Společnost Lach-Ner, s. r. o., patří dnes na špičku chemických společností působících nejen na českém, ale i na mezinárodním trhu s čistými chemikáliemi. Lach-Ner je tradiční českou společností s více než stoletou historií. Je nástupcem známé Lachemy Brno o.z. Neratovice. Do současného portfolia společnosti patří výroba speciálních a čistých chemikálií a různých odstraňovačů nátěrů. Specialitou je vývoj a výroba pomocných léčivých látek, kvůli čemuž je společnost pod přísným dohledem Státního ústavu pro kontrolu léčiv (SUK). Mezi další služby patří skladování všech typů chemikálií podle nejpřísnějších státních norem. O tom, jaký význam má pro chemickou společnost výkonný informační systém, jsme si povídali s Jiřím Benešem, vedoucím skladů, logistiky a manažerem IT.

Společnost s více než stoletou historií musí mít dostatek zkušeností s informačními systémy, jak to tedy bylo se společností Lach-Ner?

Do společnosti Lach-Ner jsem nastoupil v roce 2005 jako vedoucí skladů a logistiky. Postupně jsem začal přebírat zodpovědnost za další oblasti, jako je například IT. V roce 2005 stále běžel ve společnosti Lach-Ner přibližně dvacet let starý informační systém postavený na DOSu, který byl speciálně vyvinutý pro původní společnost Lachema Brno o.z. Neratovice. Tento systém měl mnoho omezení. Jednalo se o samostatné moduly, které mezi sebou nekomunikovaly, takže transfer informací byl velmi náročný. Spoustu relevantních informací nebylo ani možné z toho systému dostat. Proto v roce 2006 padlo rozhodnutí vybrat nový informační systém.

Výběr asi neprobíhal jednoduše. Kolik času jste věnovali výběru nového informačního systému?

Celkově jsme do výběrového řízení pozvali deset výrobců informačních systémů. Celé výběrové řízení trvalo přibližně tři čtvrtě roku. Nakonec nám zůstaly asi čtyři společnosti, s nimiž jsme vedli závěrečná jednání, a nakonec jsme vybrali Informační systém K2 od společnosti K2 atmitec.

Jaké byly pro vás ty klíčové vlastnosti, které musel nový IS K2 mít?

Jelikož je Lach-Ner výrobně-obchodní společnost s velmi specifickým portfoliem produktů a služeb, byly i požadavky postavené především na zvládnutí dvou oblastí, a to výroby a plánování. Jednalo se o:

• zvládnutí laboratoře – vzhledem ke specifickým nárokům jak zákonným, tak i výrobním bylo zásadní, aby systém umožňoval maximální kontrolu přístupových práv jednotlivých zodpovědných osob v procesu k určitým materiálům anebo informacím.
• maximální dohledatelnost informací – konkrétní výrobek se na konci výrobního procesu skládá z velkého množství různých druhů chemikálií a je důležité, aby každá položka vstupující do výrobku byla dohledatelná, což vyžaduje i SUK.
• okamžitá dostupnost správných a pravdivých informací – je velmi důležitá pro obchodní složku společnosti, v případě neshod je možné v systému najít všechny potřebné informace on-line.
• specifické požadavky na skladování – různé druhy chemikálií vyžadují různé systémy skladování, takže systém musel být schopný operovat s několika různými druhy skladů zároveň.

Vybrali jste si tedy Informační systém K2 a začala implementace. Jak probíhal tento proces?

