Metody projektového řízení se různí, pro sledování a řízení projektů jsou však vždy zásadní tři otázky: co, za kolik a do kdy. Kolem těchto atributů se točí celá škále dalších informací nezbytných pro uřízení projektu.

Kdy se z výroby stává projekt?

Projektové řízení je vhodným nástrojem pro výrobní zakázky, jež jsou originální (je u nich nízká míra opakovatelnosti) a u nichž je třeba vedle samotné klasické výroby nutno koordinovat i další činnosti (často stavebního, konzultačního a podobného charakteru). Typicky jde o zakázkovou výrobu, kde někdo jedná se zákazníkem, další upřesňuje parametry objednávky, někdo další produkt vyrobí a čtvrtý jej nainstaluje u zákazníka a další zaškolí zákazníka. Můžete si představit konkrétně třeba automatizovanou linku, automatické dveřní systémy, výrobu a montáž výtahů a podobně. Než bude takový projekt hotový, projde několika fázemi (etapami) a ty budou v extrémním případě u každé zakázky jiné. Potřebujete tedy plánovat jednotlivé etapy zakázky a přitom výroba bude vlastně jen jednou z dílčích etap.

Nejen pro větší firmy se vyplatí kombinovat projekty s kapacitním plánováním, díky kterému máte možnost spolehlivě naplánovat využití svých zdrojů, lidí nebo strojů. Určit termín dokončení zakázky a alokování zmíněných zdrojů je pak podstatně snadnější a průhlednější.

Ani papír, ani čas navíc u počítače

Pokud řídíme takovou výrobu v systému, není těžké udržet si kontrolu nad všemi jejími fázemi. Je tedy nezbytné, aby naplánované aktivity, odpovědnosti a stav byly informace přístupné například i z mobilního telefonu kdekoliv v terénu.

Pokud se tak děje v ERP systému, kromě zaznamenání informace do projektu se dějí i další věci. Data se totiž automaticky propisují do dalších agend, jako je ekonomika, mzdy, sklady, nákup, spisová služba, kalendář, úkoly, porady a podobně. Každý si asi umí představit, co si která část systému z nové informace vezme.

Když něco nejde podle plánu

Důležité je, že pro kontrolu nemusí vedoucí projektu trávit čas prohledáváním systému, ERP systém hledá za něj. Např. Vision ERP na tzv. aktivní ploše podobně jako ve „velíně“ elektrárny ukazuje hodnoty a stavy projektů on-line. Při překročení kritické hranice zvolených hodnot se informace zbarví podle typu zjištěné anomálie (při překročení rozpočtu, nedodržení časového plánu či pokud máte úkol po termínu). Barvu může měnit už ve chvíli, kdy se k této hodnotě začínáte blížit. Včasným zásahem pak můžete učinit opatření a předejít prodražení zakázky nebo nedodržení termínu.

Stejným způsobem můžete na ploše vidět např. události v kalendáři svého týmu, nové úkoly z jednání či ze spisové služby (dokumenty ke schválení), počet nezaplacených faktur a podobně. Každý uživatel si může nechat nastavit svou plochu podle vlastních potřeb.

Interní projekty nepatří na druhou kolej

Existují projekty v rámci firmy, které jsou tak velké a náročné, že je úplně automaticky řídíme projektově. Může se jednat o výstavbu nové haly, nebo třeba implementace nového informačního systému. S pomocí softwaru řídíte tým, svoláváte porady a zaznamenáváte jejich průběh. Využíváte nástroje pro zadávání a kontrolu plnění úkolů, kontrolu rozpočtu a další. Každý člen týmu má kdykoliv přístup k připojeným dokumentům.

Ale i jiné procesy, u kterých nás to třeba hned nenapadne, mohou využívat úspěšně nástroje pro projektové řízení. V naší firmě se osvědčily u marketingu, který lze v projektech ve Vision ERP naplánovat a sledovat jako celek, ale také podle jednotlivých nástrojů a akcí. Pod kontrolou jsou tak termíny, rozpočet i všichni garanti včetně externích firem.

Účinný nástroj vám rozváže ruce

Obvykle u popisování výhod ERP systému mluvíme o tom, že zvládne rutinní práci a pracovník má pak čas i na tvůrčí činnost, při které ho stroje zatím nezastoupí. Protože se blíží doba dovolených a za oknem svítí slunce, dovolím si to podat jinak. Vést projekt s pomocí ERP systému vám umožní odcházet domů z práce včas na večeři a s čistou hlavou. Kontrola totiž probíhá automaticky, nic není třeba zadávat dvakrát a informace si dohledá každý sám. Pokud máte v systému k danému projektu opravdu vše potřebné a rozhodnete se třeba odjet na dovolenou, můžete jeho řízení předat prakticky ze dne na den.

Petr Klapka Autor článku je ředitelem společnosti Vision Praha s.r.o.