Většina výrobců účetních a ekonomických systémů pro malé a střední firmy musela už někdy čelit tvrzení zákazníků, že informace, které jim poskytuje jejich software, jsou nepostačující, nedávají jim k dispozici nástroje pro lepší řízení, nepodporují růst firmy, a dalším obdobným výtkám. Je pravda, že část z těchto firem vyrostla do podoby, která si vynutila buď zásadní změny v organizaci obchodních a výrobních činností, nebo změnu celého způsobu řízení firmy. V těchto případech lze oprávněně říci, že výměna softwaru, přesněji řečeno přechod od ekonomického softwaru ke skutečnému ERP systému je nezbytnou podmínkou dalšího růstu firmy.
Na druhou stranu značná část rostoucích firem, které byly úspěšné obchodně, nevyměnily zásadně své řídicí mechanismy, dodávají stále stejný typ výrobků nebo služeb, ale v násobném množství. A v tomto stadiu vývoje firmy již nepostačuje řídicím pracovníkům pro jejich rozhodování pouhé nahlédnutí do jednotlivých modulů, evidencí, ale potřebují nějakým způsobem analyzovat trendy, dělat předpoklady budoucích potřeb klientů apod. Výkonní pracovníci potřebují zase nástroje pro rychlé dohledání potřebných informací, úsporu času při předávání dokladů nebo dokumentů, ať uvnitř nebo vně společnosti. Při rostoucím objemu dat je nutností optimalizovat a individualizovat postupy pro rychlé pořizování dokladů. Kromě toho se již často objevuje požadavek selektivního znepřístupnění či zneviditelnění vybraných evidencí, případně záznamů, nebo dokonce jenom určitých údajů. Typickým příklady jsou například pořizovací ceny zboží, prodejní ceny zboží v pobočce A pro pracovníky pobočky B, stavy pokladen a účtu apod. Nemohu nevzpomenout častou potřebu individuálních reportů, i když většina ekonomických systémů má většinou stovky, nebo i tisíce, ze kterých se dá vybírat. Potřeba elektronické výměny dokumentů a napojení na daňové portály jsou také velmi časté požadavky, které zaznívají jak od úspěšného řemeslníka, tak od menších a středních firem. V neposlední řadě úspěšné firmy zřizují pobočky, prodejní sklady, kanceláře na vzdálených místech a samozřejmě požadují jejich zapojení do informačního systému firmy.
Pokud výrobce účetního a ekonomického softwaru dokáže reagovat uspokojivým způsobem na výše uvedené požadavky, může plně uspokojit požadavky úspěšně rostoucích firem. Samozřejmě se jako vždy a všude najdou výjimky a také, jak jsem již zmínil v počátku, některé firmy a společnosti skutečně přerostou svůj software. Tam nezbývá než se vydat cestou velkého ERP systému, tedy systému jiné, a to nejenom cenové, kategorie.
Pojďme se však věnovat té prvé skupině firem, které mohou nadále úspěšně existovat a dále růst s nasazením „pouhého“ účetního a ekonomického systému.

Dostupnost požadovaných informací

Úplně na počátku, v devadesátých letech minulého století, si všechny vznikající účetní systémy byly hodně podobné. Obsahovaly větší nebo menší počet evidencí, do kterých se přepisovaly účetní doklady. Mezi evidencemi nebylo moc vazeb a společnými výstupy byly většinou jenom doklady pro finanční úřady. Komplexnost účetních systémů rychle rostla a výsledně jejich uživatelé spolu se zápisem dokladů do dílčích evidencí vytvářeli velké množství vnitřních vazeb mezi zápisy z různých evidencí. Až donedávna bylo standardem dohledávání navazujících dokladů použití schránky, přes kterou se přenášela jakákoliv identifikace hledaného záznamu.



Dnes však účetní systémy poskytují nové nástroje pro komfortní práci. Příkladem může být grafické zobrazení cesty od zdrojového dokladu až k poslednímu v řadě. V mnoha případech je však situace složitější a k jednomu objektu může být souvisejících záznamů celá řada. Pro dokreslení: určitá skladová karta se může vyskytovat v několika příjemkách, fakturách, prodejkách atd. Obchodního partnera můžeme najít v evidenci pokladny, banky, v přijatých nebo vydaných fakturách, v objednávkách atd. Jiným typem požadované informace je rozpad údaje na dílčí hodnoty: na jaké objednávky se rozpadá rezervace zboží na skladě, z čeho se skládá pohledávka či závazek vůči konkrétnímu partnerovi.
V systému DUNA je to jednoduše vyřešeno použitím modrého zabarvení textu pro údaje, ke kterým jsou dostupné navazující informace. Po kliknutí levým tlačítkem myši se zobrazí nejčastěji požadovaná navazující informace. Na pravé tlačítko myši se zobrazí místní nabídka obsahující všechny dostupné související evidence a po výběru té požadované se otevře formulář s vyfiltrovanými záznamy.

