Démos trade je mezinárodní obchodní společnost zabývající se prodejem materiálů pro výrobu a kompletaci nábytku včetně jeho příslušenství, doplňků a vybavení interiérů, se širokou sítí prodejních skladů a vzorkoven.

Společně se svými dodavateli vytváří trendy v bydlení a interiérech ve střední Evropě. Zákazníkům, jimiž jsou zejména výrobci nábytku a bytových zařízení, truhlářské firmy, architekti a realizátoři interiérů, velkoobchody, je k dispozici 20 showroomů a prodejních skladů rozmístěných po celé ČR a na Slovensku. Obchodní aktivity společnosti se postupně rozšířily také do Polska a Maďarska.

Výzvy

Vzhledem ke svému rozšíření ve střední Evropě provozuje 350 uživatelů ve společnosti poměrně intenzivní e-mailovou komunikaci. Každý měsíc vznikne na 40 GB nových e-mailů, které je třeba někam uložit. Ve společnosti tak řešili zejména úložnou kapacitu – uživatelé měli schránky o velikosti 500 MB a zbytek v lokálních PST souborech, které nebyly nikde zálohovány. Nebo neměli starší poštu uloženou vůbec a museli své e-maily často mazat bez možnosti jejich obnovy v případě potřeby.

V důsledku toho se objevovala řada provozních problémů: IT personál neustálé řešil kapacity poštovního serveru, provoz drahého úložiště a požadavky lidí, kteří potřebovali mít k dispozici starší e-maily. Protože z důvodu nedostatečné kapacity starší poštu mazali, nemohli pak dohledat důležité informace. To se projevovalo na snížené produktivitě pracovníků, zahlcování poštovního serveru a celkově vysokých nákladech na provoz e-mailového systému.

V Démos trade se snažili situaci řešit různými způsoby. Vytvářeli uživatelům lokální PST archivy, snažili se je zálohovat, ale to bylo velmi nepraktické. Nakonec individuálním uživatelům začali navyšovat jejich schránky na Exchange serveru, ale v delším časovém horizontu se to ukázalo jako neudržitelné a neekonomické.

Řešení

Společnost se nakonec rozhodla pořídit si specializované archivační řešení, které by poskytlo možnost neomezeného archivu elektronické pošty. Jedním ze základních motivů bylo, aby uživatelé přestali řešit velikost své schránky nebo archivu a mohli bez obav smazat cokoliv s vědomím, že mohou vše najít později. Pro administrátora se zase nabízely možnosti efektivně a v řádu minut prohledávat globálně celý archiv, např. v případě, kdy zaměstnanec již ve firmě nepracuje a je potřeba dohledat důležitý e-mail. Archivační řešení rovněž zaručuje poměrně levné úložné kapacity pro archivaci prostřednictvím externích NAS se SATA disky s kapacitou v řádu terabytů.

Rozhodnutí nakonec padlo na řešení GFI Archiver. Jedním z důležitých faktorů této volby bylo velmi dobré propojení s klientským systémem Microsoft Outlook, takže pracovníci mohou snadno přistupovat do archivu z aplikace, kterou dobře znají, a prohledávat starší poštu v rámci aplikace Outlook. Connector pro Outlook funguje velmi dobře, což u konkurenčního řešení takto propracováno nebylo.

Přínosy

Nasazením GFI Archiver ubyla IT administrátorům v Démos trade starost s poštovními schránkami. Došlo k nastavení archivace veškeré pošty, vytvoření několika globálních pravidel z pohledu e-mailů, které se archivovat nebudou (například newslettery, logy, apod.), a tím starosti administrátorů skončily. Systém funguje naprosto automaticky, archivuje vše nastavené a pro uživatele to neznamená žádnou práci navíc. Archivační procesy probíhají na pozadí přes žurnálovací mailbox.

GFI Archiver v současnosti spravuje na 1,5 TB dat v cca 10 milionech archivovaných e-mailů. Řešení eliminuje následky případné ztráty důležitých dat a také jejich nechtěné či úmyslné změny. Poskytuje nástroj pro rychlé a komfortní vyhledávání archivovaných informací a uživatelé tak nemusejí trávit dlouhý čas neproduktivní činností.

Dosažené cíle

„Z pohledu IT administrace došlo ke značnému zjednodušení naší práce a díky GFI Archiver máme nyní kontrolu nad správou elektronické pošty. Uživatelé také získali intuitivní nástroj pro vyhledávání starší pošty, který jim umožňuje nalézt požadovaný e-mail mnohem rychleji. A zároveň management společnost nemusí mít obavy o náhodné smazání či ztrátu e-mailů důležitých pro fungování firmy.“ říká Marek Malohlava, ICT specialista v Démos trade, a.s.