Implementace začala 1. února 2007 a byla náročná, protože celá firma Lach-Ner naráz přešla na nový IS K2, což si vyžádalo velmi dlouhou přípravu. Především se odlaďovaly toky informací a to, kdo má práva na přístup k jakým informacím s ohledem na laboratoř a specifické práce. Náročný byl i přechod u samotných zaměstnanců, protože někteří z nich byli ve firmě i dvacet let a najednou byl před ně postavený nový informační systém, nové obrazovky a byly na ně kladeny nové nároky – zadávat více informací, aby ze systému pak více informací dostali. V některých fázích byla komunikace mezi námi a implementačním týmem na straně implementátora – společností Flores (bývalého K2 atmitec syst.) – skoro na bodu mrazu. Špatná komunikace a programování spousta nákladných speciálních úprav na úkor využití širokých možností standardu IS K2 nás nakonec přesvědčily, abychom v roce 2009 přešli přímo k výrobci IS K2, společnosti K2 atmitec s.r.o. Toto rozhodnutí dodnes považujeme za správné a rozhodující pro další rozvoj společnosti Lach-Ner. IS K2 je u nás živým systémem, který stále rozvíjíme.

Takže po náročné implementaci je systém funkční a určitě přinesl konkrétní zlepšení. Dokážete je specifikovat?

Hned na první pohled je jasné výrazné zpřehlednění toku informací jak o stavu skladových zásob, tak i informací až na úroveň prvotních dokladů. IS K2 nám tak například umožňuje tvorbu speciálních dokladů potřebných pro převoz nebezpečných materiálů. Na to navazuje jednodušší plánování. Každý určený pracovník vidí, jaký je aktuální stav skladů. Vidí, kdy do firmy přijde nová dodávka, která sice ještě není fyzicky na skladě, ale on už může plánovat výrobu. Díky modulu OLAP má naše vedení velmi jasný a okamžitý přehled o stavu a výkonu firmy. To všechno se výrazně podepsalo pod zefektivněním práce v celé firmě. Zajímavostí je i to, že IS K2 naviguje a kontroluje zaměstnance při práci s různými chemikáliemi, které potřebují speciální povolení nebo skladové procedury. Tím se zvýšila i zastupitelnost jednotlivých zaměstnanců a chod společnosti není tolik ohrožený například v případě nemoci klíčového člověka.

Říkal jste, že IS K2 je u vás živým systémem, který stále rozvíjíte. Máte tedy nějaké plány do budoucnosti s IS K2?

Ano. U nás se IS K2 stále rozvíjí, podobně jako se rozvíjíme my. Například v roce 2008 jsme rozšířili IS K2 o práci se čtečkami čárových kódů. Využívají se především pro interní logistiku firmy (práce se skladovými zásobami – příjem, výdej, práce v laboratoři, při tvorbě dokladů). Díky čtečkám se výrazně zefektivnila práce ve skladu. Operace, které trvaly desítky minut, se dnes vyřizují během několika sekund. Samotná inventura skladů, ve kterých je přibližně 25 tisíc různých položek, se propojením IS K2 a čteček zefektivnila asi o osmdesát procent. Dále jsme v roce 2009 už ve spolupráci s výrobcem K2 atmitec s.r.o. spustili první fázi propojení IS K2 s naším novým webem. Naši zákazníci si tak dnes mohou stáhnout atesty k šaržím, bezpečností listy a všechny ostatní dokumenty, které jsme jim předtím museli zasílat poštou. Od září 2010 jsme zahájili tisk etiket pro naše výrobky v souladu s novými požadavky na označování (CLP, REACH) přímo z IS K2, a to včetně tisku výsledku naměřených analytických hodnot. Na začátku tohoto roku jsme dále spustili zpracování mezd pomocí IS K2. Doteď jsme to řešili pomocí externího mzdového systému. Mezi další rozvojové plány patří spuštění speciálního e-shopu integrovaného do IS K2, nového elektronického docházkového systému a jeho propojení se mzdovým systémem v IS K2 a dále připravujeme efektivní propojení IS K2 se specializovaným softwarem (ADREM) pro tvorbu a evidenci všech potřebných dokladů pro přepravu nebezpečných věcí dle ADR. A určitě to není všechno.
Jsme chemická společnost a naší doménou je výroba a obchod s chemikáliemi, v tom jsme dobří a v tom se chceme dále rozvíjet. Věříme, že IS K2 nám v tomto rozvoji zásadním způsobem může pomoci. IS K2 se stal skutečným režisérem řízení procesů v naší společnosti.



www.k2atmitec.cz