Lidé mají o ERP představu, že je to velmi konzervativní oblast a ERP systémy jsou vhodné pro řízení financí, logistiky nebo výroby, ale nejsou dostatečně vybavené a pružné pro řízení obchodních procesů v tak dynamickém prostředí jako je e-commerce. V mnoha případech je tato představa pravdivá, protože filozofie některých ERP systémů na trhu opravdu sahá hluboko do minulosti, dlouho před tím, než se obchodní procesy neskutečně zrychlily.

Ovšem jsou už dnes na trhu i moderní řešení, která jsou dostatečně dynamická a flexibilní, aby účinně podporovala a pomáhala řídit podnikání v oblastech, která každodenně čelí ostré konkurenci vzdálené jen na jedno kliknutí. V takových oblastech je třeba mít systém, který reaguje na požadavky zákazníka okamžitě. Jedním z ERP systémů nové generace je Money S5, který lze díky různým oborovým doplňkům a nadstavbám optimálně přizpůsobit požadavkům různých odvětví včetně e-commerce. S jeho úspěšným nasazením ve firmách zabývajících se obchodováním na internetu má řadu zkušeností společnost JetSoft. Projektového manažera společnosti JetSoft, pana Miroslava Koudelku, jsme proto požádali o krátký rozhovor.

Řekněte nám prosím na úvod v několika větách, čím se společnost JetSoft zabývá?

Od roku 2002 dodáváme a implementujeme podnikové informační systémy řady Money od společnosti Cígler Software. Od samého začátku jsme však díky vlastním programátorům, do implementací vnášeli nějakou přidanou hodnotu v podobě zakázkových úprav. U Money S3 to ještě bylo nutné dělat formou externích aplikací, ale s příchodem Money S5, jehož architektura je přímo stvořená pro integraci zakázkových úprav, u nás začalo vznikat řešení pro e-commerce, které patří svou komplexností ke špičce.

Jak vznikalo takové řešení?

Využili jsme našich zkušeností a schopností obsloužit s Money S5 jakékoliv, často i velmi specifické potřeby klientů formou zakázkového vývoje, který mnohdy vstupuje a mění chování i základních funkcí programu. V případě e-commerce společností tak vzniklo naše řešení, které tvoří mix hotových modulů, plně integrovaných do prostředí Money S5. Dnes si s tímto řešením troufneme obsloužit i na ty nejnáročnější zákazníky.

Z čeho je vaše řešení pro e-commerce vytvořeno?

Základem všeho je ERP systém Money S5, jehož základní moduly obsluhují kompletní agendy účetnictví, ekonomiky, skladového hospodářství, fakturace, personalistiky a mezd, majetku, řízení obchodních vztahů a dalších běžných oblastí ERP. V běžné konfiguraci pak z našich modulů nemůžou chybět ShopConnector pro plnohodnotné oboustranné napojení B2B/B2C, modul pro pokročilé řízení objednávek, dále funkce pro automatické informování zákazníka o stavu jeho objednávky a v neposlední řadě a především řešení Mobile S5 pro řízený sklad a expedici s napojením na desítku přepravních společností. Je to trochu v kostce, ale tyto části dokáží obsloužit veškeré procesy související s provozem e-shopu.

Jak vaše řešení funguje v praktickém provozu?

Snažíme se, aby Money S5 v maximální míře nahrazovalo správu samotného e-shopu. Snažíme se klienty vést k tomu, aby maximum obsahu jejich e-shopu drželi právě v Money S5. Jde především o podrobné popisy zboží, galerie obrázků, strukturu kategorií e-shopu včetně zařazení zboží do kategorií, dále parametry zboží, jeho rozměry, váhy, dodací lhůty, doplňky, alternativy a podobné zboží, ale také návody, technické specifikace, videa a další dokumentace k produktům. Toto vše ve více jazykových mutacích pro e-shopy v jiných zemích. Kompletní cenotvorba zboží také spadá pod správu Money S5 a platí to jako u B2C tak B2B. Z běžného používání Money S5 sama vypadne skladová dostupnost zboží, očekávané dodávky zboží, historie objednávek i faktur včetně možnosti stažení PDF. Všechny tyto informace, jejichž správa je v Money S5 díky hromadným operacím a možnostem importů z XLS,XML,CSV i dalších formátů jednodušší, poskytujeme v reálném čase samotnému e-shopu k replikaci na úrovni databází. Dnes je díky modulu ShopConnector Money S5 takto sofistikovaně napojené na všechny přední dodavatele e-shopů i na mnohé e-shopy vytvořené zákazníky tzv. „in-house“.

Jak to funguje uvnitř systému? Co se například děje po stažení objednávky do Money S5?

