nemívají na svém webu specifikace strojů, na kterých kovové díly jako plechy, jekly a trubky obrábějí. Takže nákupčí balancují s dvojnásobným informačním deficitem a poptávají paušálně, nikoli cíleně, protože nemají přesné informace. Nikoli vlastní chybou – systém je takto nastaven.

Další problém spočívá v načasování zakázek. Firmy často řeší výrobní kapacity s velkým předstihem, což nemusí být efektivní. Cenu kalkulují nyní, i když výroba má proběhnout třeba za půl roku, což může vést k nepřesným odhadům a neefektivnímu využití zdrojů.

Řekněme, že nákupčí nehledá úplně nové díly, ale snaží se optimalizovat dodávky stávajících komponent. Například proto, že se nestíhají doplňovat zásoby, nebo hledají nové kapacity. Stávající kontrakt s dodavatelem vyprší třeba za půl roku a nový dodavatel se tak hledá s předstihem. Ideální by ovšem bylo řešit výrobní kapacity v momentě, kdy firma díly skutečně potřebuje, a ne půl roku předem.

Výrobci optimalizují výrobu, ne řešení objednávek

Na druhé straně stojí dodavatelé. Jaký je systém poptávání dílů z jejich pohledu? Jen v Evropě je kolem milionu firem, které jsou schopné vyrábět pomocí strojírenského obrábění, například frézování či tváření plechů. Jde v průměru o menší podniky, kolem 90 procent z nich má méně než 15 zaměstnanců. Tyto firmy optimalizují výrobu, ale nemají informační systém pro zadávání poptávek ani kalkulační software. Odběratelé s nimi tak většinou komunikují přes e-mail, případně používají excelové tabulky. Poptat najednou 1 000 firem a porovnat jejich nabídky by proto znamenalo rozeslat všem e-mail a opět čekat, než překreslí 2D výkresy do 3D modelů.

Kvůli již zmíněným blokům v cestě za efektivnějším nákupním procesem tak nákupčí nejčastěji řeší objednávání nových součástek přes své stávající producenty dílů (Original Equipment Manufacturer, OEM). Ani proto se podniky nedostanou k řízení komplexních dodavatelských řetězců strojírenských dílů a využívání potenciálních výhod, které by jim mohly plynout ze spolupráce s dobře řízenou sítí dodavatelů.

Cesta z kruhu ven

Možnost, jak celý problém vyřešit, tu ale je – strojírenské firmy mohou vyhledávání dodavatelů a související operativu částečně outsourcovat a tím celý nákupní proces výrazně zjednodušit i zefektivnit. Možným technickým řešením je centralizovaná databáze ověřených dodavatelů s podrobnými informacemi o tom, jakou výrobní technologií disponují.

Nákupčí přes jednoduché rozhraní nahraje výkres, který následně vyhodnotí AI metodou bounding boxů. Algoritmus pak rovnou navrhne, jaké díly budou potřeba, včetně jejich přesné specifikace, odpovídající technologie výroby optimální pro zadaný počet kusů a samozřejmě materiálu. Systém následně osloví všechny relevantní dodavatele z databáze. Pokud například AI vyhodnotí, že k výrobě dílu bude třeba CNC soustružení do tří metrů, kontaktuje pouze dodavatele, kteří takovou technologií disponují. Systém také nechce po dodavatelích jen cenovou nabídku, ale rovnou je oslovuje s konkrétní objednávkou.

Výrobní podniky tak dostávají velmi užitečný nástroj, který může zkrátit přibližně desetidenní čekání na cenovou nabídku na 10–15 minut, a to už je pořádná porce ušetřeného času. Navíc nezískává pouze kalkulaci od jednoho dodavatele, ale středovou cenu na trhu u technologie potřebné pro výrobu v rámci všech relevantních dodavatelů z databáze, kteří projevili zájem o spolupráci a splňují potřebné parametry. Systém řeší i situace, kdy nákupčímu chybí kompletní technická znalost, nebo na hledání detailů objednávky jednoduše nemá čas. Digitalizace a automatizace některých procesů také umožňuje lepší plánování a monitorování dodavatelských řetězců, což zlepšuje jejich flexibilitu a odolnost vůči výpadkům.

Odpadá zdlouhavá komunikace s nedostatkem informací a rovnou se otevírá cesta ke spolupráci mezi odběrateli a dodavateli. Z vlastní zkušenosti víme, že odběratelé mají zájem o řešení na klíč. Ideálně se chtějí zcela vyhnout vyjednávání o dodávkách dílů, řešení administrativy s tím spojené a nutnosti auditovat nové dodavatele.

Optimalizovaný nákup otevírá nové možnosti

Efektivnější nákupní proces znamená, že podnik může mnohem snadněji distribuovat své dodávky mezi malé a střední podniky, u kterých je v rámci databáze garantována kvalita, termíny dodání nebo balicí předpisy. Společnosti se snáze zbaví závislosti na jednom dodavateli, což s sebou nese taktéž snížení či úplnou eliminaci rizik týkajících se kontinuity výroby.

S lepší distribucí přitom souvisí vyšší odolnost vůči globálním výpadkům způsobeným pandemiemi, geopolitickými konflikty a dalšími nenadálými událostmi, jako je například zablokování lodní dopravy v průplavu. Otevírá se i možnost více lokalizovat dodávky, upustit od dovážení dílů z Asie a vrátit se k lokálním, evropským dodavatelům, tzv. onshoring a reshoring. Tím se minimalizuje potřeba dlouhých přepravních tras a částečně se snižují emise CO₂. Navíc podpora lokálních výrobců dává smysl i s ohledem na kultivaci lokálního průmyslového prostředí.

Zkrácení cesty od výrobce komponenty k firmě také zlepšuje flexibilitu dodavatelského řetězce a umožňuje pružněji reagovat na změny v poptávce. Onshoring snižuje kapitálové náklady, firmy nemusejí vázat prostředky na velké objednávky a dlouhé přepravy, což se odrazí na optimálním řízení cash flow.

Díky popsanému řešení mohou výrobní podniky snáze přejít na model dodávek just-in-time, který pomáhá minimalizovat náklady na skladování a udržovat optimální úroveň zásob.

Jakub Málek Autor článku je CTO & spoluzakladatel společnosti PARTORY.