Jak se pustit do procesu digitalizace?

Jak vlastně s digitalizací v oblasti lidských zdrojů začít? Pro začátek je třeba si položit otázku: Proč to děláme? Co od toho očekáváme? Následně je důležité stanovit si priority jednotlivých oblastí a začít tím, co je pro vaši společnost v danou chvíli nejdůležitější. Například v období covidu mnoho firem intenzivně řešilo potřebu mít vhodný systém řízení vzdělávání, který umožní zaměstnance rychle a snadno přeškolit na práci z domova, na nové produkty a podmínky atd. Zpřísnění pravidel pro zpracování dat v podobě GDPR zase vedlo k rozhodování, jak efektivněji a bezpečněji nakládat s citlivými údaji o zaměstnancích. V dnešní době umělé inteligence pak přecházíme od automatického chatování s potenciálními budoucími zaměstnanci ke strojovému plánování schůzek.

Současný trh s technologiemi, a to i v oblasti lidských zdrojů, je velmi bohatý, často ale velmi úzce zaměřený na určitou oblast. Investice do digitalizace (nejen) v HR rozhodně není radno uspěchat, proto před výběrem systému nezapomeňte na důkladnou rešerši a prozkoumání všech, nebo alespoň většiny možností, které jsou k dispozici. Základem úspěšného výběrového řízení je co nejpřesnější stanovení priorit a popis toho, jak vypadají vaše procesy v dané oblasti nyní a jak by měly vypadat v budoucnu. Dokument doplňte o konkrétní funkce, které od systému očekáváte a nezapomeňte také popsat svou představu o spolupráci s budoucím dodavatelem. Jakmile si všechny tyto body definujete, bude vám jasné, zda hledáte komplexní řešení, nebo spíše řešení pro dílčí oblasti, například řízení vzdělávání nebo nábor zaměstnanců. Pokud se rozhodnete pro dílčí řešení, nezapomeňte pečlivě zvážit, nakolik bude tento systém kompatibilní a schopný v budoucnu spolupracovat s dalšími programy. Dnes je zcela běžné, že existuje propojení API, které zajistí komunikaci mezi jednotlivými systémy.

Základy úspěšné implementace

Po úspěšném výběrovém řízení následuje implementace nového řešení. Ta vyžaduje nejen pečlivé plánování času a zdrojů, ale také analýzu všech dotčených oblastí. Jasné definování potřeb a přidělení odpovědnosti za jednotlivé oblasti konkrétním lidem je další klíčovou součástí implementace nového systému. Nepodceňte ani řádné testování – vyhraďte si na něj dostatek času. Velmi nepopulární, ale nesmírně důležitou součástí implementace je i migrace dat. Je to náročná disciplína, především pro ty, kdo získávají data z nějaké staršího systému, nebo dokonce dosud žádný systém neměli a pracovali jen v Excelu nebo na papíře. Před samotnou migrací dat se rozhodněte, jak daleko do historie při převodu půjdete a využijte tuto příležitost i k pročištění dat.

Implementace nového systému v oblasti HR je velmi náročná i z hle­di­s­ka Change Managementu neboli řízení změn. Obvykle se totiž týká velkého počtu zaměstnanců a je třeba počítat s tím, že ne všichni budou nadšení. Spíše naopak. Zapojte proto do implementace co nejvíce lidí, dejte jim určitou míru volnosti při navrhování a tvorbě nových procesů a především – nezapomeňte všechny na plánované změny včas připravit, proškolit je, a především jim vysvětlit, proč jsou tyto změny třeba. Na začátku zavádění nových procesů je klíčová konzistence a jednotnost. Ať už se rozhodnete postupovat krok za krokem s dílčími řešeními, nebo zvolíte komplexní systém, bude to dlouhá, a ne zcela jednoduchá cesta, ale v dnešní technologické době se jednoznačně vyplatí. A firma, která chce i nadále zůstat konkurenceschopná, by s tím měla počítat.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ.