Dle výsledků Centra pro výzkum informačních systémů (CVIS) zveřejněných v roce 2018 využívalo podnikový informační systém necelých 30 % malých a střední podniků, tj. subjektů s 10 až 49 zaměstnanci. Přitom nárůst také není nijak progresivní. Například v porovnání s rokem 2013 se jedná jen o 5% nárůst. Dokonce Česká republika zaostává za evropskými čísly v tomto ohledu téměř o 14 %. Jak uvádí CVIS, jsou tyto výsledky dány především značnou fragmentací českého trhu v tomto segmentu, kde ERP systémům velmi silně konkurují ekonomické informační systémy.

Ekonomické nebo chcete-li účetní systémy pro malé a střední podniky nabízejí totiž přesně to, co tyto podniky potřebují. Dokáží pokrýt všechny klíčové podnikové procesy, včetně řízení vztahů se zákazníky či dodavateli. Většinou jsou nabízeny a dodávány jako tzv. modulární systémy, takže je zde i určitá možnost „poskládat“ si svůj systém na míru. Přitom si tyto systémy zachovávají jednoduchost, nejsou náročné na administraci a jsou univerzální. Oproti ERP systémům mají nepoměrně kratší dobu implementace a v neposlední řadě jsou zajímavé i svými pořizovacími náklady a náklady na další provoz a údržbu.

Automatizace procesů v malých a středních firmách

Nejdůležitějším článkem a součástí každého informačního systému jsou lidé. V současnosti se však zásadně mění jejich role. Když se řekne fakturantka nebo účetní, ještě si většinou představíme paní, která přepisuje stohy dokladů do počítače. My už dnes víme, že fakturant nebo účetní může být i muž a nepořizuje doklady do počítače, ale do nějakého podnikového informačního sytému. Se kterým samozřejmě pracují také obchodníci, skladníci (logističtí pracovníci), mistři výroby apod. Ti zase přepisují do programu nabídky, objednávky, výrobní příkazy, zakázky, vystavují obchodní doklady.

Běžnou součástí těchto systémů je dnes elektronická výměna dokumentů a dat (EDI, ISDOC formáty atd.) a tzv. automatizované podnikové procesy, např. vyřízení obchodního případu.

Digitalizace dokumentů nejenom nahrazuje nudnou a rutinní práci, ale šetří čas a peníze. Role člověka jako limitujícího článku informačních systémů se posouvá do pozice analytiků a kontrolorů. Na základě dat ze systému mohou činit správná rozhodnutí. Jejich úlohou pak může být např. řešení optimalizace daňové zátěže, získaný čas věnovat práci se zákazníkem, sledovat dodavatele, ceny apod.

To však samozřejmě klade vyšší nároky na schopnost přijímat změny, vzdělávat se a jinak přemýšlet. Být otevřený k využívání nabízených digitálních a technologických nástrojů a možností.

Přišel čas pro aplikaci

Mění se nejen role, ale i místo a čas. Díky „chytrým zařízením“ je běžnou součástí našich životů skutečnost, že můžeme kdekoli zjistit jakékoliv informace. Představme si, že jsme např. na výletě na kole a máme s sebou „chytrý“ telefon. Ten nám může poskytnout spoustu užitečných údajů. Kolikrát jsme již šlápli do pedálů, kolik jsme spálili kilojoulů, jak se cítíme, kolik toho ještě vydržíme apod. Přesně nám ukáže, jestli bude za půl hodiny pršet, kde je nejbližší restaurace, kolik tam stojí kofola a který stůl je právě volný. Stejně tak můžete pracovat i s vaším informačním systémem.

Ekonomické systémy nebo jejich součásti již nemusí být instalované jako programy jen na stolních počítačích, ale mohou být stažené i v mobilu jako aplikace. Nebo mohou být jako webové aplikace, ke kterých se jen přihlásíme na svém chytrém zařízení.

Např. objednávky u dodavatelů již neposíláme poštou nebo emailem. Přihlásíme se do B2B systému dodavatele, kde máme přehled o stavu zásob, vidíme naše ceny. Jednoduše sestavíme objednávku např. na základě oblíbeného košíku a odešleme. V systému pak samozřejmě můžeme sledovat stav naší objednávky. Často máme k dispozici i veškerou elektronickou komunikaci a obchodní doklady. Obchodníci a pracovníci v terénu mohou kdykoliv vystavit objednávku nebo fakturu pro zákazníka.

Ještě jeden příklad ze života

Pěkný příklad této progrese v oblasti mobilních a webových aplikací ukázala nebo spíše s sebou přinesla poslední vlna elektronické evidence tržeb. Tuto legislativní nutnost musela většina výrobců informačních systémů zapracovat do svých programů. Právě rozvoj nových technologií umožnil řešit tuto legislativní nutnost velmi elegantně. Všimli jste si, že většina řešení pro poslední vlnu EET je nabízena právě jako aplikace pro chytrá zařízení nebo jako webová aplikace?

Digitalizace jako strategie

Malé firmy mají při procesu digitalizace ve firmě velkou výhodu v tom, že mohou přeskočit mnohé technologie. Nemusí si projít vším a mohou rovnou naskočit například do cloudového řešení nebo rovnou do webové aplikace. Příkladem mohou být e-shopy, řízené on-line sklady, mobilní fakturace atd. Míra digitalizace u malých podniků není již jen další cestou pro získání nových zákazníků, ale jak se ukázalo nedávno v plné realitě, i otázka existenční. Základním technologickým nástrojem digitalizace u malých podniků je využití webových stránek jako prodejního místa (e-shop, chat na webu), digitální komunikace (e-mail, sw pro firemní komunikaci, video hovory), digitální marketing a analytika (měření návštěvnosti, sociální sítě, SEO/SEM) a využití dat pro nabídky produktů a cenotvorbu.

Na závěr se podívejme na některá zajímavá čísla, která uvádí agentura Reuters a která by pro někoho mohla posloužit jako varování:

• 26 % zákazníků nevěří firmám bez webové prezentace
• 87 % zákazníků hledá dodavatele nejprve na webových vyhledávačích, u lokálních služeb je to dokonce 97 %
• 75 % B2B zákazníků říká, že obsah a kvalita webových stránek významně ovlivňuje jejich nákupní rozhodnutí
• web je jako obchod otevřený 24 hodin denně, 7 dní v týdnu

Dana Dostálová Autorka článku působí ve společnosti TILL CONSULT, kde je metodičkou aplikace duneeta.