Tomuto trendu vychází vstříc i podnikový informační systém KARAT, který nově nabízí integrovaný nástroj pro operativní plánování projektů.

Projektové řízení činnosti pracovníků často využívají podniky, jejichž činnost spočívá v realizaci zakázek s nevýrobními operacemi – pro- jektových, montážních, servisních apod. Každý projekt v tomto pojetí je realizován na základě plánu, který stanoví harmonogram a způsob provedení jednotlivých činností. Plán se zpracovává na dvou úrovních, kapacitní a operativní. Kapacitní plánování řeší schopnost podniku opatřit jednotlivé požadavky projektu potřebnými kapacitami pracovníků v potřebných termínech. Kapacitní plán se vztahuje na projekt jako celek a mnohdy tedy pokrývá poměrně dlouhé období. Jednotlivé činnosti projektu jsou kapacitně plánovány na jednotlivé skupiny pracovníků podle jejich role. Požadavek tedy má stanovenu kapacitní potřebu například 200 hodin činnosti konzultanta v termínu od-do. Kteří konkrétní konzultanti budou tento požadavek realizovat, nemusí kapacitní plánování nutně řešit. Takovému požadavku však lze rovnou přiřadit upřednostňovaného pracovníka, který jej bude primárně vykonávat. Plán je takto sestaven ještě před schválením a realizací projektu a slouží mimo jiné k vyhodnocení, zda lze s disponibilními kapacitami projekt realizovat v požadovaných termínech.

Druhá úroveň plánování je operativní. Operativní plán je zpracován pro kratší intervaly a podstatně podrobněji. Na rozdíl od kapacitního plánování je zde stanoveno, kdo konkrétně bude kdy požadovanou činnost vykonávat. Požadavek na 200 hodin konzultanta v termínu od-do se tedy operativně plánuje jmenovitě na příslušné pracovníky a na jednotlivé dny či směny, případně počet hodin v daném dni. Operativní plán lze sestavovat v libovolném intervalu, tedy denně, týdně, měsíčně nebo jakkoliv jinak podle potřeby. V praxi operativní plánování probíhá tak, že se například v pátek sestaví plán na následující týden či dva.

Nejnovější verze IS KARAT usnadňuje operativní plánování

Podnikový informační systém KARAT nově nabízí integrovaný nástroj usnadňující projektové operativní plánování. Jedná se o zobrazení kalendáře jednotlivých pracovníků (tzv. dílčích zdrojů) a seznamu požadavků jednotlivých projektů. Celý princip tohoto nástroje je postaven na možnosti přesouvání jednotlivých požadavků (spodní část plánovacího okna) metodou „táhni a pusť“ do kalendáře pracovníků (horní část plánovacího okna) na dny, kdy má být daná činnost vykonána.

Kalendář pracovníků musí být vždy aktuální, a proto v něm lze zohledňovat takzvané pojmenované výjimky kalendáře. Ty mohou buď kapacitu pracovníka snižovat (dovolená, nemoc atd.), nebo naopak navyšovat (přesčas, práce o víkendu atd.).

Samozřejmostí je možnost přidávat k jednotlivým naplánovaným úkolům dílčí operativní poznámky, které slouží jako upřesnění pokynů pro pracovníka. Naplánované požadavky (tzv. operativní rezervace) mohou být opatřovány štítky. Štítkem představuje jakousi značku, která bude u naplánovaného požadavku zobrazena.

Naplánované požadavky lze barevně odlišit buď podle termínů, nebo podle projektů či etap. Při barevném rozlišení podle termínů jsou požadavky plánované před požadovaným termínem znázorněny žlutě, požadavky plánované v požadovaném termínu zeleně a požadavky plánované po termínu červeně.

Požadavek i rezervace může nést také informace o projektu, zakázce, požadavku atd., které jsou definovány na firemní úrovni.

V seznamu pracovníků i v seznamu požadavků lze filtrovat pomocí sloupcových filtrů. Je tedy možné snadno zobrazit pracovníky v určité roli (skupinový zdroj), určitém středisku apod. Stejně tak lze filtrovat požadavky projektů podle projektu, etapy, požadavku atd. Sloupce v obou seznamech lze navíc doplňovat na firemní úrovni.

Pohled na celý kalendář lze přibližovat a oddalovat a zobrazit tak kratší či delší období pro pohodlné plánování.

Obr. 1: Ukázka nástroje na operativní plánování zdrojů.

Po naplánování činností je nutné každého dotčeného pracovníka vhodným způsobem informovat. To zajišťuje fronta práce, tzv. ToDoList, kde pracovník může své naplánované požadavky sledovat. Jedná se o přehled, který zobrazuje činnosti, jak byly pracovníkovi naplánovány, včetně veškerých informací potřebných k výkonu práce, tedy o jaký projekt, zakázku, etapu a požadavek se jedná, popis požadavku včetně poznámky a upřesňující poznámku pro naplánovaný požadavek na konkrétní den. Samozřejmostí je také informace o době, kterou by měl pracovník v daný den požadavku věnovat.

Přímo v ToDoListu je také možné práci přímo odvést, tedy vytvořit výkaz práce, který se vztahuje k naplánovanému požadavku.

Obr. 2: Ukázka ToDoListu (fronty práce pracovníka).

Pro koho je tento nástroj určen?

Předmětem operativního plánování nemusejí být nutně jen požadavky z projektového řízení ve výrobě. Lze takto plánovat například práci na montážních či servisních zakázkách i jiné druhy činností, které mají v IS KARAT patřičné nastavení a jsou opatřeny potřebnou sadou informací (hodiny, termíny, operace atd.).

Nový nástroj plně integruje operativní plánování činností do IS KARAT. To znamená, že uživatel má veškeré dostupné on-line na jednom místě a nemusí k operativnímu plánování užívat tabulkový kalkulátor či jinou externí aplikaci.