Do roku 2016 firma pracovala pouze s archaickým účetním systémem, ze kterého její vedení jen velmi obtížně získávalo potřebné informace. Navíc se náklady na zaměstnance evidovaly v jiné aplikaci a bylo složité pospojovat všechna data dohromady. Náklady na každou zakázku tedy bylo možné vyhodnotit až na jejím konci. Management však potřeboval sledovat finanční stav projektu aktuálně v celém jeho průběhu. Proto se rozhodl pro informační systém IS FLORES, který pomohl firmu digitalizovat. „Přes počáteční nevoli k zavádění novinek do firmy, by se dnes po osmi letech, kdy na 100 % využíváme ERP od ABRA Software, už nikdo nechtěl vracet,“ komentuje Václav Zahrádka.

„ERP systém IS FLORES mi dal obrovskou svobodu. Umožnil mi být s firmou v kontaktu odkudkoliv. Dnes už bych se o to nechtěl nechat připravit,“ říká Václav Zahrádka ml., výkonný ředitel Abadia a.s. Co dále na systému oceňuje?

1. Zrychlili jsme tvorbu kalkulací
Schopnost včas vytvořit přesné nabídky pro naše zákazníky je pro nás naprosto klíčová. Díky přesným a rychlím kalkulacím s auto­ma­tic­kým přeceňováním a dalšími funkcemi na míru dokážeme odbavit daleko více projektů.

2. Vidíme do celé firmy
V reportingovém systému ABRA BI (iGate) sledujeme důležitá data, připravujeme si vlastní pohledy pro různá oddělení a dokážeme vy­hod­no­co­vat zakázky i režijní náklady do maximální možné míry detailu.

3. Evidujeme veškerá technická řešení
Vše, co naši realizační technici vymyslí a realizují, zaznamenáváme v databázi technických řešení, kde je vše snadno přístupné i z telefonu. Řešení pak můžeme opakovaně využívat pro nové kalkulace a realizace.

Detailní a rychlé kalkulace

„Dříve jsme kalkulace dělali v excelu, kde chybělo vzájemné propojení a nedokázali jsme přesně určit celkovou cenu po jednotlivých kategoriích nákladů. Ve FLORESu vidíme na kliknutí výsledný cenový rozpad zakázky a dokážeme objednávat přesné množství surovin.“ shrnuje situaci Václav Zahrádka ml.

Efektivnější obchodní proces nyní funguje následovně:

• Obchodník zreviduje a zadá poptávku do systému, kde vytvoří nabídku vydanou. Vedení posoudí, které poptávky se budou naceňovat.
• Kalkulant ve FLORESu připraví podrobnou kalkulaci. Na míru vytvořený kalkulační modul je rozdělený do tabulek podle nákladových kategorií a zahrnuje všechny položky potřebné na výrobu zakázky. Výslednou cenu spočítá podle aktuálních ceníků v systému. Umožňuje práci s hromadnými operacemi – např. výběr veškerého hutního materiálu a jeho hromadného zdražení nebo zlevnění.
• Lze využít starší zakázku a jednoduše ji přecenit podle aktuálních cen. Novou kalkulaci lze opět uložit.
• U složitých kalkulací lze sledovat historii změn nebo vytvářet podkalkulace.
• Po sérii obchodních jednání je uzavřen obchod se zákazníkem na základě schválené cenové nabídky.
• Z nabídky se stane objednávka přijatá. Technik vytvoří zakázku pro realizaci. Zakázka se objeví v hrubém kapacitním plánu výroby.
• Na základě kalkulací technik tvoří požadavky na objednání materiálu a zadání do výroby.

„S kalkulacemi ve FLORESu jsme maximálně spokojeni. Máme zde vše, co pro řízení zakázky potřebujeme. Je to pro nás jedna z nejlepších věcí v ERP systému,“ hodnotí Václav Zahrádka ml.

Knihovna technických řešení

Katalog technických řešení a realizací je pro zakázkovou výrobu nezbytný. Příprava nových zakázek je díky němu jednodušší a rychlejší. Navíc umožňuje dobře vychovávat kvalitní projektové techniky.

Co obsahuje a jak se využívá:

• Projektová dokumentace a technické výkresy z několika set technických řešení.
• Každé řešení uvádí seznam materiálu.
• Fotodokumentace.
• Detailní přehled použitých elementů + jejich cena.
• Kategorizace podle typu řešení s full text vyhledáváním.
• Technické řešení je navázáno na zakázku, ta zas na objednávku přijatou.
• Je uložen přímo v databázi v číselníku produktů a navázán na ostatní agendy.
• Porovnání nákladů plánovaných v kalkulaci a skutečných nákladů.
• Dovoluje vyhodnocení zakázek s rozpadem na úroveň jednotlivých prvků.

ABRA BI přináší reporty z celé firmy

„Nemusíme běhat po firmě a shánět informace. Všechno je dostupné v systému okamžitě. Stejně tak schvalování dokladů probíhá v systému,“ říká Václav Zahrádka ml.

Co v reportovacím systému získal:

• Moderní nástroj, který umožňuje sledovat veškerá důležitá data z celé firmy.
• Je přizpůsobený kompletně na míru a dovoluje firmě vytvářet si vlastní pohledy a nadstavby bez nutnosti využívat služeb konzultanta.
• Obsahuje komplexní controllingový modul pro sledování nákladů a výnosů pomocí různých metrik.
• Probíhá v něm tvorba ročních obchodních a realizačních plánů a kontrola jejich naplňování.
• Díky komplexním informacím dovoluje zakázky přesně vyhodnocovat do maximální možné míry detailu.

S ERP systémem firma roste. Co chystá do budoucna?

Nový hutní sklad:

• Nyní se materiál objednává přímo do výroby, ne na sklad. To má své limity, např. ve špatné práci se zbytky. Proto firma staví vícepatrový hutní sklad.
• Softwarovou podporu pro řízení skladu nabídne přímo IS FLORES, který bude řídit polohovaný sklad hutního materiálu a sklad zbytků s využitím mobilních čteček čárových kódů.

Pokročilé plánování výroby:

• Původní plánování s tužkou a papírem na týdenní poradě firma před lety nahradila sdílenou tabulkou v cloudu. Nyní dospěla do stavu, kdy další růst již vyžaduje sofistikovaný systém.
• Proto připravuje zadávání výroby v ERP systému s aplikací terminálů pro odvádění výroby.