Papírový dokument dává větší jistotu než elektronický

Tento mýtus vychází ze zvyku a neznalosti. Český právní řád definuje „písemnost“ jako graficky zachycený text znaků bez ohledu na formu, tj. i elektronickou. Správně vytvořený elektronický dokument je důvěryhodnější než papírový, protože:

• máte jistotu, že dokument nikdo nezměnil (a pokud ano, tak se to pozná);
• máte ověřitelnou informaci o tom, kdo ho podepsal, což na papíru tak snadno nelze;
• a při použití časového razítka prokazatelně víte, kdy byl dokument podepsán, resp. že existoval.

Naši zaměstnanci jsou nonIT a nezvládnou to

Dokážou vaši zaměstnanci ovládat svůj bankovní účet v mobilním telefonu nebo v počítači? Pak při vhodně zvoleném řešení nebude pro ně bezpapírová personalistika o moc složitější. Zkušenosti z firem, kde přešli do online světa, naopak ukazují pozitivní přijetí ze strany zaměstnanců, kteří oceňují, že mají ke svým dokumentům neustálý přístup, a především podpis dokumentů mohou realizovat odkudkoliv a kdykoliv. Nezáleží, zda jsou v práci, nemocní nebo na služební cestě.

Digitální dokument na úřadě neuznají

Nařízení eIDAS jednoznačně říká, že není možné odmítnout dokument jen proto, že je v elektronické formě, a nařízení má přednost i před případnou lokální zákonnou úpravou. V reálném světě je podpora elektronických dokumentů či informací evidovaných v elektronické podobě možná. Může se stát, že narazíte na úředníka, který ze zvyku trvá na papírových dokumentech. Mnohdy stačí pouze upozornit, že na to nemá právo. Dobrou zprávou je, že tento stav se rychle zlepšuje.

Dokument nelze zaměstnanci poslat mailem

S novelou zákoníku práce tato překážka padla. Nově je možné, aby si zaměstnanec určil soukromý mail (mimo vliv zaměstnavatele), na který lze písemnosti doručovat. Pro tento způsob doručování platí i fikce doručení v rozsahu patnácti dní. Z této možnosti plynou nové otázky, ale možnost zasílání mailem tu je.

Kontrola si na nás smlsne

Nesmlsne. Cílem kontroly ze strany úřadů není si na někom smlsnout, ale kontrolovat faktické skutečnosti na základě vyžádaných podkla­dů. Pro podklady platí stejné pravidlo jako v předchozím odstavci – elektronická a papírová forma jsou si před zákonem rovny. Samozřej­mě se s kontrolorem můžete přátelsky dohodnout, že smlouvy vytisknete z nějakých praktických důvodů, ale nárok na to není.

Budeme muset nahradit stávající personální systém jiným

Proč? Digitalizace personalistiky není záminka pro rozboření všeho, na čem jste doposud pracovali, a začínat od nuly. Naopak. Bezpapírová personalistika staví na tom, co již existuje. Máte standardizované a zmapované procesy? Jste ve výhodě. Máte znalé uživatele a funkční IT prostředí? Jste ve výhodě. Máte personální informace na jednom místě? Jste ve výhodě atd.

Bezpapírová personalistika vychází z již existujících řešení, investo­va­né­ho úsilí a peněz. Bez nových prvků v IT to sice nepůjde, ale podstatou eHR není nový lepší „HR systém“. Jde především o změnu procesů a jejich doplnění o prvky digitální důvěry, jako je elektronic­ký podpis, ověřování, důvěryhodná archivace a elektronická identita.

Platnost elektronického podpisu vyprší a tím smlouva skončí

Platnost elektronických prvků (podpisy, pečetě, razítka) na dokumentech je opravdu časově limitována na rok, tři či šest, to však neznamená, že „vyprší“ platnost dokumentu. Je nutné rozlišovat mezi platností technickou a právní. Právní platnost není vypršením platnosti certifikátů/podpisů nijak dotčena – smlouva nekončí, kontrakt se neruší, povinnosti a závazky zůstávají.

Co se mění, je prokazatelnost podpisu a vaše pozice při dokazování při soudním sporu. Jsou-li podpisy na dokumentu platné a navíc kvalifikované, pak je vaše pozice jasně průkazná. Pokud platnost podpisu vyprší a vy dokumenty důvěryhodně nearchivujete v souladu s nařízením eIDAS, tak pro vás prokazování bude obtížnější.

Skenujeme, takže bezpapírovou personalistiku už máme

Nemáte. Pokud dokumenty skenujete, pak je i vytváříte, rozesíláte, vybíráte, archivujete atd. a investujete zbytečný čas a práci, jejíž odstranění je cílem eHR. Uložení skenu dokumentu do elektronické složky zaměstnance je pověstná třešnička na dortu – spíš kosmetická.

Zkuste si odpovědět na otázku: Jaký dokument byste použili, když byste šli k soudu? Ten naskenovaný, nebo ten z šanonu? Samozřejmě ten z šanonu, protože tomu věříte a bude mu věřit i soud. Cílem eHR je, aby papírové dokumenty vůbec nevznikaly a těm digitálním jste mohli vy i soud věřit stejně jako těm papírovým. Skenování vám přináší mnoho činností, ale minimum benefitů.