Import objednávky probíhá zpravidla ihned po jejím dokončení v košíku e-shopu. U objednávky je díky modulu řízení objednávek okamžitě vidět, v jakém je stavu ve vztahu ke skladové dostupnosti a předešlým objednávkám. Obsluha tak neustále ví, které objednávky může rovnou expedovat, pro které je nutné objednat zboží od dodavatele nebo které zboží je nutné přeskladnit z jiného skladu. Pro tyto přeskladnění již mohou být automaticky vygenerované návrhy na přeskladnění, kterými se následně zabývají skladníci. O stavu objednávky i jeho změnách je zákazník průběžně informován formou e-mailů nebo SMS. Samozřejmě zcela automatizovaně. Nad vším tím pracuje zákaznický servis, který má přehledně zvýrazněné objednávky, které vyžadují speciální péči a kontakt se zákazníkem. Může měnit stavy objednávek, odkládat objednávky nebo je slučovat, zapisovat poznámky pro expedici apod. Modul řízení objednávek zajišťuje i inteligentní generování objednávek zboží u dodavatelů. Toto generování bere v potaz parametry jako je obrátkovost zboží, nastavené optimální zásoby, skladovou dostupnost i specifické dodací podmínky dodavatelů jako jsou dodavatelská balení (kartony), minimální objednávky a dodací termíny. Po vygenerování objednávek je u dotčených zákaznických objednávek vidět, kdy pro ně bude zboží dodané. Tyto informace jsou dostupné i na e-shopu. V momentě, kdy je objednávka připravena k odeslání, přebírá si jí sklad a expedice.

Právě expedice bývá často úzkým místem e-shopů, když v exponovaných měsících s prudkým vzrůstem poptávky dochází k velkému přetlaku a tím i chybovosti.

A tato chybovost je samozřejmě zdrojem další práce související s výměnou zboží, opakovanou expedicí, reklamacemi apod. Nehledě na to, že to vše stojí další náklady.

Daří se vám to eliminovat?

Zcela určitě ano a opírám se především o tvrzení našich zákazníků. V procesu expedice využíváme mobilních terminálů s operačním systémem Android a naší aplikace Mobile S5. Samozřejmě používáme čárové kódy nejen pro identifikaci zboží, ale také skladových pozic a případných šarží, výrobních čísel a exspirací. Režimů expedice máme více. Někde se objednávky přetahují do terminálů, ve kterých se rovnou vyřizují, jinde si skladníci/pickeři na dotykových obrazovkách tisknou Pick-listy se seznamem zboží a skladových pozic, na kterých leží a s těmito Pick-listy objednávku kompletují. Po zkompletování objednávky si jí převezme balič, který pomocí skeneru zboží validuje a rovnou balí do krabic. Hned po zabalení se vždy vytisknou štítky přepravní společnosti, kterých máme implementovaných více než deset. Mezi nejčastěji používané patří Česká pošta, PPL, DPD, Geis, Uloženka, ale máme i GLS, IN TIME, UPS, Messenger a některé přepravce fungující na Slovensku a v Polsku. Okamžitě po zabalení jsou v Money S5 u dokladů vidět čísla balíků, kterými zboží odesíláte k zákazníkovi. Stejně tak rychle také odchází informace o expedici klientovi s možností sledovat svou zásilku na internetu. Závěrka balíků přepravních společností se provádí přímo v Money S5 a data odchází přepravci v elektronické podobě. U takovéto automatizované expedice, nejen že odpadá chybovost, ale také administrativa související se zadáváním zásilek do programu přepravce a tiskem štítků. Náš klasický zákazník takto vyexpeduje stovky objednávek denně, máme ale i takové kde jde počet objednávek do tisíců.

Jaké další procesy máte zpracované?

Odesláním objednávky to nekončí. Vrací se nepřebrané balíky, řeší se reklamace a výměna zboží. Na všechny tyto a další případy máme implementované funkce a především popsané postupy. Dále se mobilní aplikace Mobile S5 a mobilní terminály využívají pro naskladňování zboží, přeskladňování mezi sklady i pozicemi a také na inventury.

Co ještě dokážete společnostem s e-shopy nabídnout?

Pokud mají kamennou prodejnu, jsme schopni jim dodat pokladní systém včetně hardware. Klient si může vybrat mezi modulem POSOnLine, což je on-line pokladním systémem integrovaným v Money S5 nebo off-line Prodejnou S5. V POSOnLine je možné i vyřizovat objednávky při osobním odběru, pokud prodejna funguje jako výdejní místo. Také máme modul pro správu různých věrnostních programů, pokročilé reportovací nástroje nebo napojení na společnosti zabývající se rozesíláním newsletterů.

Zkuste na závěr našeho rozhovoru stručně vystihnout, proč by si firma provozující e-shop, měla jako ERP vybrat právě Money S5 a integrátora JetSoft?

Důvody pro zvolení Money S5 jsou robustnost řešení a využití moderních technologií, což v kombinaci s vysokou mírou přizpůsobení potřebám zákazníka, představuje velmi dlouhou životnost investice do ERP. JetSoft by si měl vybrat takový klient, který hledá komplexní a v praxi osvědčené řešení pro e-commerce, které maximálně zefektivní všechny procesy s tím související. Dále ti, kteří vyžadují pružné odezvy na své požadavky rozvoje informačního systému a tím podpořit růst jejich podnikání. Velkou výhodu spatřuji v tom, že jsme naprosto soběstační ve všech fázích implementace i následné správy. Týká se to nejen nasazení Money S5, ale také mobilního řešení do skladu a pro expedici, které sami vyvíjíme. Případné zájemce velmi rádi přesvědčíme svými referencemi u významných zákazníků.