Definice cílů

Prvním zásadním bodem projektu je definice cílů zavedení ERP systému a rozsahu celé „akce“. Pokud se do implementace pouštíte, měli byste být schopni pojmenovat problémová místa ve stávajících procesech a s implementačním partnerem probrat, jak vám vybrané ERP řešení pomůže tato místa odbourat. Na analýzu současných procesů ve spolupráci s implementačním partnerem si vyhraďte dostatek času, aby bylo možné ukotvit realistický rozsah implementace. Držte se priorit, které jste jednotlivým požadavkům stanovili již v době výběru vhodného systému a myslete na to, že méně je více – detailně se zaměřte na stávající priority, nové funkcionality můžete do systému přidávat kdykoliv v budoucnu.

Definice rolí a zodpovědností

Souběžně s definicí cílů ERP projektu identifikujte zainteresované strany v rámci firmy – sponzora projektu, vlastníky procesů, projektového manažera a koncové uživatele. Nepodceňujte jednotlivé role a pečlivý výběr vhodných lidí, jejich zapojení je klíčové pro úspěch celé implementace. Sponzor projektu je důležitý při rozhodování zásadních otázek, bez něj by projekt tohoto rozměru ani nezačal. Vlastníci projektů by měli perfektně ovládat současné nastavení procesů, mít dostatek časové dotace a také by měli být otevření změnám, které nové ERP přináší. Vlastníci by se zároveň měli zapojit do výše zmíněné analýzy, aby byli dobře seznámeni s možnými řešeními a předešlo se chaotickým změnám rozsahu projektu v průběhu implementace. Tím se vyvarujete zbytečnému plýtvání zdrojů nejen na vaší straně, ale i na straně implementačního partnera. Projektový manažer vám pomůže sledovat časové rozmezí a plnění úkolů. Je to nenahraditelný komunikátor pro obě strany a vždy má přehled o tom, co se děje a v jaké fázi se projekt nachází.

Nastavení komunikační strategie

Máte definované veškeré zainteresované strany? Dbejte na to, aby byli opravdu všichni zapojeni po celou dobu trvání projektu, nejen na jeho počátku. Připravte si jasnou a efektivní komunikační matici a buďte v pravidelném kontaktu s implementačním partnerem. Nebojte se zapsat si s kým, jak často, a dokonce i jakou formou budete komunikovat. Nepodceňujte ani nastavení pravidelných schůzek se sponzory projektu po celý čas implementace. Sponzor musí neustále vědět, v jaké fázi se projekt nachází, aby mohl včas reagovat napří­klad při zpoždění projektu nebo při rozhodování. Má také možnost schvalovat případné změny v rozsahu implementace, které vyplynou až během konfigurace systému s daty vaší společnosti. Pravidelné meetingy s dedikovanými vlastníky procesů a implementačním partnerem vám pak pomohou řešit problémy včas a vyhnout se nežádoucím hluchým místům, kdy implementační partner čeká na součinnost vlastníka procesu a projekt se nehýbe. Celou komunikaci by měl mít pod palcem projektový manažer, který v rámci projektu funguje jako pomyslný most mezi dvěma často odlišnými světy.

Alokace dostatečné časové kapacity pro všechny zdroje

Na začátku implementačního projektu žádáte implementačního part­ne­ra, aby definoval přesnou časovou kapacitu, kterou bude imple­men­ta­ci věnovat. To samé si ale definujte i interně za vaši stranu. Analýza, nastavení nových procesů, testování a následný trénink uživatelů zabere zásadní část pracovní doby. Především vlastníci procesů (a jejich přímí nadřízení) musí počítat s dostatečnou alokací své časové kapacity. Není reálné, aby se na 100 % věnovali své běžné agendě a současně participovali na zavedení nového ERP systému. Právě na těchto lidech totiž stojí to, že systém bude správně nakonfigurován pro potřeby vaší společnosti a že přechod na něj proběhne úspěšně. Když podceníte časovou dotaci pro své klíčové zaměstnance, může se implementace zbytečně prodloužit.

Change Management

Od začátku počítejte s tím, že velký vliv na úspěch ERP projektu má také proces řízení změn a zařiďte se podle toho. Zaměstnanci často nejsou příliš nakloněni změnám ve svých pracovních postupech, obávají se vyšší pracovní zátěže nebo naopak toho, že budou zcela nahrazeni. Dobře připravená strategie řízení změn zahrnuje jasnou komunikaci, komplexní školení, a především podporu koncových uživatelů, aby pro ně byl přechod na novou technologii co nejjednodušší. Zaměřte se na názorné ukázky toho, jak a v jakých konkrétních činnostech lidem nový ERP systém pomůže – automatizovat část práce, snížit chybovost oproti manuálnímu zadávání dat, eliminovat monotónní činnosti atd. Zapojte část uživatelů již v začátcích procesu a naslouchejte jejich požadavkům. I taková zdánlivá drobnost může výrazně napomoci této velké změně. Klíčový je také pečlivý trénink nových uživatelů a pomocná ruka ze strany implementačního partnera.

Ano, implementace nového ERP systémů je poměrně náročný proces. Pokud ale budete postupovat dle ověřených scénářů, pečlivě vše naplánujete, budete pravidelně komunikovat se všemi zúčastněnými a spolupracovat s implementačním partnerem, není třeba se ho obávat.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ.