Smluvní strany sice obvykle věnují patřičnou pozornost obsahu smlouvy jako takovému, avšak během implementačního projektu už často probíhá čilá a zpravidla nikým neřízená komunikace mezi projektovými manažery, statutárními zástupci stran, popřípadě členy realizačních týmů, aniž by si smluvní strany uvědomovaly, že v některých případech může prostřednictvím této komunikace skutečně dojít ke změně klíčových termínů realizace, rozsahu projektu, popřípadě i ceny.

Zejména u IT projektů jde o otázku ryze praktickou, neboť implementace informačních systémů bývá společným procesem hledání optimálního nastavení a není neobvyklé, že v jejím průběhu dojde ke zjištění nových skutečností či požadavků na nastavení, které mohou mít vliv právě například na změnu ceny či termínů.

Současná právní úprava je založena na principu neformálnosti právního jednání s důrazem na autonomii vůle smluvní stran. Tato zásada se projevuje mimo jiné ve skutečnosti, že obsah smlouvy lze zcela po právu změnit i v jiné formě, pokud to ujednání stran nevylučuje. Pokud tedy účastníci uzavřou písemnou smlouvu, avšak nesjednají si zároveň, že případné změny lze provádět pouze písemně, platí, že i taková smlouva může být posléze platně změněna jakýmkoli jiným způsobem. V praxi se tak může stát, že některá ze stran, aniž by o tom věděla, v průběhu implementace v rámci komunikace při řízení projektu odsouhlasí i změnu smlouvy. Dlužno však podotknout, že s takovou situací se však setkáváme spíše výjimečně. Smluvní strany si totiž zpravidla nutnost provedení změn písemnou formou neopomenou sjednat.

Ačkoliv se druhá situace, kdy implementační smlouva klauzuli o pí­sem­ném dodatkování obsahuje, může jevit jako poměrně bezproblé­mo­vá, opak je pravdou. Za určitých okolností totiž může být smlou­va o dílo stranami změněna i jinak než přímo dodatkem podepsaným statutárními, resp. pověřenými zástupci, smluvních stran.

Obecně totiž platí, že nebyla-li při změně smlouvy dodržena forma ujednaná mezi stranami a účastníci se na změně smlouvy dohodli opět například ústně, je takové ujednání neplatné pouze relativně. Jinými slovy, je platné do doby, než se dotčená strana neplatnosti nedovolá. Úskalí ovšem spočívá v tom, že neplatnost změny smlouvy sjednané jinak než písemně lze namítnout jen do té doby, dokud nebyla smlouva plněna. Tedy typicky do předání díla. Pokud po dokončení implementace informačního systému dojde k diskusi mezi stranami ohledně otázky změny obsahu smlouvy provedené ústně v rámci jednání nad projektem, může se stát, že i taková změna bude později považována za platnou, pokud se existence takové dohody prokáže.

Dalším takovým problematickým případem může být zápis z kontrolní­ho dne nebo z řídícího výboru podepsaný oběma vedoucími projektu, popřípadě vedoucími zaměstnanci stran. Není neobvyklé, že součástí takového zápisu jsou vedle standardně uváděných informací ohledně postupu na projektu, rizik a úkolů i údaje týkající se ceny, termínů, rozsahu díla apod. V některých případech tak může dojít i ke změně smlouvy, aniž by si to strany, resp. jedna ze stran uvědomovala. Vedení objednatele se domnívá, majíc na zřeteli ujednání ve smlouvě, že bez písemného jimi podepsaného dodatku nelze uzavřenou smlouvu změnit, a tak ponechají při řízení projektu volnou ruku vedoucím jednotlivých útvarů či projektovým manažerům. V případě sporu se však vedle smlouvy dostávají na světlo i podepsané zápisy z řídících struktur projektu a v nich obsažené skutečnosti. A statutární orgány pak nevěří vlastním očím, když zjistí, že došlo například k posunu některého z klíčových termínů. Na jeho splnění může být vázáno třeba poskytnutí dotací, a problém je na světě.

Shora uvedené je důsledkem dvou právních zásad, a sice zásady, že každé jednání se posuzuje podle svého skutečného obsahu. Tedy i když není dokument jako dodatek označen, může jeho obsah směřovat ke změně kontraktu. A dále zásady jednoznačné preference platnosti právního jednání před neplatností. Podle občanského zákoníku má totiž v pochybnostech ohledně toho, zda případná dohoda o změně obsahu smlouvy byla platně sjednána, vždy dostat přednost výklad, který znamená platnost takového jednání, před jeho neplatností.

Samostatným tématem je pak otázka závaznosti e-mailové komuni­ka­ce. Často se setkáváme s otázkami klientů, jestli lze za písemnou formu považovat i korespondenci mezi stranami uskutečněnou prostřednictvím firemních e-mailů bez elektronického podpisu. Odpověď nám dává občanský zákoník a nařízení EU č. 910/2014. Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Z e-mailu tedy musí vyplývat, která konkrétní osoba právně jedná, i se svou funkcí a s uvedením, za jakého účastníka. Toto zpravidla problém není, neboť již přímo v e-mailové adrese bývá jméno osoby a firmy uvedeno. Zvláště za situace, kdy účastníci v průběhu projektu používají stále stejnou komunikační linku (stejný e-mail). Změnu písemně dohodnutých podmínek prostřednictvím obyčejné e-mailové komunikace tedy sjednat za určitých okolností lze. A to za situace, kdy je z komunikace zřejmé, že tak činí osoba oprávněná za stranu jednat, a v e-mailu je nepochybným způsobem uvedena identifikace odpovědné osoby.

Obecně je tedy možné shrnout, že se jedná o problematiku velmi složitou a je vždy nezbytné v průběhu implementačního projektu věnovat náležitou pozornost vzájemné komunikaci stran a jejímu obsahu. K platné změně smlouvy totiž může za určitých okolností dojít i jinak než písemným číslovaným dodatkem podepsaným oběma účastníky, a to některým z naznačených způsobů.

V případných sporech pak bývají dohody účastníků realizované formou zápisů z kontrolních dnů, z pracovních skupin, z realizačního výboru, popřípadě učiněné formou e-mailové komunikace nezřídka používány jako důkazní prostředek, kterého se jedna ze stran dovolává.

Samostatnou otázkou pak zůstává, které konkrétní osoby jsou s ohledem na jejich funkci či zařazení oprávněny některým z nastíněných způsobů změnu smlouvy mající dopad do celého implementačního projektu platně sjednat. K tomuto tématu se vrátíme v některém z dalších článků.

Mgr. Josef Balín, LL.M. Autor článku působí jako advokát a v rámci projektu swpravo.cz se specializuje na právní problematiku implementace infor­mač­ních systému, softwarové a IT právo.