Společnost Bohemia Müller s.r.o. je elektromontážní firmou, zabývající se souvisejícími údržbovými činnostmi a servisem energetických zařízení. Postupně byla do organizačního portfolia doplněna projekce, inženýring a systémoví inženýři. V loňském roce implementovala společnost nový informační systém Microsoft Dynamics NAV od společnosti NAVISYS.

Plány na rozvoj

Pro rok 2015 si společnost stanovila několik zásadních vizí. První je plošné rozšíření aktivit ve smyslu založení dalších organizačních struktur, čili nových divizí. Působení společnosti je sice celorepublikové, nicméně personálním posílením v daných regionech získá větší efektivitu především obchodního rázu. Dalším cílem je rozvoj spolupráce se zavedenými obchodními partnery, a to především na poli energetiky, přenosu a rozvodu elektrické energie a v oblasti důlní těžby. V neposlední řadě je cílem konsolidace interních procesů, které ovlivnilo zavedení nového informačního systému.

Informační systém před implementací Dynamics NAV

V čase založení společnosti byl zaveden lokální účetní, mzdový a personální informační systém v jednom balíčkovém řešení, a to na platformě MS-DOS. Produkt byl upraven na míru tehdejším potřebám společnosti bez dalších provázaností do obchodních a výrobních struktur společnosti. Například oblast projektového řízení, která je pro Bohemia Müller zásadním existenčním prvkem, nepokrýval vůbec. Své místo si pochopitelně našly i zavedené produkty z balíčku Microsoft Office, což je cesta, která neminula žádnou z podobných firem. Postupným rozšiřováním zakázkového portfolia, zavedením systému jakosti podle EN ISO 9001 a v neposlední řadě i personálním posílením, vyvstala ze strany vedení potřeba konsolidovat data a nastavit odpovídající přístupy pro práci s nimi. To byl důvod začít se zajímat o pořízení nového komplexního ERP systému. Řízení informačních toků společnosti bylo rozděleno do dvou základních oblastí. První z nich bylo řízení účetní, mzdové a personální agendy, která byla zajištěna prostřednictvím lokálního informačního systému. Druhou oblastí, bylo řízení zakázek nebo chcete-li projektové řízení, které dosud řešili pracovníci společnosti prostřednictvím prostředků sady Microsoft Office. Z pohledu konsolidace dat se jednalo o izolovanou oblast, což způsobovalo obtížnou konfrontaci a vyhodnocování. Tento stav pochopitelně vyžadoval velké úsilí a vytěžoval pracovníky společnosti. Ani položky bilančního rázu nebyly zcela jednoduše řešitelné, čímž se nedostávalo operativních informací a podkladů pro vedení společnosti. Důležitým faktorem bylo i riziko ztráty dat a problémy s archivací resp. přehledností uložených souborů. Vesměs se jednalo o systém práce na lokálních discích.

Důvody pro změnu

Společnost Bohemia Müller s.r.o. stála před řešením těchto úkolů:

• Správně dimenzovat robustnost nového podnikového informačního systému na velikost společnosti s vizí na rozšíření o nové divize.
• Vyřešit a implementovat chybějící modul pro řízení projektů.
• Provázat řízení financí s řízením projektů.
• V reálném čase kontrolovat CASH-FLOW na časové ose.
• Umožnit vzdálený přístup do systému pro operativní potřeby všech pracovníků.
• Centralizovat a sjednotit data a eliminovat riziko jejich ztráty.
• Definitivně nastavit přehledné číselné řady a identifikační procesy ve společnosti.
• Nalézt uživatelsky přívětivý ERP systém.

Po poměrně dlouhém hledání vhodného produktu, provázeného prezentacemi dodavatelských firem, přišla na základě doporučení řada i na společnost NAVISYS s.r.o., která představila produkt Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn pro projektové řízení.


Obr. 1: Dynamics NAV s oborovým řešením BIZ4BuildIn umožňuje projektovému manažerovi mít přehled o zakázce na jednom místě.
„Implementace byla náročná. Mnohdy komplikované vyjasňování požadavků a jejich zhmotňování v systému, bylo doprovázeno bouřlivými diskuzemi i přehodnocováním některých očekávaných možností systému ve vztahu k podmínkám a procesům nastaveným v naší firmě. Výběr dodavatele i řešení však hodnotím pozitivně. Získali jsme tím kvalitní nástroj pro řízení celé společnosti. Současně jsme optimalizovali některé vybrané procesy,“ uvedl Ing. Václav Langheinrich, jednatel společnosti Bohemia Müller.

Přínosy Microsoft Dynamics NAV

1. Pořizování a zpracování dat v uživatelsky přívětivém prostředí,
2. jednodušší přístup k datům dle uživatelských rolí,
3. provázanost informací a omezení jejich duplicity,
4. provázanost modulu projektového řízení s řízením financí,
5. přehled o celém výrobním cyklu resp. zakázce,
6. naplnění požadavků zákazníků na zpracování dat,
7. zpřístupnění dat nižším úrovním řízení,
8. zpřesnění pravomocí a odpovědností za pořizování a správu dat
9. efektivnější zálohování dat.

„Zásadní přínos NAV je dán jeho relačním prvkem tzn., že je ho třeba nejprve „nasytit“ konkrétními daty, a poté je používat pro řízení a hodnocení. Efekt nasazení informačního systému NAV bude možné vyhodnotit až s časovým odstupem, protože fáze pořizování dat s sebou přinesla zvýšené nároky na kapacitní vytížení pracovníků. Již nyní jsme však získali větší přehled nad děním ve společnosti, především obchodními příležitostmi, zakázkami, objednávkami, schvalováním faktur a dalšími agendami. Zde je spokojenost uživatelů hodnocena pozitivně. „doplnil Ing. Pavel Polák, představitel vedení pro jakost, environment a BOZP firmy Bohemia Müller.

NAVISYS s.r.o. působí především jako dodavatel komplexních informačních systémů Microsoft Dynamics (NAV, AX) a vertikálních řešení orientovaných na konkrétní obory podnikání. Portfolio produktů doplňuje DMS systém Microsoft SharePoint, nástroje Business Intelligence značky Jet Reports a kancelářské aplikace v cloudu Office 365.