Elektronické doručování před novelou zákoníku práce

Pracovní smlouvy, výpovědi, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr a jiné důležité písemnosti bylo možné doručovat zaměstnancům elektronicky (s uznávaným elektronickým podpisem) i před poslední novelou zákoníku práce. Skutečné využití tohoto způsobu doručování však bylo z praktického hlediska velmi omezené, a to především proto, že k účinnému doručení písemnosti došlo až ve chvíli, kdy zaměstnanec potvrdil její převzetí (datovou zprávou s uznávaným elektronickým podpisem), a to nejpozději do 3 dnů od odeslání písemnosti. Novela zákoníku práce elektronické doručování zaměstnavatelům výrazně zjednodušuje, a to především zavedením fikce elektronického doručení písemnosti zaměstnanci.

Obecně k elektronickému doručování po novele zákoníku práce

Na doručování písemností v pracovněprávních vztazích se v obecné rovině použijí ustanovení § 334 až 337 zákoníku práce. Novelou zákoníku práce došlo ke zúžení rozsahu tzv. důležitých písemností, pro které je ze zákona vyžadována přísnější forma doručení „do vlastních rukou“. Tento okruh se nově vztahuje pouze na písemnosti, jako je výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době a další písemnosti týkající se skončení pracovního poměru, dále odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa či mzdový výměr nebo platový výměr. Elektronické doručování je (při splnění zákonných podmínek) u těchto písemností postaveno na roveň osobnímu doručení.

Elektronickou formou je možné důležitou písemnost zaměstnanci doručit v zásadě dvěma způsoby, a to buď datovou schránkou, nebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (např. e-mailem). Každý z uvedených způsobů elektronického doručování má pak nastavena určitá specifika, která zaměstnavatel musí při doručování tzv. důležité písemnosti zaměstnanci (např. výpovědi) dodržet.

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (tedy zpravidla e-mailem) může zaměstnavatel důležitou písemnost zaměstnanci doručit výhradně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil předchozí písemný souhlas, ve kterém uvedl konkrétní elektronickou adresu pro doručování. Souhlas musí být vždy obsažen v samostatném dokumentu (nemůže tedy být součástí pracovní smlouvy či jiného dokumentu) a zaměstnanec jej může kdykoliv písemně odvolat. Předmětný souhlas může zaměstnanec udělit i v elektronické podobě, avšak pouze za předpokladu, že bude podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo zaslán prostřednictvím datové schránky zaměstnance.

Před udělením souhlasu je zaměstnavatel dále také povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a to včetně zákonné lhůty, ve které nastává fikce doručení. Zásadní změnu, kterou novela zákoníku práce přinesla, je právě zavedení fikce doručení písemnosti zaměstnanci elektronickou cestou. Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací se totiž považuje za doručenou nejpozději ve lhůtě 15 dnů od jejího dodání zaměstnanci, pokud zaměstnanec její přijetí samozřejmě nepotvrdí dříve datovou zprávou. Písemnost doručovaná zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací současně musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele. Doručení písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací bude neúčinné, jen jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnance vrátí zaměstnavateli jako nedoručitelná.

Doručování do datové schránky

Zaměstnavatel je oprávněn doručovat důležité písemnosti zaměst­nan­cům také prostřednictvím datové schránky za předpokladu, že ji má zaměstnanec zřízenou a neznepřístupnil si ji pro dodávání datových zpráv ze strany soukromoprávních subjektů. Doručování písemností zaměstnanci skrze datovou schránku nevyžaduje žádného zvláštního souhlasu zaměstnance ani opatření datové zprávy elektronickým podpisem zaměstnavatele. Na dokument odeslaný z datové schránky zaměstnavatele se totiž automaticky hledí, jako kdyby byl podepsán uznávaným elektronickým podpisem.

V případě doručování prostřednictvím datové schránky se rovněž uplatní fikce doručení dokumentu zaměstnanci. Pokud se zaměstna­nec do své datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů od dodání písemnosti do jeho datové schránky, považuje se písemnost za doru­če­nou posledním dnem této lhůty. Doručování prostřednictvím dato­vé schránky je tedy ještě o poznání jednodušší nežli doručování pí­sem­no­s­ti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Překážkou je pouze schopnost zaměstnance takovémuto doručování zabránit skrze znepřístupnění dodávání dokumentů do své datové schránky od soukromoprávních subjektů, jakož i skutečnost, kdy zaměstnanec datovou schránkou vůbec nedisponuje.

Ostatní písemnosti

Zákoník práce po novele speciálně upravuje i doručování vybraných dvoustranných právních jednání uzavřených mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem – zejména pak pracovních smluv, dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti, včetně jejich změn či dohod o ukončení. Uvedená dvoustranná právní jednání je možné uzavřít elektronicky, přičemž zaměstnavatel je následně povinen zaslat vyhotovení smluv na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělí.

Zákon neklade na elektronické uzavření těchto smluv žádné zvláštní požadavky. Je proto možné je podepsat i prostým elektronickým podpisem. Pokud zaměstnanec ještě nezačal s plněním dle příslušné elektronicky uzavřené smlouvy (např. nezačal osobně vykonávat práci na sjednaném pracovišti a za sjednaných podmínek), má podle § 21 odst. 2 zákoníku práce právo od smlouvy odstoupit, a to nejpozději ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání jejího vyhotovení zaměstnavatelem na zaměstnancem sdělenou elektronickou adresu. Odstoupení musí být učiněno písemně a může být zaměstnavateli doručeno rovněž elektronicky.

Závěrem

V pracovním právu se lze setkat i s takovými písemnostmi, jejichž doručování není upraveno ani v § 21, ani v § 334 a násl. zákoníku práce. V praxi se bude jednat například o vnitřní předpisy nebo různé dohody vztahující se k zaměstnancem vykonávané práci. Doručování těchto písemností se řídí běžnou občanskoprávní úpravou dle zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, v platném znění. V uvedených případech se pak uplatní tzv. teorie dojití, kdy právní jednání působí vůči nepřítomné osobě v okamžiku, kdy objektivně dojde do sféry adresáta.

JUDr. Jiří Matzner, Ph.D., LLM. Autor článku je zakladatelem advokátní kanceláře MATZNER Legal.