Softwarové aplikace představující jádro podnikového informačního systému jsou zdrojem dat nejen pro jednotlivé vnitropodnikové procesy, ale i pro interakci podniku s okolím. Poskytují data pro ostatní aplikace, například databáze produktů se využívají pro webové katalogy, nebo lépe řečeno pro e-aplikace obecně. Databáze zákazníků slouží pro CRM aplikace, pro komunikaci s partnery apod. Elektronicky komunikujeme se státními správou, s bankovními institucemi apod. Podniková data jsou také důležitým zdrojem pro realizaci nejrůznější marketingových, obchodních či personálních aktivit a analýz. Je zřejmé, že tok dat mezi podnikovým informačním systémem a vnějším okolím podniku je oboustranný. Již zmíněné e-aplikace při opačném směru toku dat slouží například pro aktualizaci objednávek, pro evidenci faktur či změnu stavu skladu.

Proces realizace požadavku odběratelů

Na průběhu typického podnikového procesu, jakým je zpracování objednávky, si ukážeme, že i tento proces je možné realizovat se všemi výše uvedenými atributy i v „obyčejném“ ekonomickém softwaru. Proces se skládá z řady operací nebo činností, například sledování objednávek, evidence odběratelů, evidence pohledávek, účtování výdeje ze skladu, evidence zásob, požadavků pro výrobu, bankovních výpisů, párování plateb s fakturami apod. Ekonomické aplikace již dávno nejsou „jen“ pro zpracování a vedení účetnictví. I v tzv. krabicovém softwaru najdeme všechny moduly či agendy, které každá firma ať už výrobního, obchodního či servisního zaměření může pro svoji činnost potřebovat.
Jistě se shodneme na tom, že právě schopnost uspokojení potřeb a požadavků zákazníka je jedním z nejdůležitějších hledisek, které determinují úspěšnost produktů nebo služeb na trhu. Jak tedy na to?
Klasický vztah mezi dodavatelem a odběratelem představuje obvykle tok zboží nebo služeb směrem k zákazníkovi a tok informací, a především finančních prostředků opačným směrem. Obecnou snahou při řešení problémů v této oblasti je snižování nákladů, a to v rámci lokálních zlepšování na úrovni nezávislých oddělení přes soustředění se na zvýšení spolehlivost a schopnosti plnění celých zakázek a zákaznického servisu.



Dnes si již nedokážeme představit, ani u menších firem či živnostníků, evidenci a zpracování účetnictví nebo daňové evidence v papírové podobě. Avšak proces ručního zpracování a evidence objednávek, zakázek či požadavků zákazníků je stále velmi běžnou praxí.
Řízení objednávek nebo zakázek prostřednictvím „přihrádek“ je sice pohotové a jednoduché. Rozhodnutí o tom, kdy a kde objednat materiál, kdy realizovat jednotlivé objednávky, jak plánovat jejich pořadí například na základě historických zkušeností o dodavatelích, zákaznících atd., to vše je ponecháno na intuici a na zkušenostech jednotlivých pracovníků. Ty sice mohou být v určitých situacích nedocenitelné, ale jak jistě tušíme, takový přístup s sebou přináší mnohá rizika.

Zaznamenání požadavku do systému

Základním předpokladem úspěchu je zaznamenat požadavek intuitivním způsobem do systému. Potom máme možnost jej sledovat, realizovat, a hlavně následně vyhodnotit. Cest, jak zaznamenat požadavek, je několik. Například ručně při telefonické objednávce, kdy můžeme do systému zaznamenat jen základní nebo nejdůležitější data, která následně doplníme. Stále častější je však využíván přenos či načtení elektronické objednávky přes komunikační rozhraní, například s využitím nejrozšířenějšího formátu XML pro výměnu informací mezi obchodními partnery (EDI), z e-shopu, z datových terminálů přidělených obchodníkům, nebo přímo z notebooků, tabletů a podobných zařízení „připojených“ k databázi. Zaznamenání požadavku do systému DUNA nepředstavuje žádnou složitost. I při ručním zápisu máme možnost objednávky například kopírovat, libovolně upravovat, průběžně doplňovat či upravovat položky nebo je „načíst“ z jiného dokladu (např. z vystavené nabídky). Spolu s objednávkou, ale i s každým jiným typem záznamu, můžeme přímo v systému DUNA uchovávat jako přílohy důležité originální dokumenty, smlouvy, faktury, e-mailovou komunikaci, soubory a jiné.
V procesu zaznamenání požadavku nám systém může dodat veškeré údaje o našem partnerovi, třeba údaje o jeho platební kázni. Na jediný klik dokážeme zpřístupnit všechny záznamy, ze kterých se skládá naše pohledávka vůči tomuto partnerovi. Standardní funkcí je dohledání a ověření v rejstříku firem, ověření v registru DIČ, v insolventním rejstříku apod. Na kartě klienta máme k dispozici nejen data o obchodních podmínkách, ale i další individuální informace, jako například jak mají vysokou nákladovou rampu, kdo je kontaktní osobou, jakou mají provozní dobu, jaké dokumenty zákazník požaduje dodat atd. Tyto údaje pak mohou doprovázet objednávku po celou dobu její realizace.

