Statutární město Prostějov hospodaří s ročním rozpočtem ve výši cca 800 milionů Kč, netto aktiva města činí necelých pět miliard. Při tomto objemu finančních prostředků je ročně zaúčtováno přibližně 10 tisíc výdajových dokladů. Pro své ekonomické agendy využívá město Prostějov od roku 2002 informační systém GINIS.

Původní stav řešení finanční kontroly

Do roku 2014 probíhala předběžná finanční kontrola (PFK) výhradně v analogové podobě. Doklady si předávali pracovníci jednotlivých odborů osobně. Podpisy příkazců operací, správce rozpočtu a hlavního účetního dokládající provedení finanční kontroly byly kontrolovány vůči podpisovým vzorům schváleným primátorem města.

Předběžná kontrola před vznikem závazku byla zajišťována na příslušných odborech při vystavování objednávek a uzavírání smluv. Tyto dokumenty byly podepsány vedoucím odboru/příkazcem operace a správcem rozpočtu. Přehledy uzavřených smluv vedly jednotlivé odbory a centrálně odbor kanceláře tajemníka.

Předběžná kontrola po vzniku závazku byla zajišťována prostřednictvím formuláře Krycí list faktury. Faktury byly do účetního softwaru zaevidovány finančním odborem a předány na příslušný odbor, který zajistil vystavení krycího listu s uvedením rozpočtové skladby. Na krycím listu byly podpisy pracovníka zodpovědného za formální správnost, příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního. Krycí list se všemi podpisy předal příslušný odbor na finanční odbor, který zajistil likvidaci, proplacení a zaúčtování faktury.

Nevýhodou tohoto systému byla zejména vysoká pracnost, prodlevy při předávání jednotlivých dokladů a reálná možnost ztráty dokladů. Kladl vysoké nároky na správce rozpočtu při ověřování vazby na rozpočet tj. ověřování volných prostředků na jednotlivých položkách rozpočtu. A také na hlavního účetního, který prověřoval, zda byly dodrženy všechny postupy stanovené zákonem.

Implementace

Počátkem roku 2013 byla ve spolupráci s odborem IT a firmou GORDIC provedena analýza používaného systému finanční kontroly. Na základě výsledků analýzy bylo rozhodnuto o implementaci elektronické finanční kontroly ve třech etapách.

V rámci té první, v průběhu 3. čtvrtletí roku 2013, došlo k přípravě agendy Evidence smluv (SML). Do konce roku byly do modulu SML naskenovány a vloženy platné smlouvy. Ve 2. etapě byla k 1. lednu 2014 v modulu SML implementována finanční kontrola před vznikem závazku. Po schválení rozpočtu roku 2014 byl doplněn do připravených smluv finanční profil. Tím byla zajištěna kontrola očekávaných výdajů, tzn. nebylo možné čerpat větší objem finančních prostředků, než kolik bylo rozpočtováno. Od stejného data jsou řešeny v agendě SML i objednávky a limitované přísliby, tedy veškeré doklady potřebné pro PFK před vznikem závazku.

V rámci třetí etapy byla k 1. 1. 2015 implementována finanční kontrola po vzniku závazku v modulech Kniha došlých faktur (KDF), Kniha poukazů (POU) a Daně, dávky, pohledávky (DDP). Podepisování a schvalování dokumentů je prováděno v Elektronické podpisové knize (EPK).

Současná praxe práce s fakturami

Prvotní evidence faktur ve spisové službě je prováděna v modulu Podatelna, který zajišťuje převzetí faktur v analogové i digitální podobě. Analogové faktury jsou ukládány na finančním odboru, veškerý oběh dokladů pak už probíhá pouze elektronicky ve formátu PDF.

Na finančním odboru je dokument převzat do modulu KDF, kde jsou doplněny základní údaje faktury. Jednotlivé odbory pak provádí vazbu na agendu SML (smlouvu, objednávku, limitovaný příslib) a doplněno rozpočtové krytí faktury, které je převzato z navázaného dokladu SML. Založí se doklad PFK po vzniku závazku, kde se určí osoby, které budou doklad podepisovat a schvalovat. Faktura je dále v EPK podepisována všemi dotčenými osobami - po kladném vyřízení je umožněno poslat platbu do banky k proplacení.

Všem zaměstnancům, kteří podepisují v EPK je odeslán upozorňující e-mail s informací, že je připraven doklad k podpisu. Schvalující osoba má při podpisu možnost nahlížet do všech dokumentů souvisejících se schvalovaným výdajem.

Schvalování probíhá elektronicky

Analogicky se postupuje v případě práce se smlouvami či objednávkami. Odpovědný referent založí doklad v agendě SML, kde je zaevidována smlouva, objednávka či limitovaný příslib. Ke smlouvě se doplní položky finančního profilu s kontrolou proti rozpočtovaným prostředkům. Založí se doklad PFK před vznikem závazku s určením odpovědných osob, které budou doklad elektronicky podepisovat a schvalovat.

Po kladném stanovisku k dokladu PFK je možné schválit samotnou smlouvu (objednávku). Od té chvíle je možné ze smlouvy čerpat blokované rozpočtované prostředky. U objednávek je možné předat dodavateli elektronickou či papírovou podobu objednávky, která je vygenerována z modulu Smlouvy.

Přínosy řešení

Realizované řešení zajišťuje plnění § 16 zákona č. 250/2000Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, tj. všechny výdaje jsou podloženy rozpočtem. Zvýšila se transparentnost rozpočtu a účetnictví města zavedením rozklikávacího rozpočtu a transparentního účtu. Tyto aplikace čerpají data z informačního systému GINIS. Nedochází k prodlevám při prvotní evidenci faktur, ty jsou okamžitě zaevidovány do modulu Podatelna včetně jejich naskenování a převedení do elektronické podoby. Zrychlilo se vyřizování faktur a platebních poukazů. Nedochází ke ztrátám papírových dokladů (faktury, poukazy) a vše je snadno dohledatelné. Snížila se spotřeba kancelářského papíru a tonerů. Naopak vzrostla produktivita práce zaměstnanců magistrátu.