Práce s dokumenty, sdílení a předávání

Je třeba říci, že na trhu jsou k dispozici systémy na správu dokumentů, které tento problém dokonale zastřešují. Ale je takové specializované řešení nezbytné pro firmy, kde většina dokumentů souvisí s uloženými účetními záznamy? Jedná se převážně o smlouvy, bankovní výpisy, přijaté faktury, výrobní dokumentaci, fota produktů pro e-shop apod. Systém DUNA dává uživateli možnost svázat libovolný záznam v libovolné evidenci s jedním nebo s několika soubory libovolného typu. Záznam s uloženými přílohami je označen známým symbolem sponky. Klikem na sponku vedle záznamu jsou přílohy dostupné všem uživatelům. Jak se dá očekávat, příloha se potom otevírá programem asociovaným s typem souboru.



Předávání dokumentů mimo firmu je podporováno automatickou tvorbou e-mailů obsahujících kromě standardního textu i vlastní dokumenty, nejčastěji ve formátu PDF, faktury i ve formátu ISDOC.

Optimalizace pořizování dokladů, znepřístupnění dokladů a vybraných údajů

Většina účetních systémů umožňuje přiřadit k různým typům účetních dokladů jejich předkontace a tak mimo jiné snížit nároky na kvalifikaci výkonných pracovníků. U větších firem se může jednat o velké množství typů dokladů. Systém DUNA proto umožňuje navázat na konkrétního pracovníka pouze vybrané druhy dokladů a tím zmenšit prostor k omylům. Dalším zjednodušením práce pro konkrétní pracovníky, identifikované přihlášením do systému, může být například povolení práce pouze s vybranými pokladnami, s vybranými sklady nebo s určenou prodejní kasou.



Tyto možnosti nastavení lze jednoduše aplikovat i pro vymezení pracovníkových oprávnění při práci s doklady například tím, že vidí pouze doklady pořízené jím nebo pracovníkem s obdobným oprávněním.

Uživatelské sestavy

Možnost tvořit uživatelské sestavy obsahuje většina účetních programů. Často je ale jejich tvorba založena na nástroji pro tvorbu reportů daného vývojového prostředí, a tedy pro běžného uživatele trochu složitá záležitost.
Účetní systémy mají typicky možnost zobrazení jak souhrnu všech záznamů, tak detailu aktivního záznamu. U přehledového zobrazení je dobrým standardem poskytnout každému jednotlivému uživateli možnost zobrazovat na přehledu právě ty údaje, se kterými pracuje on, a také v tom pořadí a v šířce, které jsou pro jeho práci vyhovující. A právě tyto nástroje, které zajišťují individuální uživatelské nastavení pro pohled do evidence, jsou v systému DUNA použity k snadné tvorbě uživatelských sestav. Jinými slovy lze jednoduše vybrat potřebné sloupce s údaji, poskládat jejich pořadí a tento návrh použít pro uložení šablony a následný tisk sestavy. Samozřejmostí je export uživatelských sestav do Excelu. Už jenom třešničkou na dortu je přidání takto definované sestavy do voleb v uživatelském menu.

Práce ze vzdálených poboček, sdílení a výměna dat

Jak řešit potřebu sehrávat data pořízená na pobočkách firmy s daty na centrále? Jak zpřístupnit data mezi pobočkami? Jak připravit data pro obchodníka na cestách? To jsou také časté otázky od vedení a majitelů středních firem, směrované na dodavatele ekonomického a účetního softwaru. Řada produktů má své vlastní nástroje, více či méně sofistikované, ať už jsou nazvané synchronizace či replikace dat, nebo sehrávání dat dávkami apod.
V poslední době se setkáváme s termínem cloud ve většině periodik pro IT. Proč něco podobného nenabídnout i pro malé a střední firmy. Pokud pro všechny zamýšlené lokality poboček uvažované firmy máme dostupné rychlé internetové připojení, je poměrně snadná implementace účetního a ekonomického softwaru, například na základě využití služeb poskytovaných MS Windows Server 2008, což je možnost, která je nabízena se systémem DUNA. Je zřejmé, že zde již nemluvíme jenom o řešení vlastního ekonomického softwaru, ale o způsobu jeho nasazení. Případem vhodným pro takovouto implementaci jsou například i velké účetní kanceláře, které budou provozovat účetnictví pro zákazníky právě formou takovýchto poskytovaných služeb. Data spravuje účetní kancelář na svém serveru a smluvní firma vstupuje přes webové rozhraní pouze tam a takovým způsobem, jak jí to povolí nastavená uživatelská práva.
Na závěr se dá říci, že kvalitní účetní a ekonomický software pro malé a střední firmy je schopen přinášet novou přidanou hodnotu i pro úspěšně expandující zákazníky a významně odsunout moment, kdy je nezbytné nasadit řádově výkonnější, ale i dražší ERP systém.

Miroslav Till