Řízení zásob

Nepopíratelnou konkurenční výhodou je efektivní řízení a dokonalý přehled o stavu zásob, a tedy i schopnost efektivně reagovat na potřeby zákazníků. V systémech DUNA můžeme skladovou zásobu detailně rozklíčovat i z hlediska již rezervovaného, případně nově objednaného množství. Požadavky na nákup a optimalizaci zásob pak řídíme pomocí obrátkovostí, rezervovaným a objednaným množstvím, skladovacími kapacitami a dodacími lhůtami od různých dodavatelů.

Služby odběratelům

Zaznamenání požadavku znamená, že je od tohoto okamžiku přístupný všem zainteresovaným. Sledujeme průchod požadavku přes různá oddělení, máme přehled o stavu jednotlivých objednávek i dodacích termínech. Pracovníci z různých oddělení mají k dispozici stejné informace, které mohou aktualizovat. Pro zjištění okamžitého stavu je nutné pouze vyhledat záznam a sledovat ho. Jsme schopni v jakémkoliv okamžiku informovat zákazníka o stavu objednávky nebo zakázky, reagovat na případné změny či řešit neočekávané situace v průběhu realizace objednávky.

Plnění objednávek

Při vlastní realizaci ověřujeme, zda dokončená zakázka či objednávka splňuje všechny podmínky a zda je schválená pro vytvoření expedičního příkazu. Ten může mít různou podobu, „papírovou“, nebo elektronickou. Systém DUNA generuje navazující doklady, jako jsou faktury, dodací listy či výdejky, a to z přijatých objednávek. Realizaci je taktéž možné časově naplánovat či seskupovat několik objednávek do jedné dodávky apod. Objednávka současně generuje parametry pro logistiku, umístění zboží, jednoznačnou identifikaci položek například pomocí EAN kódů, kalkulaci hmotnosti, rozměry zásilky, požadovaný způsob dopravy apod.
Tím, že máme definovány obchodní podmínky pro realizaci zakázky (místo dodání, způsob dopravy, typ platby, způsob vyskladnění či způsob fakturace pro jednotlivé odběratele), je do určité míry zajištěna konzistence a eliminována případná chybovost v procesu.

Podpora marketingu

Objednávkový nebo nabídkový systém dává zpětnou vazbu o úspěšnosti marketingových akcí, což umožňuje aplikovat individuální či plošné slevy, akční pobídky či tvořit zákaznické ceny. Systém poskytuje i cenné informace o úspěšnosti plnění zakázek, vykrytí konkrétních položek čí skupin produktů. Dokáže nám zodpovědět na otázky typu: Co jsme nebyli schopni plnit? Co bychom byli schopni prodat, kdybychom měli zásoby na skladě?

Závěrem

Ekonomické a obchodní systémy DUNA obsahují ve své základní nabídce i veškeré moduly a funkce pro standardní řízení obchodních procesů odpovídající svým rozsahem standardům podnikového informačního systému. Zmínit můžeme moduly pro vytváření a evidenci nabídek a poptávek, objednávkový systém, agendu pro automatické navrhování dodavatelských objednávek, sledování platební kondice odběratelů. Je vybaven pro veškerou elektronickou komunikaci s okolím. K dispozici jsou výstupy a vytváření sestav či exportů do různých formátů (XML, ISDOC, PDF, DOC, XLS, …).
Jednoduše řečeno, systém DUNA může příjemně překvapit. Obsahuje soustu funkcí a „vychytávek“ které mohou velmi snadno přispět ke zlepšení způsobu práce, zlepšení organizace, efektivnímu nákupu nebo využití informací pro komunikaci s firemním okolím.
Ovšem aby došlo k onomu příjemnému překvapení a zlepšení, musí nutně dojít ke změnám v přístupu lidí, často i ke změně organizace řízení. Je-li nový systém jen „nainstalován“ bez jakékoliv organizační změny, potom bude přínos nasazení nového softwaru zanedbatelný. Systém DUNA je i proto podporován řadou zkušených konzultantů v celé ČR, kteří mají bohaté zkušenosti s jeho optimálním nasazením.

Dana Dostálová
Autorka článku je konzultantkou společnosti
TILL CONSULT a.s.